David Allen

MÍT VŠE HOTOVO

Umění produktivity bez stresu

Copyright © 2001, 2015 by David Allen

Foreword copyright © 2015 by James Fallows

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.

This edition published by arrangement with Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC.

Podle anglického originálu Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity vydalo v edici Žádná velká věda nakladatelství Jan Melvil Publishing v Brně roku 2016. Žádná část této knihy nesmí být nijak použita či reprodukována bez písemného svolení nakladatele, s výjimkou případů krátkých citací jako součásti kritických článků a recenzí.

Překlad David Krásenský

Odpovědná redaktorka Vendula Kůrková

Redakční spolupráce Tomáš Baránek, Daniel Gamrot, Vladimíra Válková

Sazba a grafická úprava David Dvořák

Jazyková korektura Vilém Kmuníček

Obálka Jason Ramirez

Ekniha Roman Kříž

Vydání druhé, přepracované

Jan Melvil Publishing, s. r. o.

Melvil.cz | Mít vše hotovo.cz

[Ohodnoťte knihu prosím zde: melvil.cz/kniha-mit-vse-hotovo]

[Pochvaly pište na libisemi@melvil.cz]

[Errata hlaste na melvil.cz/erratum]

Sdílejte s hashtagem #knihagtd

© Jan Melvil Publishing, 2016, 2018

ISBN 978-80-7555-001-9

Certifikované tréninky a konzultace v metodě GTD

www.gtdcz.cz | www.gtd.sk

DAVID ALLEN – O AUTOROVI

David Allen je považován za jednoho z nejvlivnějších světových myslitelů v oblasti osobní produktivity. Pracuje jako keynote speaker a facilitátor pro organizace, jako je pojišťovna New York Life, Světová banka, Fordova nadace, obchodní společnost L.L. Bean nebo americké námořnictvo, a vede také své vlastní workshopy pro jednotlivce i organizace po celé zemi. Je předsedou Společnosti Davida Allena a již 35 let se věnuje praxi manažerského konzultanta a kouče. O jeho práci píší periodika jako Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal a mnoho jiných. Kniha Getting Things Done byla kromě Spojených států vydána ve více než třiceti dalších zemích – včetně České republiky, kde vyšla pod názvem Mít vše hotovo. Allen žije v Amsterdamu.

Řekli o prvním vydání Mít vše hotovo

„Nejlepší kniha s cennými radami pro život i práci za tento rok… moje oblíbená příručka o organizování života. Mít vše hotovo… pomáhá vybudovat nové duševní schopnosti, potřebné v dnešní době plné multitaskingu a přetížení.“

– Sue Shellenbargerová, The Wall Street Journal

„Nedávno jsem navštívil Davidův seminář o organizaci práce, a když jsem ho viděl v akci, znovu jsem našel naději… Seminář Davida Allena mi otevřel oči.“

– Stewart Alsop, Fortune

„Allen nezůstává u vznešeného filozofování v oblacích, ale s nohama na zemi řeší detailní otázky time managementu. Mrkněte na tu knížku aspoň na minutku.“

– Mark Henricks, Entrepreneur

„Principy produktivity od Davida Allena vyrůstají z hlubokých, velkých myšlenek… ale zároveň jsou neobyčejně praktické.“

– Keith H. Hammonds, Fast Company

„David Allen vnáší nové světlo do snah o odhodlání, vysvětluje podstatu uvolnění a zavádí až nezvykle jednoduchá pravidla, díky kterým můžeme mít vše hotovo. Využívá své rozsáhlé zkušenosti, osobní příběhy a vlastní recepty, díky čemuž vzniká jednoduchý, rychlý a poutavý výklad.“

– Frances Hesselbeinová, předsedkyně správní rady Leader to Leader Institute

„Kdokoli si přečte tuto knížku, může okamžitě aplikovat její poznatky a návody do svého vlastního života, a dosáhnout tak okamžitých výsledků.“

– Stephen P. Magee, profesor podnikání a ekonomie, Texaská univerzita v Austinu

„Přestože vůči většině zaručených manažerských návodů jsem silně skeptická, musím uznat, že Davidův program to vyhrál!“

– Joline Godfreyová, ředitelka společnosti Independent Means a autorka knihy Our Wildest Dreams (Naše nejodvážnější sny)

„Metoda GTD je neuvěřitelně praktický proces, který pomůže věčně zaneprázdněným lidem znovu získat kontrolu nad svým životem. Může vám pomoci k většímu úspěchu – a co je ještě důležitější, i ke šťastnějšímu životu!

– Marshall Goldsmith, koeditor, The Leader of the Future and Coaching for Leadership

„VAROVÁNÍ: přečtení knihy Mít vše hotovo může být životně nebezpečné pro všechny vaše zlozvyky a prokrastinaci. Přístup Davida Allena je svěže jednoduchý a intuitivní. Nabízí systémy, nástroje i tipy, s nimiž lze dosáhnout zcela zásadních výsledků.

– Carola Endicottová, ředitelka Quality Resources, New England Medical Center

Věnováno Kathryn, mé výjimečné partnerce v životě i práci.

PODĚKOVÁNÍ

Na mém hlubším pochopení a rozvíjení principů produktivity se za poslední desítky let podílelo tolik různých mentorů, partnerů, kolegů, zaměstnanců, klientů, přátel a uživatelů metody GTD po celém světě, že je nefér vyzdvihovat jen některé z nich. Mé obrovské díky a zároveň i omluva patří proto i mnoha dalším, zde nejmenovaným – přestože si chválu rozhodně zaslouží (vy sami nejlépe víte, kteří to jste!).

Počátky oné působivé metody, kterou dnes svět zná pod názvem GTD, se začaly rodit díky prvotní myšlence, již mi začátkem osmdesátých let minulého století vnukli Dean Acheson a Russell Bishop. Mezi nespočetným množstvím partnerů a kolegů, kteří během pozdějších let rovněž přispěli k této práci nebo k jejímu šíření, si moje zvláštní díky zasluhují Marian Bateman, Meg Edwardsová, Ana Maria Gonzalezová, Anne Gennettová, Leslie Boyerová, Kelly Forristerová, John Forrister, Wayne Pepper, Frank Sopper, Maggie Weissová a Mike Williams.

Kromě nich mi při ověřování a ladění těchto modelů pomohly tisíce klientů a účastníků mých workshopů. Díky směřují především ke zkušeným stratégům z oblasti personalistiky, kteří si už v prvních letech uvědomili význam této metody pro nezbytnou změnu vlastní podnikové kultury a kteří mi k tomu dokonce dali příležitost – zejména to jsou: Michael Winston, Ben Cannon, Kevin Wilde, Susan Valaskovicová, Patricia Carlyleová, Manny Berger, Carola Endicottová, Klara Sztucinská a Elliott Kellman.

Z knihy by se také nemohlo stát tak znamenité dílo bez jedinečného přispění, obrovské energie a cenných pohledů dalších kolegů, jako je Tom Hagan, John a Laura McBrideovi, Steve Lewers, Greg Stikeleather, Sam Spurlin a také můj neúnavný agent Doe Coover. A velké zásluhy má i redaktorka prvního vydání Janet Goldsteinová a po ní redaktor tohoto nového vydání Rick Kot – oba mi poskytli nedocenitelné (a velmi trpělivé) rady k „řemeslu“ psaní knihy.

A nakonec patří nejhlubší díky mému duchovnímu vůdci J-R, který mi byl úžasným rádcem a neustále mi připomínal, kde leží mé skutečné priority, a také mojí ženě Kathryn za její důvěru, lásku, podporu a tvrdou práci, za spojenectví a za mnoho dimenzí krásy, jež vnesla do mého života.

PŘEDMLUVA

Regály knihkupectví jsou plné knih, které nám radí se zlepšováním pracovních návyků, zdraví, produktivity a vůbec s úspěchem v životě.

Nezáleží na tom, co v životě máme, nýbrž na tom, koho v životě máme.

J. M. Laurence

Obsahem části z nich bývá jen přestrojený zdravý selský rozum. Menší část pak obsahuje úplné nesmysly. Mnoho z těchto knížek stojí za přečtení, ale většinou jen jednou (pokud vůbec) – a pak upadnou do zapomnění.

