Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy

Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Emma Ledden

Úspěšná prezentace

Získejte si své publikum krok za krokem

Přeloženo z anglického originálu knihy Emmy Ledden The Presentation Book – How to create it, shape it and deliver it!, vydaného nakladatelstvím Pearson Education Limited, Harlow, Velká Británie, 2017.

© Emma Ledden 2013, 2017 (print and electronic)

This translation of The Presentation Book, 2/E is published by arrangement with Pearson Education Limited.

All rights reserved

Vydala Grada Publishing, a.s.

U Průhonu 22, 170 00 Praha 7

tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400

www.grada.cz

jako svou 6975. publikaci

Překlad Eva Křápková

Odpovědná redaktorka Mgr. Marie Zelinová

Grafická úprava a sazba Eva Hradiláková

Formá ePub Štěpán Böhm

Návrh a zpracování obálky Vojtěch Wagner

Ilustrace Trish Fox

Počet stran 176

První české vydání, Praha 2018

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s.

First Czech Edition © Grada Publishing, a.s., 2018

ISBN 978-80-271-2132-8 (ePub)

ISBN 978-80-271-2131-1 (pdf)

ISBN 978-80-247-2912-1 (print)

O AUTORCE

Emma Leddenová je autorkou mezinárodních bestsellerů, moderátorkou a specialistkou na oblast komunikace a vzdělávání. Během své dosavadní kariéry působila jako videojockey (VJ) v televizní stanici MTV, jako televizní moderátorka BBC, jako rozhlasová moderátorka, podnikatelka a autorka knih.

Svou kariéru Emma začala jako moderátorka irské veřejnoprávní televize RTE, kde dva a půl roku produkovala a prezentovala svůj vlastní pořad. Poté byla vybrána z více než 2000 zájemců, kteří se ucházeli o pozici VJ pro britskou MTV. Tato pozice vyžadovala, aby byla před televizní kamerou pět dní v týdnu. Na MTV uváděla pořady The Dancefloor Chart Show, Select, Weekend Editon a MTV News.

Během šesti měsíců se Emma vypracovala na další velice atraktivní TV pozici. Stala se moderátorkou vlajkového pořadu BBC Live and Kicking. V této době byla také tváří velkých reklamních kampaní, včetně reklamní kampaně Pepsi a Lee Jeans, a zároveň i ozdobou titulních obálek a stránek mezinárodních magazínů, jako jsou například Maxim, Ministry, Loaded, Heat, FHM a Company.

Během posledních deseti let, poté, co se přesunula z mediální sféry do byznysu, vypracovala jedinečnou třístupňovou metodu obchodní komunikace. Tato metoda je známa pod názvem „prezentace orientovaná na posluchače“ a je založena na Emminých výjimečných zkušenostech.

Základem této celosvětově uznávané metody se stala tajemství profesionální prezentace, s nimiž se Emma seznámila během svého působení jako televizní moderátorka na stanicích MTV a BBC.

Tato metoda byla poprvé uveřejněna v publikaci The Presentation Book v září 2013 a poté v publikaci The Communication Book v září 2014.

V současné době je Emma špičkovou mezinárodní specialistkou na oblast komunikace a vzdělávání.

ŘEKLI O KNIZE…

„Stručně a jasně napsaná kniha plná nápadů, jak zvládnout prezentace. Nejenže obsahuje spoustu detailů, cenných informací a seznámí vás s nejlepšími dovednosti, které musíte mít ve svém prezentačním arzenálu, ale zároveň vám vysvětlí význam dobré prezentace v moderním světě. Nezbytná publikace pro všechny, kteří vstupují do pracovního procesu nebo již jsou jeho součástí.“

Claire Foxová

spisovatelka

„Tato kniha není určena jen pro ty, kteří s prezentacemi začínají! Přináší velmi cenné informace, jak okouzlit posluchače a zaujmout je vaší prezentací. Kniha je nepostradatelná jak pro začátečníky, tak i pro profesionály. Pokud jste na pódiu jako doma, tahle kniha způsobí, že vás budou vaši posluchači při prezentaci přímo milovat. Pokud trpíte větší či menší trémou, tahle kniha vám dodá sebedůvěru, abyste se stali prezentátorem, jakým jste vždy chtěli být.“

