Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy

Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann

Time management

Mějte svůj čas pod kontrolou

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Přeloženo z německého originálu knihy Prof. Dr. J. Knoblaucha, H. Wöltjeho, M. Hausnera, M. Kimmicha, S. Lachmanna Zeitmanagement – 2., rozšířené vydání, vydaného nakladatelstvím Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Německo, Freiburg, 2012.

Original title: Zeitmanagement – 2., ergänzte Auflage by Prof. Dr. J. Knoblauch, H. Wöltje, M. Hausner, M. Kimmich, S. Lachmann licensed edition by the Haufe‑Lexware GmbH & Co. KG, Federal Republic of Germany, Freiburg, 2012.

Lizenzausgabe der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Bundesrepublik Deutschland, Freiburg, 2012.

© 2012, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg

All rights reserved.

Vydala Grada Publishing, a.s.

U Průhonu 22, 170 00  Praha 7

tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400

www.grada.cz

jako svou 4974. publikaci

Překlad Mgr. Daniel Helekal

Odpovědná redaktorka Mgr. Lucie N. Marková

Technická redakce a sazba Antonín Plicka

Počet stran 208

Druhé německé vydání, Freiburg 2012

První české vydání, Praha 2012

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a. s.

© Grada Publishing, a.s., 2012

Cover Photo © fotobanka allphoto

ISBN 978-80-247-4431-5

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

ISBN 978-80-247-8328-4 (ve formátu PDF)

ISBN 978-80-247-8329-1 (ve formátu EPUB)

O autorech

Prof. Dr. Jörg Knoblauch

Přednášející a jednatel společností tempus (www.tempus.de, systémy plánování času, semináře), persolog (www.persolog.com, osobnostní profily) a tempus-Consulting. Autor knih k problematice sebeřízení, řízení času, řízení cílů a plánování profesních i životních cílů, kterých se prodalo na 400 000 výtisků a které byly přeloženy do celé řady jazyků. Nositel mnoha renomovaných ocenění v oblasti ekonomiky. Známý též z působení v televizi.

E-mail: j.knoblauch@tempus.de

Holger Wöltje

Přední německý odborník na práci s e-maily a řízení času pomocí Outlooku, BlackBerry a iPhonu. Mimo jiné pomáhá optimalizovat pracovní zvyklosti zaměstnancům společností Credit Suisse, Deutsche Post, REWE, SAP a Lufthansa. Na svých přednáškách a seminářích ukazuje uživatelům Outlooku a BlackBerry, jak mohou díky těmto systémům mít pod kontrolou své schůzky, úkoly a e-maily, a získat tak více času na to, co je pro ně skutečně důležité.

www.zeit-im-griff.de; e-mail: woeltje@zeit-im-griff.de

Prof. Dr. Jörg Knoblauch a Holger Wöltje jsou autory první části této knihy.

Marcus B. Hausner

Odborník na osobní rozvoj a rozvoj organizací s hlavním zaměřením na oblasti týmového vedení, vedení zaměstnanců, kombinované učení a LiveOnline Working.

www.marcushausner.com

Martin Kimmich

Trenér v oblastech sebeřízení, řízení času a řízení cílů, mediátor v obchodních záležitostech a životní poradce. Zaměřuje se především na koučování vedoucích pracovníků – tedy nalézání rovnováhy mezi pracovním a osobním životem, dobré návyky při rozhodování, trénink v oblasti vnímání sebe samého i druhých a vedení týmů. Je docentem na Steinbeisově univerzitě v Berlíně pro obor etika a řízení konfliktů.

www.ausgeglichener-leben.de, MK@Kimmich-Coaching.de

Siegfried Lachmann

Trenér, poradce a kouč specializující se na životní plánování a změny návyků.

Další informace naleznete na adrese www.siegfriedlachmann.de.

Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich a Siegfried Lachmann jsou autory druhé části této knihy.

Předmluva

Míváte často pocit, že pořád jen stíháte neúprosně ubíhající čas? Honíte se od jedné schůzky k druhé? Nikdy vám nezbude volná chvilka na to, do čeho se už dlouho chcete pustit? Pokud ano, je nejvyšší čas začít se věnovat účinnému řízení času.