Tato kniha je jiná. Počty prodaných výtisků jsou od okamžiku, kdy se objevila, trvalé – a vysoké. Zároveň se rozrostlo publikum Allenových programů a rozšířilo se do celého světa. Mám-li mluvit za sebe, je pro mne GTD knihou, kterou jsem si důkladně pročetl záhy po jejím vydání, k níž se jednou za rok, za dva pravidelně vracím a u níž jsem v každém novém vydání s potěšením nalezl příležitost naučit se něco nového. Platí to i pro aktuální revidovanou verzi, kterou držíte v rukou.

V čem se kniha Mít vše hotovo tolik liší od ostatních? Uvedu tři klíčové vlastnosti a seřadím je podle důležitosti.

První vlastností je neobyčejná praktičnost. Tím myslím, že je kniha při svém uplatnění velmi „modulární“ a shovívavá. Mnohé z metod sebezdokonalování jsou postavené na principu „všechno, nebo nic“ – tedy „musíte začít úplně všechno dělat úplně jinak, a to hned od zítřka“. Chcete-li shodit dvacet kilo, vzít lépe do svých rukou rodinné finance, narovnat vztahy v rodině anebo nastartovat kariéru svých snů, vždy musíte přijmout radikální změnu a celý svůj život obrátit vzhůru nohama.

Někdy lidé tyto radikální obraty skutečně podstoupí: může to být léčba alkoholismu, nástup na nový stravovací a pohybový režim předepsaný kvůli vážným zdravotním problémům, a může to být klidně i nástup do kláštera po období konzumního života v byznysu. Ve většině případů a u většiny lidí se ale dlouhodobě vyplácejí spíše metody, které postupují krok za krokem a které jsou shovívavé i k chybám a odchylkám. Opomenete-li při zavádění nového přístupu jednu část nebo ji přijímáte postupně a pomaleji, nemusíte kvůli tomu zatracovat celý zbytek.

David Allen má vůči svým čtenářům v jistém slova smyslu dokonce ještě větší ambice než většina ostatních knih. Nemá o nic menší cíle než pomoci lidem, aby se v pracovním a osobním životě zbavili úzkosti a stresu a aby se tak v každém okamžiku své existence mohli věnovat plnění svých cílů. Obrovskou výhodou jeho systému je navíc modularita – možnost zavádění po částech. To platí až na několik málo výjimek, mezi které patří například důsledné vyžadování „zachycování“, tedy zapisování nebo jiného zaznamenávání všech vašich závazků (místo abyste se trýznili jejich udržováním v hlavě), anebo neméně důsledný požadavek jednoho centrálního, důvěryhodného úložiště všech takovýchto informací. Rady, kterých je kniha plná, je samozřejmě nejlepší uplatnit všechny naráz, ale užitečné jsou i jednotlivě.

Uveďme si příklad: osvojíte-li si pravidlo dvou minut, tak i přestože Allenův systém GTD nezavedete v plné šíři, bude to pro vás přínosné. To znamená splnit si určité povinnosti hned teď a neodkládat je. (Allen o něm podrobně mluví v kapitole 6: „Zabere-li daný krok méně než dvě minuty, udělejte jej ihned, tedy v okamžiku jeho definování.“) Další věcí, kterou Allen zdůrazňuje v celé knížce, je „externí mozek“ – tedy spoléhání se na nástroje, které za vás zvládnou různé rutinní úkony, jako je třídění záležitostí do kategorií a jejich zapamatování (ať jsou to jednoduché složky, do kterých si ukládáte účtenky, nebo důmyslně dělené přihrádky, do kterých si vždy odkládáte klíče, brýle a jiné věci, jež potom nemusíte pokaždé pracně hledat).

Allen přitom dobře chápe, že lidé jsou zaneprázdnění a že nejsou neomylní. Snaží se jim tedy pomoci novými užitečnými tipy – a nikoli zavdávat další příčiny k pocitu viny nebo méněcennosti. Kniha také respektuje, že náš život se skládá z cyklů: jednou jsme dole, jednou nahoře, někdy ztrácíme dech, jindy vše doháníme nebo se o to alespoň snažíme. Když přijdou chvíle (a přicházejí na každého), kdy je toho na nás moc nebo si se vším nedokážeme poradit, najdeme v knížce proveditelné kroky, které můžeme jednoduše uplatnit v praxi a které nám pomohou znovu uchopit kontrolu nad naším každodenním životem.

Druhou důležitou vlastností knížky je její otevřenost směrem k dalšímu přizpůsobení. Během těch desítek roků, po které Allen tuto metodu řízení práce i života rozvíjí, zůstávají některé praktické aspekty osobní organizace neměnné, stejně jako je neměnný počet hodin, které jsou nám každého dne dány – i když se třeba marně snažíme další čas ukrást zkrácením spánku. Také počet lidí, se kterými dokážeme udržovat přiměřeně intenzivní vztahy, nebo počet věcí, kterými se můžeme v určitém okamžiku zabývat, je ohraničený. Jiné aspekty našeho pracovního života se ovšem radikálně změnily. Když se na pultech objevilo první vydání této knihy, vnímali jsme například e-mail jako zajímavou novou technologii, a ne jako nekonečný zdroj pracovních úkolů a stresu z pocitu, že je nestíháme. Jedním z nejstarších Allenových technologických projektů byla aplikace se jménem „Actioneer“, systém pro organizaci práce pro první PalmPilot. Dnes už je pryč nejen firma Palm, ale i její kdysi revoluční PalmPilot, vystřídaly je iPhony a smartphony se systémen Android, a brzy nás jistě čekají další, které si dosud neumíme ani představit.

Stejně jako v původní verzi je Allen i v tomto novém vydání plně v souladu s aktuálním stavem rozvoje technologií. Na rozdíl od jiných knih o organizaci času, které jsou úzce svázané s určitým hardwarem nebo softwarem z dané éry – jako byly v 80. letech diáře-organizéry Filofax nebo o něco později tabulkové procesory či PowerPoint – se metoda GTD sice na různé konkrétní externí systémy odvolává, ale závislá na nich není. David Allen aktualizoval informace a postupy v této knížce s ohledem na moderní technologie a také (ve fascinujícím detailu) s ohledem na moderní poznatky o činnosti mozku na základě neurovědy. Jeho zásady jsou ale vždy spjaty s nadčasovými principy, kterými se řídí lidská pozornost, emoce a kreativita. Troufám si říct, že když si někdo tuto knížku přečte za deset nebo i více roků, bude sice muset vynechat informace o dnešních technologiích (které budou v té době nevyhnutelně zastaralé), ale pohled na lidskou povahu bude platný i nadále.

Třetí důležitou vlastností je kvalita díla – tu jsem měl možnost pocítit přímo z první ruky, když jsem osobně poznal Davida i jeho ženu Kathryn, kteří se stali mými přáteli. Podle mého názoru ji ale lidé musí vytušit už ze samotné Allenovy práce, ačkoli ho osobně neznají. Je zkrátka vidět, jak komplexní a autentické jsou tyto rady – a jaké propojení vzniká mezi autorem se čtenářem.

Jak jsem zjistil v roce 2004 při psaní jeho profilu pro magazín Atlantic, Allen vystřídal celou řadu různých povolání a zažil také mnoho vzletů a pádů. Jako kluk hrál ve školním divadle, účastnil se debatních soutěží, učil se a později trénoval karate, dělal číšníka, taxikáře i manažera agentury pro údržbu zahrad – teprve potom přišly desítky roků úspěšného působení v roli konzultanta a poradce pro osobní produktivitu. Bohaté zkušenosti z této doby a z tohoto působení se projevují v Allenových radách i ve způsobu jeho práce, a to nejen v příkladech ze života, které tak často a rád cituje, ale také v jeho zdravém, sebevědomí.

Při oceňování významu díla určitého tvůrce často opomíjíme jeho osobnostní rysy. Například Steve Jobs byl rozhodně mnohem obdivuhodnější jako průkopník v oblasti designu než jako vzor v osobním chování. Jindy ovšem propojení života a myšlenek konkrétního člověka posiluje význam jeho sdělení. A z osobní zkušenosti s Davidem a Kathryn Allenovými mohu dosvědčit něco, co někteří čtenáři tuší a většina v to doufá: že David Allen poctivě předává dál všechno, co se v životě naučil, a že do toho vkládá celou svou osobnost.