Frank Hattann

The Sales Institute of Ireland, Digital Sales Advisory Council Member

„Není pro mě vůbec překvapením, že Emma napsala nejlepší knihu o prezentačních dovednostech, s jakou jsem se kdy setkal. Protože jsem na vlastní kůži zažil její tréninkový kurz a krátce poté i bezprostřední úspěch při prodeji konzultačních služeb, mohu zcela místopřísežně prohlásit, že v tom, co dělá, je opravdu výjimečná. Kniha Úspěšná prezentace přináší důležité, praktické a obsažné rady, které lze snadno vstřebat a aplikovat. Od této chvíle bude mým cenným zdrojem informací o prezentacích a způsobech komunikace obecně.“

Robert Freese

ředitel odd. talentového a organizačního rozvoje, First Data Corporation

„Kniha Úspěšná prezentace je příkladem toho, co Emma umí nejlépe – totiž podat složité věci jednoduše, stručně a stále u toho mít na zřeteli své posluchače. Tohle je skutečně zasvěcená a praktická kniha, jež bude bezpochyby inspirovat mnoho dalších lidí v tom, jak vést efektivní komunikaci, která bude mít potenciál ovlivňovat ostatní.“

Johanna Fullertonová

obchodní psycholožka a ředitelka SEVEN, Psychology at Work

„Konečně je tady kniha, která může vést i toho nejméně zkušeného prezentátora tak, aby byl schopen přednést špičkovou prezentaci. Zkušenější prezentátor se z knihy dozví, jak může dosáhnout na základě svých prezentací lepších výsledků. Kniha obsahuje spoustu jednoduchých, nicméně neuvěřitelně účinných vzorů, které pomohou zformulovat a vytvářet účinné prezentace. Kromě toho nabízí nepřeberné množství praktických rad, jak prezentovat přesvědčivá sdělení, jež zaujmou posluchače a dosáhnou požadovaného účinku.“

Mary O´Reillyová

senior manažerka odd. rozvoje talentů a vzdělávání, Deloitte & Touche

„Úspěšná prezentace je skutečně praktickým návodem pro každého, kdo se zajímá o prezentování. Je velmi poutavá a snadno se čte. Obsahuje celou řadu užitečných příkladů ze života a návodných šablon. Tato kniha je přínosná jak pro začátečníky v oblasti prezentací, kterým vysvětluje proces přípravy, tak i pro zkušenější prezentátory, kterým zase přinese nespočet podnětů pro zdokonalení a vytříbení jejich postupu.“

Elaine McGleenanová

ředitelka odd. vzdělávacího a organizačního rozvoje, KPMG

PODĚKOVÁNÍ

Mému báječnému dědečku Richardu Mc Mahonovi

Miluji tě víc, než se dá vyjádřit slovy, a nepředstavitelně mi chybíš.

Předně chci vyjádřit svůj obrovský dík Eloise Cookové z nakladatelství Pearson. Její podpora, rady, vedení a pozitivní přístup – to všechno pro mě mělo nevyčíslitelnou hodnotu. Jsem opravdu šťastná, že jsme mohly spolupracovat na tomto druhém vydání.

Poděkovat bych chtěla i celému týmu z nakladatelství Pearson, jehož členy byli dr. Priyadharshini Dhanagopal, Melanie Carterová, Sarah Daviesová a Jessica Houlihanová – díky vám to všechno probíhalo zcela hladce, děkuji za všechnu vaši námahu a spolupráci. Měla jsem štěstí, že jsem s vámi se všemi mohla spolupracovat. Děkuji.

Můj zvláštní dík patří i úžasné Patricii Foxové, která navrhovala veškerou grafiku pro tuto knihu. Byla to spolupráce snů.

Děkuji své mamince za to, že je pořád mou fanynkou číslo jedna. Děkuji Michaelovi. Nemám dost slov, abych vyjádřila svou lásku k tobě. Díky, že jsi mi dovolil být „The Chief“.

Děkuji své babičce Uně. Jsi mou inspirací a jsem na tebe pyšná. A děkuji i všem ostatním členům rodiny za jejich lásku a povzbuzení. Jsem šťastná, že vás všechny mám.

A nakonec patří mé díky všem těm úžasným lidem, s nimiž pracuji každý den a kteří jsou natolik odvážní, že překonávají překážky a pracují na tom, aby se stali lepšími prezentátory. Tahle kniha by bez vás nevznikla. Děkuji.

Poděkování vydavatele

Děkujeme níže uvedeným autorkám za svolení reprodukovat materiály chráněné autorským právem:

Autorka fotografie na straně 9: Llosa McNamarová – Anchorbird

Všechny ostatní ilustrace: Trish Foxová

PROČ PRÁVĚ TATO KNIHA?

V dnešním obchodním světě je na přípravu prezentací velice málo času.