V této příručce se naučíte, jak si smysluplně plánovat svůj denní a týdenní program. Dozvíte se, jak si stanovovat cíle, určovat správné priority, lépe se vypořádávat se žrouty času a pracovat účelněji i účinněji. Vedle osvědčených technik pro řízení času vám zde představíme celou řadu pomůcek, které vám usnadní plánování. Na konci knihy pak najdete cvičení a kontrolní seznamy.

Naučit se dobře řídit svůj čas a dosáhnout v těchto snahách určité dokonalosti se vám rozhodně nepodaří ze dne na den. Je to úkol na celý život. Když se ale začnete řídit základními pravidly, první úspěchy na sebe nenechají dlouho čekat. S trochou disciplíny budete brzy méně ve stresu a najdete více času a volnosti dělat to, na čem vám opravdu záleží. Tak, abyste si každý den skutečně užívali, mohli pracovat na velkých změnách a krůček po krůčku se přibližovali svým životním cílům.

Prof. Dr. Jörg Knoblauch a Holger Wöltje

Část první:

Praktické tipy pro řízení času

1. Váš klíč kúčinnému řízení času

„Když nevím, do jakého chci plout přístavu, nenípro mne žádný vítr příznivý.“

Seneca

Kprofesionálnímu řízení času toho patří mnohem více, než si člověk leckdy dokáže představit.

Po krátkém rozdělovacím testu se vtéto kapitole dozvíte, jak:

- • si definovat aformulovat cíle,

- • pracovat účinněji,

- • si stanovovat priority a

- • mít navzdory pracovním tlakům možnost vést vyvážený život.

1.1 Otestujte si své chování

Níže na vás čeká osm krátkých otázek, které vám pomohou poznat, jak na tom jste voblasti řízení času. Zaškrtněte spontánně číslo, které vyjadřuje vaši současnou situaci.

1. 1. Mám jasné cíle, podle nichž se za všech okolností orientuju, avím, čeho chci dosáhnout.

1. 2. Vím, jaké klíčové úkoly jsou nezbytné kdosažení těchto cílů, astanovuju si jednoznačné priority.

1. 3. Cítím se vyrovnaně anegativní stres dokážu rychle aúplně kompenzovat – vedu vyvážený život.

1. 4. Používám pečlivé denní atýdenní plánování, které se neustále snažím zdokonalovat.

1. 5. Mám systém časových plánů, který ktomuto plánování smysluplně využívám.

1. 6. Mám pod kontrolou rušivé elementy avěci, které mě odvádějí od práce. Hravě se dokážu vypořádat spapírováním ae-maily.

1. 7. Znám své silné aslabé stránky avím, vjaké oblasti se mohu nejvíce zlepšit.

1. 8. Kvěcem přistupuju stylem „To zvládnu!“ amám akční plán ke zlepšení svého řízení času.

Jak pracovat spříručkou

Aby vám tato příručka dala co nejvíce, zaměřte se nejprve na otázku snejnižším počtem bodů. Právě vtéhle oblasti se můžete nejvíce zlepšit aprávě tahle oblast vám poslouží jako odrazový můstek kdalším změnám.

Otázky jedna až tři odpovídají nadpisům adílčím částem této první kapitoly snázvem „Váš klíč kúčinnému řízení času“. Témata otázek čtyři apět najdete vkapitole druhé „Jak si plánovat své úkoly ačas“. Více kotázce šesté se dozvíte ve třetí kapitole nazvané „Jak si plánovat svůj den“ aotázkám sedm aosm se věnuje poslední kapitola pojmenovaná „Jak se stát pánem svého času“.

1.2 Cíle – vědět, kam se chcete dostat

Jako úvod do této kapitoly bychom vám rádi vyprávěli jednu krátkou historku.

Proč jsou cíle tak důležité

Onoho rána, 4. července 1952, bylo kalifornské pobřeží zahalené mlhou. Na ostrově Catalina, vzdáleném 34kilometrů západním směrem, se jedna žena ponořila do vody apřipravovala se na cestu směrem ke kalifornskému pobřeží, rozhodnutá zdolat tuto trasu jako první žena na světě. Jmenovala se Florence Chadwicková. Už dříve byla první ženou, která přeplavala Lamanšský průliv vobou směrech. Voda byla ledová amlha tak hustá, že odvážná plavkyně sotva rozeznávala doprovodné lodě.