Někteří lidé si budou myslet, že tuto knížku „nepotřebují“, a doslovně vzato mají vlastně pravdu. Na celém světě byli, jsou a budou lidé, kteří umějí prožít docela úspěšný a uspokojivý život i bez metody GTD. Pro většinu lidí, co znám, kteří si tuto knížku přečetli a kteří také dokázali vstřebat její sdělení, znamenala ovšem metoda velký přínos. Při hodnocení každé knihy si kladu především dvě otázky: jestli si ji budu pamatovat ještě měsíc nebo dva po přečtení a jestli nějak změní můj pohled na svět. Těmito dvěma testy prošla kniha Mít vše hotovo naprosto suverénně. Jsem proto šťastný, že ji mohu představit i nové generaci čtenářů.

– James Fallows

James Fallows je národním korespondentem časopisu Atlantic a je autorem deseti knih, z nichž poslední je China Airborne. O Davidu Allenovi napsal poprvé v roce 2004, a to právě do časopisu Atlantic, v článku „Organize your life!“ (Uspořádejte si život).

ÚVOD K DRUHÉMU, PŘEPRACOVANÉMU VYDÁNÍ

Máte před sebou zcela přepsanou verzi prvního vydání knihy Mít vše hotovo, která měla v anglickém originále Getting Things Done v tiráži uvedený rok 2001. No dobrá, tak trochu přepsanou. Skutečně jsem přepsal původní rukopis knihy, od začátku do konce, prošel jsem a zrevidoval veškerý obsah i jazykové obraty, které byly neúplné, neaktuální nebo se nějakým způsobem příliš nehodily do současné knížky. To vše proto, aby mohla být i nadále funkčním manuálem, být užitečná po celém světě a použitelná jak dnes, v jedenadvacátém století, tak možná i později. Mou snahou bylo také zakomponovat do textu to nejdůležitější, co jsem se z metody Getting Things Done naučil sám po jejím zavedení, tedy po prvním vydání knihy – neustále se okolo ní různým způsobem „motám“. Mohu tak prohlásit, že skutečně do hloubky chápu její sílu, drobné nuance a dosah možného uplatnění, a také vím, jak byla přijímána po celém světě, do něhož se postupně rozšířila.

Jedna věc se ale na knize měnit vůbec nemusela, a sice její základní principy a techniky. Když jsem psal toto nové vydání a znovu jsem pročítal řádky napsané někdy před lety, bylo pro mne příjemné zjistit, že principy produktivity beze stresu, na nichž je knížka postavena, a dokonce ani většina doporučených postupů pro jejich nasazení se vůbec nezachvěly – a nestane se to ani v nejbližší dohledné budoucnosti. Jestli se někdy v roce 2109 vypraví kosmická loď s astronauty k přistání na Jupiteru, budou se řídit těmi stejnými principy udržení kontroly a soustředění jako každý běžný člověk dnes. I oni budou potřebovat něco jako vstupní schránku (vysvětlíme si později), v níž budou zachycovat potenciálně důležité neočekávané vstupy a na jejímž základě budou moci důvěřovat svým rozhodnutím v neznámém terénu. A pro úspěšné provedení jakéhokoli úkolu – a v jakémkoli rozsahu – bude opět klíčové rozhodnutí o dalším kroku.

Protože se ale v našich životech a v naší práci od doby prvního vydání knihy hodně věcí změnilo, zanesl jsem do tohoto základního materiálu příslušné úpravy a v knize se s vámi také podělím o různé myšlenky a věci, které považuji za nové a zajímavé. Relevantní rady zde naleznou jak nováčci metody GTD1, tak i dlouholetí fanoušci, kteří se budou chtít udržet v obraze ohledně nejnovějšího vývoje v oboru.

Co je nového

Řekněme si nejprve, které důležité oblasti z kategorie „co je nového“ ovlivnily nejvíce druhé, přepracované vydání.

Nástup digitálních technologií

Mooreův zákon (který hovoří o exponenciálním nárůstu výpočetního výkonu počítačových technologií v čase) i dnes nadále zůstává v platnosti – což nás neustále překvapuje, těší a zároveň zahlcuje. Totéž platí pro sociální a kulturní důsledky expanze digitálního světa do našich každodenních životů. Protože metoda Getting Things Done se zabývá primárně obsahem a významem toho, co potřebujete zvládnout, bez ohledu na konkrétní podobu a konkrétní způsob uspořádání – tedy například bez ohledu na to, jestli mají záležitosti digitální podobu, nebo jsou na papíře – technologický pokrok se podstaty této metody do jisté míry nedotýká. Žádost zaslaná e-mailem znamená v podstatě to samé a musíme ji zpracovat stejným způsobem jako prosbu, kterou před námi kolega vysloví osobně v kuchyňce u kávovaru.

Propojený svět však rozšířil a zároveň prohloubil možnosti aplikace základních postupů pro zachycování, uspořádávání a přístup ke smysluplným informacím. Dnes máme na jedné straně přístup k množství různých supernástrojů a aplikací, které se objevují prakticky denně a které toho umějí opravdu hodně, na druhé straně ale může tato záplava různých možností snadno vést k nabourání naší produktivity. Chceme-li zůstat neustále na špici a využívat vždy těch nejnovějších technologií podle posledního vývoje, dostáváme se pod velký tlak a neustále musíme upravovat své workflow.

Změnil jsem proto odpovídajícím způsobem původní výběr nástrojů, které jsou podle mého názoru nejvhodnější pro určité úkoly, a v novém pojetí tak uznávám všudypřítomnost nového digitálního a mobilního světa. Odstranil jsem také většinu odkazů na konkrétní softwarové aplikace, jež byly zmíněny v prvním vydání knihy. Kvůli obrovské rychlosti inovací v této oblasti se může u každého programu velice snadno stát, že rychle zastará, že je aktualizován, nahrazen, nebo jiným způsobem opotřebován. Sám jsem se rozhodl z tohoto rozjetého vlaku vyskočit a popisuji zde obecný model, pomocí něhož můžete posoudit užitečnost jakéhokoli takového nástroje.

V tomto vydání knihy jsem zápasil s dilematem, kolik prostoru a pozornosti mám vůbec věnovat papírovým nástrojům a materiálům (zejména ve smyslu zachycování, archivace a dozrávání), protože zejména v mladších generacích se mnozí domnívají, že už se bez papíru úplně obejdou. Jsem si vědom, že si koleduji o nějaké nelichotivé označení typu „vykopávka“, ale rozhodl jsem se většinu těchto návodů z prvního vydání knihy zachovat nezměněných, protože i dnes s novým vydáním knížky bude hodně čtenářů na celém světě stále alespoň zčásti s papírem pracovat. Je ironií, že i mezi technologicky zdatnými a se sofistikovanými digitálními nástroji pracujícími lidmi dochází stále více k jakémusi zmrtvýchvstání zájmu o papírové médium. Jestli se jednou dokážeme úplně zbavit onoho velmi hmatatelného a „fyzického“ média, to ukáže jedině čas.2

Svět nepřetržité dostupnosti

Lidé se mne často ptají, co nového jim v rámci GTD poradím pro svět, který je mobilní, propojený a trvale online.

Nic není nové – nové je jen to, jak často to přichází.

S nutností často zpracovávat obrovské množství potenciálně důležitých dat se v minulosti nejspíše setkávaly jen slavné osobnosti, jako třeba Napoleon při svých taženích Evropou, Bach při skládání hudby nebo Andy Warhol při rozhodování, co namaluje nebo vystaví v galerii. Dnes je oproti tomu nepřetržité explozi potenciálně důležitých (nebo alespoň relevantních) informací vystaven celý svět a veškerá jeho digitálně propojená gramotná populace. Snadný přístup k informacím prostřednictvím digitálních technologií nám přinesl jak obrovský nárůst příležitostí, tak i nebezpečí, kterým je nadměrný objem těchto informací, jejich vysoká rychlost a proměnlivost. Jste-li od přírody zvědaví, kvůli čemu houká v sousedství siréna nebo o čem že se to na večírku tak nadšeně baví skupinka lidí na opačné straně místnosti, jste na nejlepší cestě stát se obětí nekonečného a všudypřítomného rozptylování, které nám moderní technologie přináší. A jestli vám tyto technologie přinesou převážně pozitivní, nebo negativní zkušenosti, to závisí především na aplikaci postupů uvedených v této knize.

Globalizace metody GTD

Často se mě lidé ptají, jestli lze procesy GTD převést i do jiných kultur. Moje odpověď je v těchto případech jasná: „Samozřejmě že ano!“ Základní sdělení této knihy je natolik sladěné s podstatou lidského konání, že se mi dosud nestalo, aby na uplatnění této metody měly vliv jakékoli kulturní rozdíly – natožpak pohlaví, věk, nebo rozdíly mezi osobnostními typy. Nakolik ji konkrétní člověk potřebuje a k jakým účelům ji využije, to se ale samozřejmě u každého liší a záleží to především na životní etapě, ve které se nachází, na povaze práce a vlastním zájmu o sebezdokonalování. V praxi tak můžete mít mnohem víc společného se statisíci lidmi po celém světě, kteří také používají GTD, než se sousedem na ulici nebo dokonce s bratrancem Rafaelem!