Taková je realita. Zazvoní telefon – a za hodinu máte mít prezentaci. Řeknou vám, abyste použili něčí snímky, někdy dokonce i snímky od několika různých osob. Máte toho v práci až nad hlavu, a ještě k tomu ta prezentace… prostě nestíháte.

A navíc je tady lidský faktor. Kolik času, který máme k dispozici, ztratíme prokrastinací! Když máme čas přemýšlet o své prezentaci, zmocní se nás panika a dostaví se pud sebezáchovy. Soustředíme se sami na sebe, začneme uvažovat pouze o tom, jak to celé zvládneme, a naprosto zapomeneme na nějaké posluchače, se kterými potřebujeme komunikovat, které potřebujeme přesvědčit a určitým způsobem ovlivnit.

A nakonec – a to je podle mého názoru ze všeho nejhorší – když už překonáme všechny tyto překážky a začneme se konečně připravovat, pustíme se do vytváření prezentace zastaralým způsobem. Nenapadne nás nic jiného než otevřít notebook a začít psát snímky. Nemáme žádnou metodiku ani systém, který by nám pomohl jednoduše a co možná nejefektivněji předávat informace. Metodiku a systém umožňující vzít naši zkušenost, upravit ji podle potřeby, dát jí tvar a logicky ji uspořádat. Systém, který by nám umožnil ve správný čas a správným způsobem mluvit o důležitých věcech tak, aby to bylo pro naše posluchače zajímavé a smysluplné.

Ale to stále není všechno. Je tu ještě jeden aspekt. Svět se změnil. Žijeme v době digitální. Nejenže musíme prezentovat, ale musíme prezentovat globálně, virtuálně a inteligentním způsobem brát v úvahu kulturní rozdíly. Musíme prezentovat pro lidi v různých zemích a časových pásmech, tisíce kilometrů daleko. Tyhle lidi nemusíme ani nutně vidět, přesto je musíme zaujmout.

To jsou reálné výzvy, s nimiž se všichni každodenně potýkáme a jež jsou zdrojem skutečných problémů, které trápí jednotlivce i firmy, jako například:

•prezentátoři, kteří jsou zavaleni informacemi;

•posluchači, kteří se musí školit opakovaně;

•ekonomické aspekty, jako jsou finanční a časové ztráty/prodloužení prodejního cyklu/nedorozumění a poškození dobrého jména firmy.

Metoda, kdy se pro přípravu prezentace používají pouze snímky, již není vyhovující. Takhle to prostě nefunguje. Chci vám nabídnout nový a jiný přístup k vytváření prezentací.

Tento přístup je založen na tajemstvích profesionální prezentace, která jsem objevila během svého působení na pozicích televizní moderátorky pro MTV a BBC. Jako moderátorka jsem oslovovala více než 3 miliony lidí současně a mým výlučným úkolem bylo udržet jejich pozornost. Chci se s vámi podělit o způsob, jak jsem to zvládla.

Tento přístup se nazývá prezentace orientovaná na posluchače.

KAPITOLA 1

PREZENTACE, KTERÁ SE POKUSILA ZACHRÁNIT ŽIVOTY

„Zásadním problémem komunikace je iluze, že kní skutečně dochází.“

George Bernard Shaw

Dne 16. ledna 2003 odstartoval zKennedyho vesmírného střediska raketoplán Columbia. Na jeho palubě bylo sedm astronautů.

Osmdesát dva sekund po startu došlo kincidentu. Co se stalo? Zraketoplánu se ulomil kus pěny, která slouží ktepelné izolaci, aprorazil otvor do křídla. Tento incident se vliteratuře označuje jako foam strike.

Nárazy ulomené izolační pěny jsou velmi častým jevem, kněmuž dochází téměř při každém startu raketoplánu. Avšak když inženýři zNASA zhlédli záznam ze startu Columbie, došli knázoru, že tentokrát byl tento náraz mimořádně silný. Obávali se, že vtomto případě byl větší aprudší než všechny ostatní, které zaznamenali kdykoliv předtím. Měli vážné obavy, že došlo kpoškození křídla raketoplánu ajeho tepelného štítu.

Mezitím byl již raketoplán ve vesmíru.

Problém

Potíž spočívala vtom, že inženýři vNASA si nebyli stoprocentně jisti, zda se raketoplánpoškodil, protože uvolněný kus izolační pěny až dosud žádné problémy při nárazu nezpůsobil. Aby nabyli jistoty, zda bylo křídlo skutečně poškozeno, jak se obávali, potřebovali fotografii raketoplánu pořízenou ve vesmíru pomocí špionážních kamer svysokým rozlišením.

Ovšem získat takovou satelitní fotografii je nákladná záležitost, která se musí obhájit před vyšším managementem NASA. Včem byl tento incident jiný než všechny předchozí?