Miliony lidí Florence sledovaly prostřednictvím televizního vysílání. Několikrát bylo potřeba osamocenou plavkyni chránit před žraloky střelbou ze zbraní. Při těchto výkonech Florence nikdy příliš netrápila únava – hlavním problémem byla vždycky ledová voda.

Opatnáct hodin později celá promrzlá požádala oto, aby ji zvody vytáhli. Nemohla dál. Její matka atrenér, kteří pluli vlodi kousíček od ní, ji povzbuzovali aříkali, že pobřeží už je blízko. Přesvědčovali ji, aby se nevzdávala. Jenže když plavkyně pohlédla směrem ke kalifornskému pobřeží, neviděla nic než hustou mlhu atrvala na tom, aby jí pomohli na palubu lodě. Oněkolik hodin později, když se trochu zahřála, zjistila šokující pravdu osvém neúspěchu. Zvody ji vytáhli pouhopouhé půl míle před kalifornským pobřežím!

Když jí následně jeden zreportérů položil otázku: „Slečno Chadwicková, co vám zabránilo vtom uplavat itu zbývající půlku míle?“ odpověděla mu: „To ta mlha. Kdybych viděla pobřeží, dokázala bych to. Jenže když jste ve vodě acíl nikde…“

Cíle motivují

Tahle odpověď Florence Chadwickové se proslavila po celém světě. „To ta mlha. Kdybych viděla pobřeží…“ Jelikož svůj cíl neměla na očích, vzdala se těsně předtím, než dosáhla vytouženého úspěchu. Totéž se přitom dnes adenně děje mnoha lidem ve všech pracovních odvětvích aživotních situacích.

Teprve jasné cíle nám umožňují dosahovat vynikajících výsledků. Jen když opravdu víte, kam se chcete dostat, můžete začít hledat tu nejlepší cestu do daného bodu audělat první kroky správným směrem.

Proto jsou tak důležité následující otázky:

- • Jaké mám profesní cíle?

- • Jaké mám duševní cíle? (Jaké schopnosti adovednosti se chci naučit?)

- • Jaké mám rodinné asociální cíle?

- • Jaké mám duchovní cíle? (Co chci udělat pro svou duši? Co je smyslem mého života amého konání?)

- • Jaké mám finanční cíle?

Když dosáhneme určitého vysokého cíle, není to pro nás jen důvodem kradosti aspokojenosti, ale zároveň nám to dodá imotivaci kdalším úspěchům.

Co způsobuje bezcílnost

Pokud nemáme žádné cíle, nemůžeme si žádným způsobem plánovat další postup. Největší úspěchy se nám vyhýbají, protože sami vlastně nevíme, čeho chceme dosáhnout aco je pro nás úspěchem. To následně vede ke zklamání aklesajícímu uvědomování si vlastní hodnoty. Výsledkem je nedostatek motivace arozmrzelost. Tyto pocity nám berou chuť do práce ichuť stanovit si jasné cíle– acelý začarovaný kruh se tak uzavírá.

Příklad

Michal Novák má po otci, který odchází na zasloužený odpočinek, převzít vedení rodinného obchodu spánskou módou. „Nejdřív ze všeho bych musel dát obchod pořádně do pucu,“ pomyslí si. „Všechno je tu tak staromódní!“ Jeho předsevzetí by ho však stálo mnoho času ipeněz. Pan Novák není žádný rozený obchodník, atak se dá do práce stěží na půl plynu. Pořád se nedokáže rozhodnout, jestli chce obchod opravdu vést, atak nic nemění. Takhle uplyne několik let apan Novák obchod nakonec znaprosté frustrace raději prodá.

Koloběh bezcílnosti

Bez cílů se člověk dostane do negativní spirály, která se neustále točí dolů astahuje ho ssebou.

Cíle přinášejí úspěch

Existuje však jedna cesta ven. Když si začneme stanovovat cíle – zpočátku jen cíle malé ajednoduché, ale také snadno splnitelné –, můžeme najít též cestu vedoucí kúspěchu. Podaří-li se nám vytčeného cíle dosáhnout, podpoří tento prožitek úspěchu naši sebedůvěru. Začneme se cítit lépe, najdeme motivaci ado žil nám přiteče nová krev. Dostaneme chuť stanovit si nové cíle, které budou otrochu ambicióznější než ty, které se nám podařilo splnit.