Každý, kdo je nucen převzít odpovědnost za víc věcí, než dokáže v jednom okamžiku zvládat, má možnost se nových úkolů chopit snáze a elegantněji, než kdyby držel všechno jen v hlavě.

Od doby prvního vydání knihy vešla metoda GTD ve známost po celém světě. První vydání bylo přeloženo do více než třiceti jazyků a naše firma založila v mnoha zemích franšízy, které poskytují k této metodě školicí programy. Při psaní prvního vydání jsem se domníval, že metoda platí pro všechny kultury bez rozdílu – a následující roky praxe mi moje domněnky potvrdily.

Nový přístup pro širší čtenářskou a uživatelskou obec

Prvotním popudem pro napsání knihy Mít vše hotovo byl záměr sepsat jakýsi manuál k metodě, kterou jsem zformuloval, otestoval a uvedl do života, především pro svět korporátního vzdělávání a osobního rozvoje. Už jen pro své pojetí příkladů, stylu, vzhledu a působení (ano, na obálce jsem měl dokonce kravatu!) byla kniha zpočátku zaměřena v prvé řadě na manažery, lidi v řídících pozicích a na špičkové a cílevědomé profesionály. V té době jsem už sice věděl, že celý materiál bude neméně užitečný třeba i pro ženy v domácnosti, studenty, duchovní, umělce, a dokonce i pro penzisty – na druhou stranu potřebu něčeho podobného nejzřetelněji vnímali právě špičkoví profesionálové. Tato pomoc pro ně byla jednak prostředkem pro vylepšení jejich vlastního osobního rozvoje a produktivity, jednak i snahou o zachování duševního zdraví. V boji se stále rostoucí záplavou informací byli v první linii, byli jakousi předsunutou hlídkou. Zároveň se potýkají s rychlými a zásadními změnami světa byznysu – a mají prostředky pro zvládání popsaných problémů.

Metoda GTD neznamená jen snahu „mít vše hotovo“. Znamená také dosáhnout odpovídajícího zapojení do naší práce i osobního života.

Dnes se o možnosti uplatnění vyrovnané a soustředěné kontroly zajímá mnohem širší spektrum lidí. Uvědomují si, že metoda GTD není jen nějakým jednorázovým receptem na time management jakýmisi tipy pro profesionály v byznysu, že ve skutečnosti je celkovým životním stylem, bez kterého těžko zvládnete nový a změněný svět kolem sebe. Neustále mi přicházejí další svědectví od nejrůznějších lidí po celém světě, kterým uplatnění principů GTD v nekonečném množství situací změnilo život. To mi nejen potvrdilo stále rostoucí potřebu podobného modelu, ale zároveň mě podnítilo k přeformulování mnoha příkladů i doprovodného textu.

Z tohoto pohledu musím připustit, že název knížky může být poněkud zavádějící – mnozí z něj totiž získávají dojem, že je vybízím pracovat usilovněji a déle, aby toho zvládli udělat více. Produktivita není ale bohužel v přímé úměře s objemem práce ani se zaneprázdněností. Kniha se nakonec fakticky nezabývá tolik tím, abyste dokázali „mít vše hotovo“, ale abyste se zvládli odpovídajícím způsobem zapojit do svého světa. Napoví vám tedy, pro co je v každém konkrétním okamžiku nejlepší se rozhodnout a jak se také zbavit úzkosti a stresu z toho, co neděláte. Výsledné ujasnění a rozšíření vlastního psychologického prostoru je pak přínosem pro mnohem širší okruh lidí, než jsou jen profesionálové budující korporátní kariéru.

Nejzajímavější momenty potvrzující přínosy aplikace principů a technik GTD přicházejí někdy ze zcela nečekaných oblastí. Ředitel největší finanční organizace na světě, oblíbený americký komik, osobnost z nejpopulárnější americké rozhlasové stanice, ředitel předního evropského koncernu, jeden z nejúspěšnějších hollywoodských režisérů – ti všichni připisují své velké úspěchy v práci i v životě právě metodě GTD. Fascinující je také pozitivní zpětná vazba od duchovních mnoha různých náboženství. Ti se v principu zabývají otázkami věčnosti, ale dlouhá léta jim chybělo něco, díky čemu by se uvolnili od rozptylování každodenního „světského“ života a běžného provozu kongregace – a díky tomu mohli být nakonec více k dispozici svým věřícím. Studenti, designéři, lékaři – seznam nadšených zastánců metody GTD je doslova nekonečný.

Postupem času jsem přišel na to, že jsme vlastně všichni na jedné lodi; je proto vynikající mít nyní možnost rozkročit se více do šířky a obsáhnout tak bohatší spektrum uživatelů GTD.

Uvědomění si času a energie potřebných pro úplnou implementaci metody GTD a změn chování nutných pro její udržení

Bohužel, jakkoli je ve skutečnosti jednoduché dělat něco podle postupů doporučených v této knize, bylo pro mě nepříjemným procitnutím, když jsem si uvědomil následující dvě věci: (1) člověk snadno nabyde dojmu, že kniha obsahuje až příliš velké množství informací a doporučených činností, že metodu ani nezačne zavádět do života, a že (2) většině lidí nějakou dobu trvá vstřebat některé základní principy a učinit z nich návyky.

Všechno důležité, čeho v životě chceme dosáhnout, vyžaduje praxi. Ani život samotný není ničím jiným než jedním dlouhým procvičováním, nekončícím úsilím o vylepšování našich pohybů. Jakmile pochopíme správné provádění tohoto cvičení, budeme se moci učit cokoli nového bez stresu, s radostí a v klidu. A tento nový proces učení se adaptuje ve všech oblastech našeho života a podpoří správné nahlížení na všechny obtíže života.

Thomas Sterner

Jakýmkoli snahám o ořezání modelu či jeho detailů na nějakou „hloupější“ verzi ovšem stále odolávám, a nejsem jistý, jestli námitky ohledně jeho přílišné komplikovanosti vůbec kdy přijmu. První vydání knížky Mít vše hotovo obsahovalo podrobné pokyny a doporučení k zavedení metody do práce i života – a ty jsem zde zachoval. Dnes vím, že pro mnohé nováčky bude obtížné, možná dokonce nemožné obsáhnout vše najednou. Nechci-li přijít o integritu, nemohu ovšem vynechat návody, podle kterých můžete metodu zavést do každodenního života – tedy pokud se do ní chcete pustit skutečně naplno.

Pokud byste se třeba chtěli naučit hrát tenis, určitě bych vám poskytl aspoň stručnou verzi pravidel spolu se základní představou o postupných úrovních učení a tréninku, které tato hra obnáší. V nově doplněné kapitole 15 jsem se pokusil osvětlit šíři a hloubku hry jménem GTD, a tak zjednodušit zavádění vybraných poznatků do vašeho současného života v jeho dnešní podobě. V nové verzi knihy jsem se také snažil být o poznání milosrdnější k vašim dosavadním osobním postupům a systémům a nenutím vás k často odrazujícím změnám. Skutečně se jedná o zavádění jednoho kroku po druhém.

Podstatné ale v každém případě je tyto postupy uplatnit a udržovat jako trvalý soubor návyků, vypilovaných do takové míry, aby vyžadovaly co nejmenší vědomé soustředění či energii a aby se jednoduše staly běžnou součástí zachovávání pořádku v našem duševním i fyzickém prostředí. Nebudu tvrdit, že umím změnit chování či zvyky druhých – mnohem více práce jsem investoval do formulování a upřesňování postupů pro udržování produktivity beze stresu.3 Zásahy metody GTD do chování jsou ve skutečnosti velice jednoduché a všichni je dobře známe. Jak těžké je napsat si něco na papír, rozhodnout o dalším kroku, který posune věc vpřed, zaznamenat tento krok do seznamu a ten poté kontrolovat? Většina lidí připustí, že by si takový postup potřebovala zavést, ale jen málokdo postupuje tak konzistentně, aby mohl být v tomto ohledu skutečně spokojený. Nakolik obtížné je pro člověka navyknout si na odsouvání skutečně veškerých zbytečných rozptýlení mimo vlastní hlavu, to pro mě bylo v průběhu všech těch dlouhých roků jedním z největších překvapení.

