David Allen a Brandon Hall

MÍT VŠE HOTOVO V PRAXI

Cvičebnice produktivity bez stresu

Copyright © 2019 by David Allen and Brandon Hall, PhD

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This edition published by arrangement with Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC.

Podle anglického originálu The Getting Things Done Workbook: 10 Moves to Stress-Free Productivity vydalo v edici Žádná velká věda nakladatelství Jan Melvil Publishing v Brně roku 2021. Žádná část této knihy nesmí být nijak použita či reprodukována bez písemného svolení, s výjimkou případů krátkých citací jako součásti kritických článků a recenzí.

Překlad Filip Drlík

Odpovědná redaktorka Vendula Kusá

Jazyková redaktorka Olga Pohl

Šéfredaktor Marek Vlha

Grafická úprava a sazba David Dvořák

Obálka Pavel Junk

Jazyková korektura Aleš Antošík

E-kniha Roman Kříž

Jan Melvil Publishing, s. r. o.

Melvil.cz

Chyby a připomínky: melvil.cz/chyby

Recenze a pochvaly: melvil.cz/mit-vse-hotovo-v-praxi, libisemi@melvil.cz

© Jan Melvil Publishing, 2021

ISBN 978-80-7555-121-4

Certifikované tréninky a konzultace v metodě GTD

www.gtdcz.cz | www.gtd.sk

BRANDON HALL

Věnováno Brianovi, Karen, Steveovi, Kaylor a budoucím generacím. Ať ve svém životě a okolním světě vidíte jen projekty, ne problémy.

A také Davidovi a Kathryn, nejlaskavějšímu a nejprofesionálnějšímu páru, s jakým jsem se kdy setkal.

DAVID ALLEN

Tuto knihu věnuji vám všem, kteří neustáváte ve snaze zlepšovat kvalitu svého života i okolní svět.

VŠICHNI POTŘEBUJEME BÝT PRODUKTIVNĚJŠÍ

Dobrý den! Já jsem David, ten pán, co vypracoval a sepsal metodu GTD v knize Mít vše hotovo, abyste si mohli dopřát produktivní život bez stresu.

Pochopitelně věřím, že se potřebujete naučit být produktivnější s co nejmenším úsilím, nejvíc ale záleží na tom, co si myslíte VY. Proto vás teď požádám, abyste si pár minut vybírali mezi „tímto“ a „tamtím“ v následujících dvou tabulkách:

TOTO

Zachovat klid pod tlakem

Mít kontrolu nad pracovním vytížením

Mít svůj čas a život pod kontrolou

Mít spolehlivé místo na nápady a práci

Zaměřovat se na činnosti s nadhledem a důvěrou

Nemít žádné nepřečtené e-maily

Mít všechny papíry utříděné

nebo

TAMTO

Být zahlcení a ve stresu

Mít práce a všeho nad hlavu

Ztrácet kontrolu nad svým časem a životem

Mít nespolehlivý systém, kde dobré věci přicházejí nazmar

Jenom se vézt a doufat, že to nějak dopadne

Smažit se v e-mailovém pekle

Ztrácet se v hromadách papírů a věcí

Uznávám, že jsem naschvál položil otázku návodně, ale taková je realita. Mezi „tímto“ a „tamtím“ volíte každý den, a přestože to všechno myslíte dobře, nemusíte vždy vědět, kde a jak uplatnit osvědčené zásady a systémy, které vás zachrání před lavinou telefonátů, e-mailů a papírů.

A právě s tím vám pomůžu já. Produktivitu lidí studuju už od počátku věků… skoro. Pozorně jsem sledoval, jak současná digitální revoluce urychlila a umocnila všudypřítomný problém přemíry práce a nedostatku času.

CZTBM?

Možná se ptáte: Co z toho budu mít? Rozhodnete-li se postupovat podle pokynů popsaných v této cvičebnici a skutečně se cvičit v uvedených krocích… budete téměř jistě a rozhodně…

Je to tak! Když osvobodíte svou mysl a necháte ji dělat to, co jí jde nejlépe – tedy myslet –, stane se něco úžasného.

PROČ TO NEVYZKOUŠET? CO MŮŽETE ZTRATIT?

CO BY KDYBY?

Co byste dělali a jací byste chtěli být, kdybyste měli prázdnější hlavu?

▢   Kreativnější? Co byste dělali?