Důležité je nenastavit si na začátku laťku příliš vysoko. Dosažení vytčeného cíle by rozhodně mělo vyžadovat určité úsilí, ale vkaždém případě musí být splnitelný (viz dále).

Mimochodem – to, že jasné apísemně stanovené cíle přinášejí úspěch, se již mnohokrát prokázalo.

Příklad: Cíle akariéra

Pravidelně prováděná dlouhodobá studie Harvardské univerzity na téma „Životopis absolventů ve velmi dlouhém časovém horizontu“ poskytuje následující výsledky:

83% absolventů nemělo žádné jasné kariérní cíle. Průměrný příjem této skupiny se použil jako hranice pro další srovnávání.

14% absolventů mělo jasně stanovené kariérní cíle, ovšem nezaznamenali si je písemně. Tito absolventi vydělávali vprůměru třikrát více nežli skupina první.

3% absolventů měla jasné kariérní cíle azaznamenali si je písemně. Vprůměru pak vydělávali desetinásobek.

Možná jste takto nízké procento neočekávali. Nebo snad ano? Tenhle výsledek totiž znamená, že když někoho zastavíte na ulici azeptáte se ho, jestli má písemně zaznamenaný svůj životní cíl nebo cíl pro aktuální rok, můžete si u97% respondentů zaškrtnout kolonku „Ne“.

Harvardská studie cílů ovšem ozřejmuje ještě jeden důležitý fakt. Cíle začnou být naprosto jasné až po jejich písemném zaznamenání. Když má někdo vhlavě určitou představu apovažuje ji za cíl, velmi se mýlí.

Napoprvé to dopadne jinak anapodruhétak, jak jsme si představovali

Důvodem, proč se mnoho znás cílům vyhýbá jak čert kříži, často bývá předchozí zklamání. Něco si předsevzali, ale věci se nakonec vyvinuly úplně jinak.

Krátká anekdota

Na nástupišti stojí cestující ačeká na opožděný vlak. Má mizernou náladu akté mu nijak nepřidá psí počasí, které venku panuje. Nakonec už to nevydrží, dojde kokénku sinformacemi aoboří se na zaměstnance sedícího uvnitř: „Proč máte vůbec jízdní řád, když ho stejně nikdo nedodržuje?“ Ten se na něj mile usměje apovídá: „Kdybychom neměli jízdní řád, jak byste věděl, že váš vlak má dvacet minut zpoždění?“

Tato anekdota jasně ukazuje, že jen ti, kdo mají jasný cíl, mohou zjistit, že se odchýlili ze správného směru nebo jsou na zcela špatné cestě. Mohou se pak podle situace vždy znovu rozhodnout, jak se sodchylkou od původního plánu vypořádají. Zároveň mohou někdy nastat okolnosti, které vyžadují upravení nebo zásadní změny původně vytyčeného cíle.

Naše definice práce scíli proto zní: řízení odchylek.

Jak si formulovat cíle

Cíle mají celou řadu kritérií. Dvě znich jsou ale klíčová, neboť právě znich se odvozují kritéria zbývající.

- • Cíle jsou měřitelné.

- • Cíle jsou uskutečnitelné.

Měřitelnost

Měřitelnost znamená najít odpovědi na několik základních otázek. Někdy se jim říká též otázky policejní: Kdo? Co? Kolik? Kde? Kdy? Proč?

Splnitelnost

Cíle, které si stanovíte, by měly být vysoké aambiciózní, ale ne nedostižné. „Všeho, očem sníte, můžete dosáhnout.“ – Ať se nám to líbí nebo ne, tohle zkrátka není pravda. Každý znás má své hranice anaprostou volnost nám neposkytují ani vnější okolnosti. Ty musíme vždy brát vpotaz. Optimisticky, ale zároveň realisticky. Pro většinu znás je například zcela nerealistické chtít za dva týdny shodit deset kilo anenabrat je hned zpátky. Zároveň však mnoho znás podceňuje to, čeho všeho mohou dosáhnout během několika měsíců či let. Klidně od sebe něco očekávejte. Jen když si předsevezmete velké věci, můžete dosáhnout velkých výsledků.