Informace o výzkumu kognitivních věd, který potvrzuje účinnost metody GTD

Dnes už se naštěstí – na rozdíl od počátku tohoto století – nemusím se svými metodami cítit jako „hlas volajícího na poušti“, neboť od té doby se objevilo množství vědecky podložených dat potvrzujících platnost principů a postupů popisovaných v této knize. Některé z výsledků výzkumu prezentuje nová kapitola 14 věnovaná metodě GTD a kognitivním vědám.

Pokud jste nováčkem…

Cokoli je hodno své existence, to je také hodno být poznáno, neboť poznání je obrazem existence, a neboť význam a existence věcí se nádherně podobá.

Francis Bacon

… a dočetli jste úvod knihy až k tomuto místu, asi už se těšíte, jak se do metody na nějaké úrovni ponoříte. Knihu Mít vše hotovo jsem proto strukturoval jako praktický manuál – tedy jako kuchařku, v níž jsou nejprve načrtnuty základní principy, poté je z mnoha stránek vysvětleno vaření a servírování jídel, a dále je zde uvedeno dostatečné množství konkrétních receptů, z nichž můžete vykouzlit nekonečné množství skutečných večeří. Pokud jsem i já při přípravě tohoto nového vydání odvedl dobrou práci, můžete se pustit rovnou do další kapitoly a pokračovat – tedy jestliže se na to cítíte. Principy metody GTD, jsou důkladně prověřené díky mnoha lidem, kteří s nimi pracují, uplatňují je a mají s nimi bohaté zkušenosti. Nebo můžete knížku jen tak prolétnout a ponořit se do jednoho, dvou odstavců, které vám padnou do oka. Knihu jsem záměrně psal tak, aby vám i v tomto případě dobře posloužila.

Pokud už s GTD máte nějaké zkušenosti…

… i tak to pro vás bude nová kniha. Během let, kdy se informace z knížky šířily v nejrůznějších formách a kdy se k nim mnoho lidí vracelo, nejeden z nich ke svému překvapení zjistil: „Proboha, vždyť to jsou úplně jiné informace a jiné pohledy, než jaké jsem byl schopen pochopit a vstřebat tehdy, když jsem měl knihu v ruce poprvé.“ Dokonce i lidé, kteří měli původní vydání GTD a přečetli si je třeba pětkrát, mi tvrdili: „Pokaždé to byla úplně jiná knížka!“ Tento zážitek se hodně podobá práci se softwarem, ke kterému si přečtete manuál ještě jednou po roce, kdy už zvládnete základní ovládání. Určitě vás ohromí a nadchne to množství věcí, které v softwaru můžete dělat (a vlastně jste už mohli dělat dávno) a které máte doslova na dosah ruky – ale na začátku jste si je nedokázali uvědomit, protože jste měli dost práce naučit se v aplikaci primární úkony.

Bez ohledu na to, kdy a kolikrát jste přečetli některé ze starších vydání Mít vše hotovo nebo kolikrát jste se zúčastnili různých seminářů, koučování, webinářů, podcastů nebo jiných prezentací tohoto materiálu, poznáte v tomto novém vydání zcela novou úroveň zapojení, která vás pohltí. Slibuji. Na následujících stránkách se vám otevírá celý nový vesmír myšlenek, které ovšem čekají na uplatnění v rámci struktur a nástrojů, s nimiž už dávno pracujete.

Zapojíte-li se do svého života s touto knihou a informacemi a postupy v ní uvedenými, získáte konzistentní, pozitivní a produktivní nastavení mysli ohledně skutečně důležitých stránek práce i osobního života.

VÍTEJTE VE SVĚTĚ, KDE JE MOŽNÉ MÍT VŠE HOTOVO

Otevíráte zlatý důl plný nápadů, rad a strategií, které přinesou více energie, vyrovnanosti, jasnosti i přítomnosti v daném okamžiku, ať už děláte cokoliv. Zároveň zvládnete více práce s menší námahou. Určitě i vy – stejně jako já – rádi svou práci dokončujete a rádi ji děláte dobře. Zároveň si ale chcete užít i prchavých okamžiků života – a to je v dnešním světě stále obtížnější, ne-li téměř nemožné (pracujete-li až přespříliš). Nemusí to ovšem nutně být buď/anebo. I pod tlakem běžného pracovního dne lze efektivně pracovat a zároveň se radovat ze samotného žití.

Umění nechat mysl odpočívat a schopnost vyhnat z ní všechny obavy a starosti je zřejmě jedním z tajemství velkých osobností.

Kapitán J. A. Hatfield

Efektivita je dobrá věc. Dost možná děláte zrovna něco důležitého, zajímavého nebo užitečného – nebo je to jenom něco, co se prostě udělat musí. V prvním případě budete chtít docílit co nejvyšší návratnosti investic – tedy investovaného času a energie. V tom druhém se pak budete snažit co nejrychleji přejít k něčemu jinému, ale přitom za sebou nenechávat nic nedořešeného.

A ať už děláte cokoli, určitě máte rádi úlevný pocit, že v daném okamžiku děláte přesně to, co máte – tedy že jít s kolegy po práci na pivo, sklánět se o půlnoci nad postýlkou svého potomka, odpovídat na e-mail anebo po obchodní schůzce setrvat s klientem pár minut v neformálním hovoru je přesně to pravé, co máte právě dělat.

Hlavním mým záměrem při psaní knihy bylo naučit vás maximální efektivitě a uvolnění, kdykoli to budete potřebovat. A po mnoha letech šíření těchto informací a nejlepších doporučených postupů po světě, v nejrůznějších prostředích a u lidí nejrůznějšího typu i věku mohu jednoznačně potvrdit: ano, funguje to.

Jak zjistíte, že to, co v daném okamžiku děláte, je přesně to, co dělat máte? Žádný software, seminář, moderní notebook, smartphone, a dokonce ani osobní předsevzetí vám neposkytne víc než čtyřiadvacet hodin denně, nezjednoduší průběh práce ani za vás nerozhodne o správných krocích.

Různých metod můžou být miliony, ale základních principů je jen pár. Kdo tyto principy pochopí, ten si může svou metodu úspěšně vybrat sám. Kdo ale zkouší jen různé metody, zatímco principy opomíjí, je odsouzen k problémům.

Ralph Waldo Emerson

Při správném používání dokážou tyto nástroje vaše rozhodování vhodně podpořit, ale samy o sobě vám ještě pocit kontroly a soustředění nepřinesou. Navíc jakmile se naučíte operovat se svou produktivitou o úroveň výše, dostane se vám další dávky povinností a kreativních cílů. Vinou nových výzev vám v další etapě práce a života nepostačí žádný jednoduchý vzorec, módní heslo nebo nové digitální zařízení, abyste zůstali nadále ve hře. Dost možná jste si už zavedli nějaké osobní návyky a nástroje, které po nějakou dobu fungovaly, ale při nejbližší zásadní změně, jako je třeba povýšení v práci, první dítě nebo koupě nového domu, budou podrobeny tvrdé zkoušce udržitelnosti a nejspíše začnou drhnout (nepovedou-li přímo ke katastrofě).

Neexistuje sice žádný univerzální prostředek, který by uspořádání záležitostí a produktivitu dováděl k dokonalosti, existují ale velice konkrétní postupy, které vám to usnadní. Postupem času jsem objevil řadu jednoduchých procesů, které se může naučit každý z vás – a které obrovsky zlepší vaši schopnost zvládat každodenní „přízemní“ záležitosti proaktivně a konstruktivně. A jak se ukazuje, jsou tyto postupy stále životaschopné a žádný zub času na ně nedosáhne. Platí tedy úplně stejně pro dvanáctiletého kluka snažícího se poprat s domácími úkoly i pro generálního ředitele, který potřebuje promyslet nové firemní strategie z posledního zasedání správní rady… a pro všechny mezi nimi.

Chybí-li kontrola, uspořádání, příprava a akce, vzniká úzkost.