Na tuhle otázku potřeboval znát management NASA odpověď. Vnaději, že získají souhlas spořízením fotografie, připravili inženýři prezentaci obsahující28powerpointových snímků. Čerpali při tom ze tří zpráv.

Prezentaci připravili klasickým způsobem. Její struktura vycházela zpowerpointových snímků aměla následující členění:

•Prezentaci zahájili obecným úvodem oincidentech, při nichž se ulomil kus izolační pěny, aojejich historii.

•Potom přešli kdetailnímu rozboru všech minulých incidentů, knimž došlo aunichž proběhlo testování. Postupovali velmi pečlivě, nevynechali žádný detail, včetně mnoha případů, kdy tyto incidenty žádnou škodu nezpůsobily.

•Zásadní sdělení celé prezentace zaznělo až vsamém závěru.

Tento způsob, kdy se postupuje od obecných informací ke konkrétním podrobnostem apoté se vyvodí určitý závěr, se nazývá dedukce. Zjednodušeně řečeno to znamená, že se postupně dostáváme až khlavnímu bodu namísto toho, aby se tento bod stal východiskem naší prezentace avšechno ostatní se od něho odvíjelo.

▶NESPRÁVNÁ CESTA KCÍLI

Tento postup byl zároveň zřetelně vidět na snímcích. Formát odrážek se změnil: počáteční velké odrážky sobecnými optimističtějšími tvrzeními byly vzávěru prezentace vystřídány menšími odrážkami vyjadřujícími pochybnosti anejistotu.

Ráda bych vám ukázala, co tím myslím.

Snímek

Tady je poslední snímek, který inženýři prezentovali NASA. Tohle je snímek, který se pokusil zachránit životy.

Máte představu, kde je tady nejdůležitější sdělení?

Jelikož inženýři při přípravě prezentace s28 snímky využili metodu dedukce apostup orientovaný na snímky, zásadní sdělení umístili až na poslední snímek jako odrážku čtvrté úrovně vPowerPointu.

Zásadní sdělení prezentace znělo: „Průběh letu se významně liší od hodnot obsažených vdatabázi testů (mimo rozsah databáze).“

Pokoušeli se tím sdělit, že vcelé historii NASA nedošlo ksrovnatelnému nárazu uvolněného kusu izolační pěny, ato ani vostrém provozu ani při testech.

Rozhodnutí

Dovolte, abych vám připomněla, co bylo cílem prezentace. Inženýři se domnívali, nebo spíše obávali, že se ve vesmíru pohybuje raketoplán spoškozeným křídlem, na jehož palubě se právě nachází sedm astronautů. Chtěli získat satelitní fotografii, aby své podezření mohli ověřit. Potřebovali, aby management NASA schválil rozpočet na pořízení takového snímku.

Nepodařilo se jim to.

Příslušní manažeři NASA zhlédli prezentaci, kterou připravili inženýři, apřijali rozhodnutí.

Rozhodnutí znělo: Raketoplán Columbia je bezpečný ažádné fotografie nejsou zapotřebí.

▶ROZHODNUTÍ

Rozhodnutí znělo:

Raketoplán Columbia

je bezpečný…

… ažádné fotografie

nejsou zapotřebí.

Dne 1. února 2003 se raketoplán Columbia při svém návratu na Zemi rozpadl avšech sedm astronautů zahynulo.

Kus izolační pěny uvolněné při startu prorazil díru vkřídle. Vdůsledku toho došlo kdestrukci raketoplánu, přesně tak, jak to inženýři předpokládali.

Vyšetřování

Po tragické nehodě raketoplánu byla vytvořena vyšetřovací komise CAIB (Columbia Accident Investigation Board). Jejím úkolem bylo odhalit příčiny této tragédie.

Jak si můžete domyslet, vyšetřování bylo velice pečlivé. Vina byla zjištěna na mnoha místech, jedním znich byla ikultura panující vrámci NASA (to je ale úplně jiná kapitola) adalším pak komunikace.

Konkrétně CAIB našla chybu v28snímkové prezentaci, kterou inženýři připravili aodprezentovali managementuNASA.

Komise uvedla toto:

•byl překážkou interní komunikace;

Závěr

Table of Contents

O AUTORCE

ŘEKLI O KNIZE…

PODĚKOVÁNÍ

PROČ PRÁVĚ TATO KNIHA?

PREZENTACE, KTERÁ SE POKUSILA ZACHRÁNIT ŽIVOTY

Problém

Snímek

Rozhodnutí

Vyšetřování

Závěr