Formulujte si cíle pozitivně atak, aby vás motivovaly

Abyste se mohli správně „naprogramovat“ na optimální dosažení svých cílů, musíte si je formulovat pozitivním amotivujícím způsobem. Zápory anegacemi sami sebe jen omezujete. Proto si neříkejte například: „Nechci být ještě tlustší, než už jsem,“ ale: „Na konci roku zhubnu na 85kg ado příštího léta shodím na 80kg.“

Kdo neví, kam míří, jen sotva cestu přečká. Půjde pořád dál, však stále dokolečka.

ChristianMorgenstern

Udělejte si zpřání skutečné cíle

Můžeme formulace jako „Chci se víc věnovat dalšímu studiu“ nebo „Chci být lepším otcem“ považovat za cíle? Vzpomeňte si na kritéria cílů: měřitelnost auskutečnitelnost. Takováto prohlášení jsou jistě uskutečnitelná, ale měřitelná? Sotva.

Příklad: Formulace cílů slibující úspěch

Dobré formulace cílů, které vám zároveň rovnou pomohou udělat první krok, mohou znít například takto:

„Zítra vyrazím na univerzitu azjistím si aktuální nabídku výuky pro dospělé. Letos složím minimálně jeden jazykový kurz akaždý den se na něj budu připravovat nejméně 15minut.“

„Od teď si každý týden – ať už se bude dít cokoliv! – vkalendáři sčtrnáctidenním předstihem vyhradím nejméně jeden termín na hodinu tenisu sdcerou. Na hřiště budeme chodit pěšky, abychom se mohli půl hodiny nerušeně bavit.“

Cvičení: Formulujte přání jako skutečné cíle

- • Někdy vbudoucnu bych chtěla vyrazit na dovolenou do Ameriky.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

- • Chci ve firmě získat vedoucí pozici avydělávat víc peněz.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

- • Chci se stát lepším manželem audělat něco pro náš vztah. Moc málo si spolu povídáme.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

- • Kdybych někdy náhodou měl peníze, chtěl bych jezdit vMercedesu třídy M.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Cíle jsou měřitelné, uskutečnitelné, písemně zaznamenané aformulované motivujícím způsobem.

Podívejte se na svůj život odzadu

Následující cvičení vám pomůže poznat, co je pro vás vživotě nejdůležitější aco je velmi užitečné při stanovování dlouhodobých cílů.

Cvičení věnujte nejméně 20minut. Nejlepší přitom je vypracovat si ho písemně. Své myšlenky avýsledky si zapište, abyste se jimi mohli podvědomě zabývat apozději se ke svým současným nápadům vrátit.

Cvičení: Smuteční řeč

Představte si, že za pět let budete přihlížet pohřbu. Přišlo mnoho lidí avšichni působí velmi dojatě.

Projdete kolem, se zájmem se podíváte do rakve atam – ležíte vy. Několik přítomných se vtu chvíli vydá pronést krátkou, leč dojemnou vzpomínku na vaši počest. Nechybí mezi nimi kolega zpráce, váš nadřízený, partner či partnerka, jedno zvašich dětí, jeden zvašich přátel ačlen spolku nebo sociální skupiny, kde jste se angažovali. Všichni řečníci vněkolika větách stručně vyjádří, co jste pro ně znamenali.

Nyní si odpovězte na následující otázky: Co by ovás tito lidé ve svých proslovech asi řekli? Co byste si přáli, aby ovás řekli? Jak by vzpomínkové řeči zněly, kdybyste ve svém životě až do onoho okamžiku vůbec nic nezměnili?

Najděte si své životní aroční cíle

Nyní je třeba, abyste si našli aaktivně formulovali svůj životní aroční cíl či cíle. Pomocí výsledků předchozího cvičení budete již velmi blízko odpovědím na následující otázky. Nyní se tedy sami sebe zeptejte:

- • Čeho chci vživotě dosáhnout?

- • Jaké mám sny apřání?

- • Kdo jsou nejdůležitější osoby vmém životě?

Teď se zamyslete nad tím, zda těmto osobám, snům adlouhodobým cílům věnujete takovou pozornost, jakou si zaslouží.

Zaznamenejte si svůj životní cíl:

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Důležité přitom je, abyste svůj životní cíl či cíle nepouštěli ze zřetele ani vkaždodenní rutině. Neustále se proto ptejte, zda vás to, co právě děláte, ktomuto cíli přibližuje či nikoliv.