David Kekich

Následující stránky shrnují více než třicet let mé práce na poli osobní a firemní produktivity. Tento průvodce ukazuje, jak dosáhnout maximálních výsledků s minimální námahou, a to i ve světě, v němž práce neustále přibývá, a navíc je to práce velmi proměnlivá a vyžadující flexibilitu. Spolu s kolegy jsem strávil statisíce hodin koučováním těch nejlepších a nejvytíženějších lidí, jaké si dovedete představit. Bojovali jsme společně v „zákopech“ jejich pracovních stolů i doma za zavřenými dveřmi a já jsem jim pomáhal zachytit, ujasnit a uspořádat všechny pracovní i osobní závazky. Metody, které jsem díky tomu zformuloval, se osvědčily být vysoce efektivní ve všech typech organizací, na každé pracovní pozici, napříč kulturami, a dokonce i v domácnostech a ve školách. Po mnoha letech koučování a školení lidí, kteří ve svých oborech patří k nejlepším a nejproduktivnějším na světě (včetně jejich dětí!), zřetelně vidím, že svět je po těchto postupech doslova lačný.

Špičkoví manažeři se neustále snaží tvrdě prosadit důsledné plnění úkolů – u sebe, u zaměstnanců i ve firemní kultuře – a také o rovnováhu pracovního a osobního života. Vědí – stejně jako vím i já – že za zavřenými dveřmi po pracovní době zůstávají vždy nějaké nevyřízené hovory, úkoly k delegování, nezpracované otázky z porad a rozhovorů, přidělené úkoly od nadřízených, které ještě nemáte ujasněné a plně pod kontrolou, a desítky potenciálně důležitých e-mailů, kterými se dosud nikdo nezabýval a které leží mezi stovkami (a možná i tisíci) jiných. Mnozí z těchto manažerů jsou úspěšní díky tomu, že jim vyřešené krize a využité příležitosti přinesou víc, než kolik jim dokážou vzít problémy, které číhají na ně v kancelářích, domovech a aktovkách. Dnešní tempo byznysu a života ovšem tuto převahu ohrožuje.

Pro mnohé je ale ještě kritičtějším problémem, že nevěnují patřičnou pozornost dětem a jejich školním besídkám, sportovním zápasům či obyčejnému povídání před spaním, nebo zkrátka nedovedou kdykoliv a kdekoliv „být tady a teď“. Naší společnosti vládne všudypřítomná úzkost – pořád máte pocit, že byste měli dělat něco, co neděláte, a tak si vytváříte napětí, ze kterého není úniku a od kterého si ani nelze odpočinout.

Na jedné straně potřebujete osvědčené nástroje, umožňující promyšleně soustředit a chránit energii. Zároveň chcete ale vytvářet takové návyky a takové pracovní prostředí, které ochrání zejména výrazně angažované zaměstnance před vyhořením vzniklým ze stresu. Potřebujete zkrátka standardy pozitivního pracovního stylu, díky kterým přitáhnete a udržíte ty nejlepší a nejchytřejší. Stejně tak i v osobním životě a doma potřebujete postupy, které podpoří ujasňování, kontrolu a kreativitu pro vaše blízké a především pro vás.

Dobře víme, že ve firmách tyto informace zoufale chybějí. Potřeba jsou ale i ve školách, kde se děti dosud neučí zpracovávat informace, soustřeďovat se na výsledky a definovat kroky, pomocí nichž jich docílí. A neméně potřebné jsou i pro vás samotné – abyste mohli využít nabízené příležitosti a vytvořit si hodnotný, udržitelný život.

Sílu, jednoduchost a efektivitu zásad, o nichž mluvím v této knize, si nejlépe ověříte na vlastní kůži, v reálném čase, v reálných situacích v reálném světě. Když si budete knížku číst nebo ji jen tak prolétnete, bezpochyby vám to nedá a začnete hned přemýšlet, jak jednotlivé postupy uvést do života. Knížka vám skutečně udělá nejlepší službu, budete-li rovnou během čtení všechno sami realizovat. Její myšlenky tak pochopíte mnohem hlouběji a důkladněji. Zjistíte, že díky ní lépe chápete příslušné modely – a nejspíše vám i přímo napoví, jak je aplikovat do života.

Zatímco umění správného řízení workflow a osobní produktivity je dynamické, kniha jako médium z principu podává informace a témata „lineárně“, tedy jedno po druhém. Pokusil jsem se proto knihu uspořádat takovým způsobem, aby podávala nejen inspirující obraz celku, ale aby dokázala přinášet okamžité výsledky.

Knihu jsem rozdělil do tří částí. První popisuje podstatu celého problému, podává stručný přehled mého systému a vysvětluje, v čem je jedinečný a moderní. Poté stručně představuje jeho základní metody. Druhá část ukazuje, jak systém zavést do praxe. Zde je text jakýmsi osobním koučem, který vám krok za krokem do posledního detailu předvede aplikaci popisovaných modelů. Závěrečná třetí část pak jde ještě hlouběji, popisuje drobnější nuance a konkrétní výsledky, kterých je možné dosáhnout při komplexním začlenění GTD do práce a života.

Naskočte do toho vlaku s námi. Vyzkoušejte si všechny metody a klidně je i zpochybněte. Budu rád, když se sami přesvědčíte, že slibované přínosy jsou nejen reálné, ale navíc každému okamžitě dostupné. A především chci, abyste věděli, že všechna má doporučení jsou skutečně snadno proveditelná. Nejsou k nim potřeba žádné nové dovednosti. Jak se soustředit, jak si zapisovat poznámky, jak stanovovat cíle a kroky nutné k jejich dosažení, jak zhodnotit dostupné možnosti a jak přijímat rozhodnutí – to už přece dávno víte. Hodně věcí děláte instinktivně a intuitivně správně – a zde si vše jenom potvrdíte. Ukážu vám, jak tyto základní dovednosti přenést na vyšší úroveň efektivity. Chci vás inspirovat k vytvoření nových návyků, které již nebudou vaše myšlení brzdit v rozletu.

V knize se tu a tam odvolávám na svou práci, při níž lidé tyto postupy aplikují do života. Posledních třicet let působím jako manažerský konzultant, kouč a školitel – a to samostatně, ve formě partnerství nebo v rámci globální školicí společnosti, kterou jsem založil. Moje práce sestává především z privátního koučování, vedení seminářů a prezentací metod představených v této knize. Spolu s kolegy jsem během této doby pracoval individuálně s tisíci klientů a další statisíce jsme proškolili na seminářích ve firmách nebo pro veřejnost po celém světě. Nadále spolupracujeme s těmi nejlepšími a nejbystřejšími lidmi planety. A právě z této bohaté studnice čerpám své zkušenosti a příklady.

Nejsem ale žádný „pánbůh na zemi“ – stále se učím, jsem jedním z vás. I já často ztrácím nad věcmi kontrolu a nesoustředím se – stejně jako všichni ostatní, a dokonce i jako ti nejlepší z nás. I já se musím pravidelně věnovat postupům představeným v této knize, čistit si hlavu a tak dosáhnout optimální přítomnosti a svěží mysli. Jak uvádím v kapitole 15, je to vlastně určitý soubor celoživotních návyků, životní styl, pomocí něhož se můžeme do svého světa zapojit na vyšší, rozvinutější úrovni. V knize není jediná věc, kterou bych nevyzkoušel a nezažil sám na sobě, neověřil si její platnost a kterou bych přestal v té či oné formě používat.

Slib, který zde vyslovuji, dobře vystihl jeden můj klient, jenž napsal: „Když jsem si zvykl používat principy tohoto programu, zachránilo mi to život… a když jsem je začal používat s přesvědčením, můj život to změnilo. Metoda GTD je očkováním proti moru každodenního hašení požárů – tedy proti takzvaným naléhavým a krizovým požadavkům kteréhokoli pracovního dne – je to lék proti nerovnováze, které jsme všichni vystaveni.“

1

Mít vše hotovo

1 | NOVÁ PRAXE PRO NOVOU REALITU

I když jsme zahlceni množstvím úkolů, můžeme stále fungovat efektivně a zachovat si jasnou hlavu a kontrolu nad situací. Takto s vyšší mírou efektivity a výkonnosti se nám pak výborně žije a pracuje. Je to nejlepší způsob, jak být plně přítomní a přiměřeně zapojení. Čas mizí, svou pozornost máme zcela pod kontrolou. Děláme přesně to, co vzhledem ke svému spektru závazků a zájmů dělat máme. Jsme plně k dispozici. „Jedeme naplno“.

Existuje jedna věc, kterou můžeme udělat a kterou ti nejšťastnější dělat umí až na hranice svých možností. Můžeme být plně přítomni. Můžeme být jednoduše při tom. Můžeme věnovat pozornost příležitosti, která je před námi.