▢   Strategičtější? Co byste dělali?

▢   Inovativnější? Co byste dělali?

▢   Laskavější? Co byste dělali?

▢   Duchem přítomní u všech činností? Co byste dělali?

▢   Co dalšího?

JAK FUNGUJE CVIČEBNICE

Práci s touto cvičebnicí zvládnete raz dva.

1. Pročtěte si dobře kapitolu „Tady začněte“, ať máte představu, o co půjde.

2. Začněte pracovat na deseti akcích… VE SVÉM VOLNÉM ČASE. Ale doporučujeme vám:

- Co nejdříve proveďte první tři akce (týkají se kroku Zachycování).

- Dopřejte si čas na zbývající akce, ale každý týden byste si měli najít ideálně jednu až dvě hodiny a několik z nich dokončit.

- Provádějte AKCE V UVEDENÉM POŘADÍ.

3. Zaznamenávejte si pokroky na KONCI CVIČEBNICE. Je příjemné dělat pokroky a odškrtávat si splněné cíle.

4. Užijte si to! Zpočátku vám cvičení mohou připadat fádní a trochu nezáživná – ale věřte mi, na konci cesty najdete hrnec zlaťáků. Nechte se vtáhnout do hry, najděte si vlastní postupy pro všechno, co chcete řešit v každodenním životě. Uvedené akce berte jako návod, který dennodenně praktikují tisíce z nás. Přidejte se!

Jste kreativnější, než si myslíte!

Následující symboly vám usnadní orientaci na cestě k lepší produktivitě. Budou vás provázet celou cvičebnicí.

Postřehy Pod tímto obrázkem najdete příběhy a postřehy od Davida Allena a komunity lidí praktikujících metodu GTD (říkejme jim třeba mítvšehotovisté), včetně tipů, triků, poučení a citátů autora.

Pojďme do hloubky Na dalších stránkách se potkáte s principy, které budete chtít prozkoumat víc a hlouběji. Pokaždé vás pomocí QR kódů a webových odkazů navedeme na příslušné pasáže v této cvičebnici, v knize Mít vše hotovo nebo v jiných zdrojích.

Časté otázky Poučte se z nejčastějších otázek a odpovědí přímo od Davida a GTD komunity.

Nemeškejte! Kdykoli zahlédnete tuto ikonu, přišel čas zužitkovat to, co jste se naučili. Teď je vhodná chvíle na sepsání všech úvah, nápadů a postřehů, které vám pomůžou k větší produktivitě.

Seznam vašich pokroků Jak už jste se dočetli v bodě číslo 3 dříve, tady si můžete zaznamenávat svoje úspěchy.

Kontrolní seznamy Jakmile dokončíte akce spojené se všemi pěti kroky GTD, bude na vás čekat kontrolní seznam se shrnutím akcí, které jste zvládli. Kontrolní seznamy fungují jako nástroje pro váš další rozvoj a zavádění metody GTD do života. Považujte je za takový tahák, který vám napoví, co máte dělat.

„Buďte v životě stálí a spořádaní, abyste v práci mohli být dravía osobití.“

— GUSTAVE FLAUBERT

ZHODNOŤTE SVOU AKTUÁLNÍ SITUACI

Krátké, ale nesmírně přínosné zhodnocení vaší aktuální situace

Než se ponoříme do GTD, zhodnotíme si nejdřív, jak zvládáte věci ve svém životě. Při hodnocení níže uvedených otázek zvažujte jak profesní, tak osobní život. Produktivnější totiž chcete být v obou světech. V obou oblastech chcete mít nadhled a kontrolu. Obodujte každé z následujících tvrzení na uvedené škále:

Hodnoticí škála

1 = naprosto nesouhlasím; 2 = spíše nesouhlasím; 3 = těžko říct; 4 = spíše souhlasím; 5 = naprosto souhlasím

Sečtěte si skóre = ______ (ze 75)

Výsledky

15–30: Tuto cvičebnici určitě potřebujete. Ničeho se nebojte, všechno vám vysvětlíme.

31–46: Začínáte chápat, jaké to je, vést produktivní život.

47–62: Dobrá práce! Jen tak dál.

63–75: Stačí málo a metodu GTD budete mít zvládnutou mistrně. Drobná doladění na následujících stránkách pro vás budou velkým přínosem.

Na konci cvičebnice budete svou situaci moct znovu zhodnotit a uvidíte, jaké jste udělali pokroky.