Další krok: Rozdělení cílů

Svého životního cíle či životních cílů dosáhnete jen tehdy, pokud se oto budete neustále snažit. Napište si, co konkrétně pro to hodláte dělat – vpříštích dnech, měsících avletošním roce. Plánujte přitom odshora dolů.

Od životních cílů kplánování času

Zdroj: www.tempus.de

Když velké cíle rozdělíme do více etap sdílčími metami, získáme navigační bóje, které nám pomohou zorientovat se na rozbouřeném moři. Podle nich můžeme zjistit, jakou část celé plavby jsme už urazili, ajasně uvidíme, jaký další dílčí úsek nás teď čeká. To nás chrání před tendencemi vzdát se.

Cíle – na co byste měli myslet

1. 1. Potřebujete krátkodobé cíle, abyste věděli, do čeho se dnes pustit. Potřebujete ale idlouhodobé cíle – abyste krátko- astřednědobým cílům dali smysl akontinuitu asvému životu požadovaný směr.

2. 2. Nenechávejte si cíle jen vhlavě. Mnohem lepší je zaznamenat si je, ato ideálně do diáře či jiné pomůcky, kterou používáte pro časové plánování. Snažte se dosáhnout rovnoměrného rozdělení času arovnováhy všech životních oblastí (více ktomuto tématu viz kapitola 1.6).

3. 3. Vkaždém okamžiku se soustřeďte na své cíle. Ptejte se: „Pomůže mi to, co právě dělám, vdosažení mých cílů?“ Pokud ne, začněte dělat něco jiného; něco, co vás skutečně posune dále.

4. 4. Každý den si stanovte nejméně jeden důležitý cíl apotom nepřestávejte, dokud tento denní cíl nesplníte. Takto si zakrátko zvyknete si cíle nejen vytyčovat, ale také je skutečně plnit.

5. 5. Když zjistíte, že vás na cestě kcíli něco rozhodilo nebo odhalíte chybu ve svém plánu, pokuste se najít jinou cestu, jak ke kýženému cíli dospět.
1.3 Poznejte to podstatné

Naléhavé věci jsou jen výjimečně důležité aty důležité jsou naopak jen výjimečně naléhavé. Proto se naučte rozlišovat mezi naléhavým adůležitým. Ktomu vám může pomoci itakzvaný Paretův princip.

Pravidlo 80/20 podle Pareta

Vilfredo Pareto žil v19. století azabýval se různými finančními otázkami – od bohatství apříjmů až po pozemky ajejich majitele. Narazil přitom na jednu skutečnost, která mu připadala nanejvýš zajímavá adůležitá. Objevil opakující se matematický poměr mezi podílem osob (vprocentech celé populace) avýší příjmů či bohatstvím této skupiny. Zjistil například, že vmnoha různých zemích je 80% majetku soustředěno ve vlastnictví 20% obyvatelstva. UParetova pozorování však mnohem spíše než na přesném procentuálním rozdělení záleží na skutečnosti, že rozdělení bohatství vpopulaci bylo prokazatelně nerovnoměrné.

Tento jev se přitom vyskytuje ive všech ostatních oblastech života apozději pronikl též do oborů jako optimalizace procesů ařízení času. Obvykle se přitom opakuje rozdělení zhruba 80:20 – 80% důsledků bývá způsobeno 20% příčin, 80% výsledků dosaženo 20% úsilí apod. Toto pravidlo se přitom dá pochopitelně vztáhnout ina rozdělení našeho času adosažených výsledků.

Paretův princip ukazuje, že 80% výsledků dosáhneme často spouhými 20% svého času.

Další příklady Paretova principu

20% zákazníků generuje 80% obratu.

20% produktů přináší 80% zisku.

20% povrchu koberce trpí 80% opotřebením.

v20% výroby vzniká80% chyb.

80% vytvořené hodnoty pramení z20% nasazených sil azbylých 20% vytvořené hodnoty ze zbývajících 80% nasazených sil.

Soustřeďte se tedy na těch málo opravdu důležitých věcí. Abychom se vživotě dostali kupředu, nemusíme dělat všechno azvládnout každý úkol. Odfiltrujte si jen to nejdůležitější.