Mark Van Doren

Tento operativní styl práce je dnes klíčový pro každého úspěšného, špičkového profesionála. Je také nezbytný pro všechny, kdo si v nejsložitějších životních situacích chtějí zachovat zdravý rozum – a je pro nás všechny základní platformou pro optimalizaci pro nás nejdůležitějších činností.

Všechno, co k dosažení tohoto žádoucího stavu vysoké výkonnosti potřebujete, už vlastně znáte. Stejně jako většina lidí se ale dost možná musíte naučit tyto dovednosti uplatňovat s lepším načasováním, komplexněji a systematičtěji. Jen tak získáte nad situací nadhled a nebudete se cítit zahlceni úkoly. A jakkoli jsou techniky představené v této knize nesmírně praktické a založené na zdravém rozumu, před jejich použitím v praxi je často potřeba upravit některé zásadní, dávno zažité pracovní návyky. Bez toho nemůžete výhod systému plně využít. Potřebné drobné změny – tedy změny způsobu, jakým si ujasňujete a uspořádáváte všechny věci přitahující vaši pozornost – mohou znamenat podstatný posun v přístupu k některým důležitým aspektům každodenních činností. Výsledkem je ale často zcela zásadní transformace.

Mnou prezentované metody vycházejí ze tří základních cílů. 1. Zachytit všechno, co musíte udělat nebo co má pro vás nějaký smysl – teď, později, někdy; malé, velké i středně významné záležitosti – do logického a spolehlivého systému umístěného mimo vaši hlavu a mysl. 2. Naučit se dělat ohledně všech podnětů z našeho života včasná rozhodnutí – s cílem mít vždy po ruce proveditelný plán „dalších kroků“, které můžete kdykoli provést nebo přehodnotit. 3. Tento objem informací v jakémkoli okamžiku spravovat a koordinovat – a zohledňovat přitom různé úrovně závazků vůči vám samým i vůči ostatním.

Kniha nabízí osvědčenou metodu vysoce efektivního řízení vlastních pracovních postupů. Nabízí rovněž dobré nástroje, tipy, techniky a triky pro jeho zavedení. Jak uvidíte, popsané principy a metody je možné začít používat okamžitě a využijete je pro celou škálu úkolů, které musíte v osobním i pracovním životě zvládat.4 Podobně jako řada lidí můžete tento nepřetržitý dynamický styl fungování zahrnout do své práce i do celého svého světa. Anebo – podobně jako mnozí další – můžete tuto knihu využít jen jako průvodce, jak dostat některé konkrétní věci pod kontrolu.

V ČEM JE PROBLÉM: NOVÉ NÁROKY, NEDOSTATEK ZDROJŮ

Téměř každý, koho dnes potkám, si stěžuje na nezvladatelnou záplavu povinností. Zrovna v uplynulém týdnu jsem dával konzultaci spolumajiteli jedné významné firmy zaměřené na globální investice. Obával se, že nové manažerské povinnosti, které by na něj ve firmě měly spadnout, již budou příliš náročné a že s nimi nebude nadále zvládat své závazky k rodině. Také jsem hovořil s personalistkou, jež musí vyřídit 150 a více e-mailových žádostí denně – firma totiž v průběhu roku hodlá téměř zdvojnásobit počet zaměstnanců v regionu z 1100 na 2000 – a přitom by si ráda zachovala nějaký volný čas o víkendech.

V našem novém tisíciletí se objevil paradox: získali jsme vyšší kvalitu života, ale zároveň i vyšší úroveň stresu: nabíráme si více úkolů, než kolik dokážeme rozumně unést. Jako bychom měli příliš velké oči. Přetékající nabídka možností a příležitostí vytváří tlak na neustálé rozhodování a volby. A většina z nás je tím do nějaké míry frustrovaná a netuší, jak situaci zlepšit.

PRÁCE UŽ NEMÁ JASNÉ HRANICE

Ke zvyšování hladiny stresu významně přispívá i to, že se v poslední době proměnila samotná podstata naší práce. Změny přitom probíhají mnohem dramatičtěji a rychleji, než jak se vyvíjí naše vzdělání a schopnosti zvládat úkoly. Během historicky krátké doby druhé poloviny 20. století se definice „práce“ v průmyslovém světě posunula od činností souvisejících s výrobou (jako na montážní lince) a od jiných fyzických činností k něčemu, co Peter Drucker příznačně nazval „knowledge work“, „znalostní práce“.

Za starých časů byla práce jasná na první pohled. Bylo třeba zorat pole, obrábět stroje, zabalit a přepravit bedny, dojit krávy, tahat za páky. Že je určitá práce hotová, jste prostě viděli. Zvýšit produktivitu znamenalo jednoduše zefektivnit workflow, případně pracovat více a déle.

Téměř každý projekt lze zvládnout lépe a my máme nyní k dispozici nekonečné množství informací, abychom toho dosáhli.

Dnes pro mnohé z nás většina projektů postrádá jasné hranice. Mnoho mých známých se právě teď snaží dosáhnout nejméně šesti cílů nebo se pokoušejí vyřešit podobný počet problémů, ale i kdyby na to měli celý zbytek života, nebudou schopni dotáhnout je k dokonalosti. I vy nejspíš čelíte stejnému dilematu. Jak dobrá by ta konference mohla být? Jak efektivní program školení nebo jak dokonalou strukturu balíčku odměn pro manažery by bylo možné navrhnout? Jak dobře zvládnete vychovat své děti? Nakolik perfektní je blog, který píšete? Nakolik motivující bude setkání zaměstnanců, které připravujete? Jak dobře se umíte postarat o své zdraví? Nakolik funkční je reorganizace vašeho oddělení? A poslední otázka: Jaká část z dostupných dat má vůbec pro tyto projekty smysl a pomůže nám je provést „lépe“? Odpověď zní – těchto dat je nekonečně mnoho a jsou snadno dostupná, přinejmenším na internetu.

Z jistého pohledu lze říct, že nejasné hranice mohou znamenat více práce pro každého. Mnoho dnešních firemních aktivit vyžaduje komunikaci, spolupráci a zapojení lidí napříč odděleními. Zdi mezi kancelářemi se bortí (nebo by se alespoň bortit měly) a s nimi mizí i luxus nemuset číst kopie e-mailů z oddělení marketingu, lidských zdrojů nebo od nějaké ad hoc ustavené komise pro řešení konkrétního problému. K tomu si přidejte neustálý tlak věnovat se rodině a přátelům – když vzdálenosti k nim najednou mizí, a dokonce i stárnoucí rodiče komunikují po internetu a pořizují si smartphony, aby „byli ve spojení“.

Se stále přibývajícími novými komunikačními technologiemi doslova exponenciálně mizí i jasné hranice našich závazků a našich životů. Ve druhé dekádě tohoto století jsme svědky exploze trvalé nutnosti být ve spojení. Jejím hnacím motorem je jednak globalizace („půlku týmu mám v Hongkongu a jeden klíčový člověk je v Estonsku“), virtuální práce a možnosti spojení, jednak také závislost na oněch elektronických „hračkách“, které máme po kapsách a na ruce a které mají vyšší výkonnost, než měl v roce 1975 celý počítačový sál.

Nejenže je tedy dnes obtížné jednoznačně definovat samotnou práci a její rozeznatelné hranice, ale stejně tak těžké je definovat čas a prostor, v němž můžeme (a často bychom i měli) být zapojeni. Navíc neustále roste množství potenciálně důležitých a snadno dostupných dat, která mohou zvýšit kvalitu našeho života.

NAŠE PRÁCE (I NÁŠ ŽIVOT) SE NEUSTÁLE MĚNÍ

Rozvolněné hranice našich projektů a práce obecně jsou samy o sobě pro nás nemalým úskalím. Dnes ale musíme počítat také s neustále se měnící definicí náplně naší práce a také se stále častějšími změnami povinností a zájmů v širším kontextu našeho života.

Většina z nás dostala za posledních 72 hodin více podnětů k různým změnám, novým projektům a posunu priorit než generace našich rodičů za celý měsíc a možná i za rok.