OSVOJTE SI METODU GTD

Metoda GTD pro zvládání práce a dosažení produktivity bez stresu se skládá z pěti kroků. Toto je důležité, protože do těchto pěti kroků spadá deset akcí, kterým se budete věnovat. Navíc se vždy hodí mít širší náhled na problematiku, než se ponoříte do detailů.

5 kroků metody GTD

Naskenujte QR kód a dozvíte se víc: 5 kroků metody GTD

go.gettingthingsdone.com/no-1

Chcete-li pochopit metodu GTD – a docenit její přínos pro život –, je dobré nejdřív vědět, jak funguje workflow a jak důležité je mít systém. Takový systém navíc musí být externí – ne ve vaší hlavě (neurovědci už definitivně potvrdili, že pouhý mozek na všechno nestačí).

Workflow

Workflow je řetězec činností, jejichž cílem je úspěšně zpracovávat vstupní materiály a závazky od začátku až po dokončení. Zahrnuje všechno, co se na vás navalí, od vnějších zdrojů a vlastního kreativního myšlení po způsoby, jakými tyto záležitosti zaznamenáváte a co s nimi děláte, dokud je nedokončíte nebo nezahodíte. Patří sem žádost od představenstva, nápad na marketingovou kampaň, složka pro nadcházející projekt a také e-mail od souseda ohledně svozu odpadu. Právě s tím vám GTD pomůže – zvládat proud věcí, které si žádají vaši pozornost, a to jak v osobním, tak v pracovním životě.

Systém

K tomu také potřebujete nepropustný a kompletní systém. Především ale potřebujete systém, na který se můžete spolehnout. Představte si, jak by se vám ulevilo od stresu, kdybyste měli jistotu, že vám nic neuniká, seznam všech činností a projektů, o které se musíte postarat, a spolehlivě věděli, kde najdete všechny potřebné informace. Až uvedete jednotlivé prvky do praxe, zjistíte, že se na systém můžete spolehnout. Bude vám sloužit jako věrný pes. Naučíte se s ním počítat, protože jej budete používat a zapojovat do života téměř každý den. Nebudete všechno muset nosit v hlavě, rozpomínat se, co je potřeba, a ostatní zjistí, že je na vás spoleh. Ale hlavně se na sebe budete moct spoléhat vy sami. Posílíte svou sebedůvěru, omezíte stres a nastoupíte na cestu k mistrovství GTD.

1. krok: Zachycování

Během prvního kroku jde o to, zachytit všechny „vstupní“ záležitosti. To znamená e-maily, papíry, poznámky z porad a závazky, které vyplynou z rozhovorů a schůzek. Patří k tomu i vaše nápady, všechno, co nosíte v hlavě a musíte si to pamatovat, a také všechno, čemu věnujete pozornost. Takže všechny potenciální i potvrzené plány, úvahy a úkoly, které zaměstnávají vaši mysl, ale vy je ještě nemáte zdokumentované.

Všechny takové položky budete shromažďovat na vyhrazeném místě. To ale NEZNAMENÁ, že je musíte hned teď udělat; během tohoto kroku je jednoduše zachytíte a vyřídíte později. Ve cvičebnici (a v rámci deseti akcí) prodiskutujeme různé způsoby, jak zachycovat vstupní záležitosti. Mezi ty hlavní patří:

- Fyzická schránka na papíry

- Pero a papír

- Smartphone na poznámky a hlasové záznamy

- E-maily a zprávy

GTD vám pomůže z těchto nástrojů udělat součást každodenní práce a životního stylu.

go.gettingthingsdone.com/no-2

Naskenujte QR kód a David Allen vám k tomuto kroku řekne víc...

+

Další informace najdete také v páté kapitole knihy        Mít vše hotovo.

2. krok: Ujasňování

Jakmile budete mít všechno zachycené na jednom místě, dalším krokem je ujasnění jednotlivých položek a určení, co je s nimi potřeba udělat. Naučíte se nejlepší postupy pro ujasňování e-mailů, hlasových i textových zpráv a stohů zápisků z porad, které se vám nahromadí.

Během tohoto kroku přesunete své věci ze „vstupní“ schránky tam, kam patří. Ujasníte si každou zachycenou věc a zároveň určíte, co dalšího budete muset podniknout. Je to „odpad“? Nebo je to potřeba „nechat na pozdější přezkoumání“?