Od účinnosti kúčelnosti

Účinnost rovná se „dělat věci správně“. Asice tak, že ve vymezeném čase dospějeme kco možná nejlepšímu výsledku. Toho dosáhneme optimalizováním nezbytných činností tak, abychom je zvládali co nejlépe anejrychleji.

Účelnost rovná se „dělat ty správné věci“. Když chceme dosáhnout nějakého účinku nebo výsledku, měli bychom dělat to, co nás dovede přímo tam, kam se chceme dostat. Účelně pracujeme tehdy, když se nejprve postaráme onejdůležitější záležitosti, které je třeba vyřídit, aby nezapadly vlavině ostatních úkolů. Pracovat účelně znamená především soustředit se na úkoly, které přinášejí největší úspěchy.

Účinná práce: děláte věci správně?

Příklad: Účinná aúčelná práce

Musíte-li psát mnoho e-mailů, určitě vám kvyšší účinnosti pomůže, když budete umět psát všemi deseti. Čas při zpracovávání e-mailů šetří též techniky rychločtení, kurzorického čtení afunkce podpisu ve vaší poštovní aplikaci.

To všechno je sice pěkné anepochybně důležité, ale přesto vám účinný způsob práce sám osobě nepomůže, když ve schránce po pěti týdnech dovolené najdete několik set nových zpráv. Tady může pomoci už jen účelný přístup. Najdete si ty nejdůležitější zprávy atěm se budete věnovat jako prvním. Ostatní protřídíte podle odesilatele abudete se jimi zabývat později nebo jakmile začnou být relevantní. Všechnu reklamu bez váhání smažete. Stejný přístup můžete použít ipro všemožné webové bulletiny anewslettery – případně si je můžete překopírovat do speciální složky avěnovat se jim, až na to budete mít čas, atd. Tento výběr spadá do kategorie účelné práce.

Účelná práce: Kdo dělá to, co je třeba, šetří čas.

Cvičení

- • Popište dvě činnosti, při nichž musíte pracovat především účelně.

1. ________________________________________________________

2. ________________________________________________________

1.4 Správné nastavení priorit

Ve slově priorita je obsaženo latinské slovo „prio“ (před). Určování priorit pak znamená rozhodovat se každý den znovu otom, co byste chtěli vyřídit nebo musíte udělat před všemi ostatními věcmi, abyste dosáhli svých cílů.

Práce podle Eisenhowerova principu

Eisenhowerův princip vám pomůže přistupovat kúkolům, které vás čekají, systematicky podle jejich priority. Prvním krokem vtomto směru je položit si otázku: Jsou tyhle záležitosti důležité, nebo naléhavé?

Díky Paretovu principu už víme, že zhruba 20% věcí vnašem životě jsou věci skutečně důležité. Zbylých 80% jsou pak záležitosti spíše podružné. Naneštěstí ale také velmi často bývají naléhavé.

Důležité činnosti vás přibližují kvašim cílům. Naléhavé záležitosti pouze vyžadují nebo připoutávají vaši okamžitou pozornost, aniž by přitom měly výraznější vliv na vaše cíle. Nejdůležitější zvašich úkolů ačinností, tedy ty, které mají největší vliv na váš úspěch adosažení vašich cílů, nesmějí být nikdy odsunuty do pozadí méně podstatnými záležitostmi.

Bohužel však všichni máme tendence věnovat se nejprve podružnostem. Dokumenty ležící na stole nás lákají mnohem více než dlouhé dny odkládaný zásadní projekt.

Vybírejte si proto především úkoly, které mají největší vliv na váš úspěch. Právě při tom vám pomohou priority.

Lepších výsledků dosáhnete jen tehdy, budete-li věnovat více času skutečně důležitým záležitostem.

Malý test: Důležité, nebo naléhavé?

Zaškrtněte správnou odpověď (vždy jen jednu možnost):

1. 1. Dali jste si předsevzetí pracovat na svých ročních cílech. Ty ale zatím pořád leží všuplíku.

Důležité, nebo naléhavé?

1. 2. Právě přinesli noviny. Hned si je přečíst je

1. 3. Rozhodli jste se, že alespoň jednou za rok budete chodit kzubaři. Rok je pryč auzubaře jste se neukázali.