Na svých seminářích se často ptám: „Kdo z vás dělá výhradně to, co má v popisu práce? A kolik z vás nezažilo za poslední rok ve svém osobním životě žádnou zásadní změnu?“ Jen zřídkakdy někdo zvedne ruku. Práce je tedy beztvará a má nejasné hranice. Pokud jste někdy měli to štěstí pracovat dostatečně dlouho na nějaké přesně popsané pozici, asi jste rychle pochopili, co máte dělat, abyste se nezbláznili – tedy kolik práce a na jaké úrovni. Dokážete-li navíc udržet pod kontrolou svůj život jako celek – a nehrozí vám žádné stěhování, rozchody, žádné zásadní problémy se zdravím nebo životním stylem vaším i vaší rodiny, žádná finanční překvapení nebo motivační programy, které by vás navedly jiným směrem, ani žádné kariérní tlaky – pak si možná dovedete vytvořit rytmus a systém řízení života, který vám umožní jisté uvolnění i stabilitu.

Ten luxus dnes už ale zažije málokdo, a to ze tří důvodů:

Dnešní organizace se téměř neustále proměňují – mění se cíle, produkty, partneři, zákazníci, trhy, technologie i majitelé. To vše zcela zákonitě otřásá strukturami, formami, rolemi a odpovědnostmi.

Průměrný odborník je dnes mnohem častěji nezávislý a směřování celé své kariéry mění stejně často, jako jeho rodiče měnili zaměstnání. Dokonce i čtyřicátníci a padesátníci musí neustále držet krok s rychlým tempem vývoje. Jejich cíle se dnes ve stále větší míře slévají do hlavního proudu a shrnují se všeobjímající nálepkou „profesního, manažerského a osobního rozvoje“  – to jednoduše znamená, že tito lidé u své současné práce příliš dlouho nezůstanou.5

Také relativní rychlost změn v naší kultuře, životním stylu a technologiích vytváří vyšší tlak na jednotlivce. Člověk musí mnohem častěji přejímat vyšší stupeň kontroly nad svou osobní situací. Najednou se musí postarat o stárnoucí rodiče, o dítě, které se nezaměstnané vrací zpátky domů, o své vlastní nečekané zdravotní problémy, nebo se poprat se zásadní životní změnou, pro kterou se rozhodl jeho partner… Zdá se, že toto všechno nastává stále častěji a s dalekosáhlejšími následky než kdykoli dříve.

Jen málo věcí dnes zůstává dlouhodobě stabilních, ať se to týká práce, domova, cestování nebo třeba naší oblíbené kavárny; ať je to o víkendu, v pondělí ráno, uprostřed noci nebo na „dovolené“. Stejně tak nevíme, jaké podněty a v jakém množství budeme pro tyto činnosti potřebovat. Otevíráme se obrovskému kvantu informací a podnětů zvenčí. Ve svém vnitřním světě naopak vytváříme srovnatelně velký počet nápadů a dohod s ostatními i s námi samými. A na zvládání takového přívalu úkolů přicházejících zevnitř i zvenčí zkrátka nejsme dobře vybaveni.

Nikdy nemůžeme být skutečně připraveni na to, co je úplně nové. Musíme přizpůsobit sami sebe a každé takové radikální přizpůsobení znamená krizi sebeúcty – podstupujeme zkoušku, musíme předvést své schopnosti. Máme-li čelit tak dramatické změně bez vnitřního chvění, je třeba trochu upozadit sebevědomí.

Eric Hoffer

V tomto světě, který je plný špičkových technologií a který je globálně propojený, v podstatě není nic nového – až na to, jak často všechny ty změny probíhají. Dříve plynuly změny v našem životě i v práci podstatně pomaleji, a jakmile lidé překonali počáteční úskalí spojená se zvládnutím nového, měli zase na docela dlouhou dobu věci pod kontrolou. Dnes většina z nás žije ve světě, který nám tento luxus nedopřeje – a my nemáme možnost změny si zažít. Svět se mění i během vteřin, kdy čtete tyto řádky. A zatímco jste tyto řádky četli, dost možná vám utíkaly myšlenky k jiným momentům vašeho života, nebo jste dokonce měli nutkání podívat se na e-maily, jestli nepřišlo něco důležitého. Přesně tak se projevuje vnitřní strach, aby vám „neujel vlak“.

STARÉ MODELY A NÁVYKY NESTAČÍ

Ani naše klasické vzdělání, ani tradiční modely time managementu, ani množství různých digitálních a papírových organizačních nástrojů nám nedaly rozumný prostředek pro zvládání nových požadavků kladených na nás v moderní době. Pokud jste některý z těchto postupů či nástrojů zkoušeli používat, přišli jste nejspíš na to, že se nedokážou přizpůsobit rychlosti, složitosti a měnícím se prioritám života. Máme-li se v dnešní plodné, ale turbulentní a často nestrukturované době soustředit, uvolnit se a mít situaci pod kontrolou, potřebujeme zcela nové způsoby myšlení a práce. Cítíme, že potřebujeme nové metody, technologie a pracovní návyky, které by nám pomohly náš svět zvládat.

CELKOVÝ PŘEHLED VERSUS KONTROLA KAŽDÉHO DETAILU

Vítr a vlny jsou vždy na straně nejschopnějších navigátorů.

Edward Gibbon

Do povinností, které řešíme ze dne na den či z hodiny na hodinu, vstupuje příliš rušivých elementů, kvůli nimž se nemůžeme soustředit na vyšší úrovně.

Neefektivní systémy osobní organizace vytvářejí značný podvědomý odpor k velkým projektům a cílům, které nejspíše nezvládneme dobře, a které nám tak přinesou jen další zmatek a stres.

Když si skutečně ujasníme všechny vyšší úrovně a hodnoty, zvedneme si tím laťku a uvědomíme si nutnost podstatně rozsáhlejších změn. Už tak máme pocit, že nás množství úkolů a povinností doslova zahlcuje. A odkud se většina té práce bere? Ano, z našich hodnot!

Chaos sám o sobě není problém; podstatné je, za jak dlouho se nám podaří v něm najít řád.

Doc Childre a Bruce Cryer

PŘÍSLIB: „STAV NEUSTÁLÉ PŘIPRAVENOSTI“ MISTRA BOJOVÉHO UMĚNÍ

Nedostatek pozornosti ničí náš život, ať jde o mytí oken nebo o psaní mistrovského díla.

Nadia Boulangerová

PODOBENSTVÍ O „MYSLI JAKO VODĚ“

DOKÁŽETE SE DOSTAT DO „PRODUKTIVNÍHO STAVU“, KDYŽ JE TŘEBA?

Shunryu Suzuki

PRINCIP: EFEKTIVNÍ ZACHÁZENÍ S VNITŘNÍMI ZÁVAZKY

ZÁKLADNÍ POŽADAVKY PRO ZVLÁDÁNÍ ZÁVAZKŮ

Za prvé, myslíte-li na něco, nemáte čistou mysl. Všechno, co je pro vás nedokončené, musíte zachytit v důvěryhodném systému mimo vaši hlavu, v nějakém sběrném nástroji či systému, ke kterému se budete pravidelně vracet a procházet jej.

Za druhé si musíte přesně ujasnit, co daný závazek obnáší, a rozhodnout, co s ním musíte udělat (pokud vůbec něco), aby se posunul směrem ke svému splnění.

Za třetí, když se rozhodnete o všech potřebných krocích, musíte si jejich připomenutí uspořádat do systému, k němuž se pravidelně vracíte.

DŮLEŽITÉ CVIČENÍ K OTESTOVÁNÍ TOHOTO MODELU

SKUTEČNÁ PRÁCE PŘI PRÁCI SE ZNALOSTMI

PROČ VÁM VĚCI LEŽÍ V HLAVĚ

ještě jste si neujasnili požadovaný výsledek;

ještě jste se nerozhodli, jaký bude nejbližší konkrétní krok; a/nebo

ještě jste si připomenutí výsledku a potřebného dalšího kroku neuložili do systému, kterému důvěřujete.

VAŠE MYSL NEMÁ VLASTNÍ HLAVU

Horacius

TRANSFORMACE „ZÁLEŽITOSTÍ“

PROCES: ŘÍZENÍ ČINNOSTÍ

nebudete organizováním pětiminutového úkolu trávit šest minut;

nezpracováváte nepředstavitelné množství informací – jinak byste nepřežili vstup do knihovny ani připojení k internetu;

neřídíte své priority – ty zkrátka máte.

NEJDŮLEŽITĚJŠÍ JE ŘÍZENÍ ČINNOSTÍ

HODNOTA PŘÍSTUPU „ZDOLA NAHORU“

HORIZONTÁLNÍ A VERTIKÁLNÍ ŘÍZENÍ ČINNOSTÍ

ZÁSADNÍ ZMĚNA: DOSTAT VŠECHNO Z HLAVY