PROČ JE UJASŇOVÁNÍ TAK DŮLEŽITÉ

Všechny papíry a ostatní věci máte teď ve své vstupní schránce. Do toho vám neustále přicházejí e-maily. Navíc máte ještě všechny ty nápady a další kroky, které jste zachytili během „čištění hlavy“ (o kterém si víc povíme později).

Kdybyste si všechny vstupní materiály neujasnili, zůstaly by ve vstupní schránce. Bez ujasnění byste sice měli všechny položky zachycené, ale váš systém by nebyl dokonalý. Bez kompletního ujasnění je šance na produktivitu bez stresu mizivá. Z vašich záležitostí bude pořád jen změť.

Musíte o všem přemýšlet víc, než si uvědomujete – ale zase ne tolik, jak se možná bojíte.

— DAVID ALLEN

go.gettingthingsdone.com/no-3

Naskenujte QR kód a David Allen vám k tomuto kroku řekne víc...

+

Další informace najdete také v páté kapitole knihy        Mít vše hotovo.

3. krok: Uspořádání

Jakmile jste si ujasnili všechny záležitosti, přemístíte je buď do koše, nebo na odpovídající místo ve spolehlivém systému, abyste se k nim mohli dostat, kdykoli budete potřebovat. Cílem uspořádání je zajistit, aby věci byly tam, kde čekáte, že je najdete. Naučíte se uspořádávat proveditelné záležitosti, které jste si určili, pomocí:

- Aktuálního kalendáře

- Seznamu projektů a dalších kroků

- Seznamu věcí, na které čekáte

- Složek s plány projektů a referenčními materiály

Přirozeně, sám od sebe, nejsem moc pořádný (jen se zeptejte mé manželky). Od přírody jsem líný. Nerad se znovu zamýšlím nad tím, co věci znamenajía jaký pro mě mají význam. Proto je dávám na jejich místo, abych už o nich přemýšlet nemusel. Potom se můžu svobodně rozhodovat, kterým záležitostem se mám právě věnovat.

— DAVID ALLEN

go.gettingthingsdone.com/no-4

Naskenujte QR kód a David Allen vám k tomuto kroku řekne víc...

+

Další informace najdete také v páté kapitole knihy        Mít vše hotovo.

4. krok: Promýšlení

Když si vyhradíte čas na promýšlení a ponoříte se do svých projektů, budete mít kontrolu nad věcmi, se kterými chcete a potřebujete pohnout. Naučíte se hodnotit své činnosti v širší perspektivě; získáte dost času, abyste mohli zhodnotit svou práci a upravit svůj systém GTD.

Z promýšlení kroků se časem stane běžná součást vašeho týdenního harmonogramu. Jedná se o základní složku metody GTD – týdenní hodnocení.

Dělejte něco s tím, nad čím přemýšlíte,a přemýšlejte nad tím, co děláte.

Občas totiž pro starost o les nemáme čas na jednotlivé stromy.

— DAVID ALLEN

go.gettingthingsdone.com/no-5

Naskenujte QR kód a David Allen vám k tomuto kroku řekne víc...

+

Další informace najdete také v páté kapitole knihy        Mít vše hotovo.

5. krok: Zapojení

Buď něco dělej, nebo to nedělej. Žádné pokusy.

— YODA

go.gettingthingsdone.com/no-6

Naskenujte QR kód a David Allen vám k tomuto kroku řekne víc...

+

Další informace najdete také v páté kapitole knihy        Mít vše hotovo.

ZAVAŽTE SE KE ZMĚNĚ

1. Čeho chcete dosáhnout v následujících třech až šesti měsících v práci a v osobním životě?

2. Jak na tom chcete být, co se stresu a sebedůvěry týká? Jak byste se chtěli cítit?

3. Které dva nebo tři problémy vás nejvíc pálí a pomohla by vám lepší produktivita?

4. Až to půjde ztuha (což se zcela jistě stane), co si řeknete, abyste zvládli celou cvičebnici až do konce a získali, co si od ní slibujete?

5. S kým se podělíte o postřehy a závazky, které jste si vypsali na této stránce? (Změna jde snáz, když se musíte zodpovídat alespoň jednomu dalšímu člověku.)

— ANDY WARHOL

Table of Contents

1) Proč to potřebujete?

2) Tady začněte