Rozdělení činností podle priorit

Takto vypadá hierarchie priorit podle Eisenhowera

Určování priorit – jak na to?

1. 1. Rozdělte si každý ze svých úkolů do kategorií priority A, B, C aD. Touhle první analýzou oddělíte zrno od plev.

2. 2. Nezapomínejte na to, že důležitost analéhavost jsou dvě zcela rozdílné věci. Důležité věci vás přibližují kvašim cílům, aniž by se jednalo oskutečně naléhavé záležitosti; naopak naléhavé věci vyžadují vaši okamžitou pozornost.

3. 3. Pamatujte na základní pravidlo, že důležité věci mají přednost před záležitostmi naléhavými. Ne všechno, co hoří, se musí skutečně vyřídit. Jen takto se vám může podařit nepodřizovat se vbudoucnu diktátu naléhavosti. Vopačném případě hrozí, že zapadnete do bažiny naléhavých, ale nepříliš důležitých věcí, ajednou provždy vní uvíznete.

4. 4. Vpraxi to pro plánování času znamená, že byste se měli vždy snažit pracovat na čísle 1mezi svými úkoly, na úkolu priority A. Ne na číslu 3 nebo 4, ikdyby vás tyhle úkoly bavily sebevíc. Pokud se vám úkol priority Anepodařilo daný den dokončit, vraťte se kněmu hned následující den. Nepouštějte se před ním do ničeho jiného.

5. 5. Každý den pracujte ina nějakém dlouhodobém úkolu priority B. Kromě každodenních urgentních záležitostí nesmíte zapomínat ani na „strategicky“ důležité úkoly acíle. Jen takto se vám podaří už dnes našlápnout kzítřejším úspěchům! Při tom vám pomůže koncept životních rolí, které si blíže představíme vkapitole orovnováze (1.6), aprincip oblázků při týdenním plánování (2.4).

Test: Vybíráte si správné priority?

1. 1. Kolik procent svého času věnujete jednotlivým kategoriím priorit (A, B, C, D, viz obrázek Eisenhowerův princip vkapitole 1.4)?

1. 2. Do jaké kategorie byste zařadili své úkoly na následující den?

1. 3. Nyní si zapište, co byste chtěli omezit ajakým důležitým osobám nebo věcem byste takto uspořený čas chtěli věnovat.

1.5 Jak úspěšně říkat ne

Úkol pro vás

1. 1. Jednoznačně si pro sebe vyjasněte následující otázky: Co by mohlo být obecně příčinou toho, že nechcete nebo nemůžete říct ne? Jaké osobní důvody nebo obavy vám vtom brání?

2. 2. Realizace: Jak byste mohli říct ne takovým způsobem, aby to vaši nadřízení, kolegové aspolupracovníci přijali? Pro tyhle případy si můžete skolegy nebo kamarády zkusit zahrát rychlou hru na role apři ní trénovat. Vyberte si situaci zkaždodenního (pracovního) života, ve které byste vbudoucnu chtěli umět říkat ne. Předem si promyslete dobré důvody odmítnutí.

1.6 Najděte životní rovnováhu

Kde musím čelit tlaku?

- • konflikty skolegy,

- • konflikty snadřízenými,

- • pracovní situace (přílišné nebo příliš malé vytížení apod.),

- • finanční situace,

- • časové problémy, příliš mnoho úkolů,

- • nemoc,

- • konflikty ve vztazích apod.

- • Práce

- • Rodina, přátelé

- • Tělo azdraví

- • Duševní rovnováha

- • Finance

Dostaňte životní role do rovnováhy

- • zaměstnání,

- • kontakty (partner či partnerka, děti, přátelé),

- • smysl života a

- • vlastní osoba (sport, koníčky, osobní rozvoj mimo profesní kariéru atd.).

Nesnažte se plnit víc než sedm rolí

- • Nadřízený, kolega, vedoucí oddělení, člen odborové organizace, vedoucí týmu atd.

- • Dcera, syn, přítel, manžel, manželka, matka, otec, babička, kmotr atd.

- • Zahrádkář, hráč tenisu, pokladník, vedoucí sportovního oddílu, dobrovolník uČerveného kříže.

Sestavte si svůj „velký plán“

1. 1. Vraťte se znovu kvýsledkům, knimž jste dospěli při formulování svých životních cílů (viz kapitola 1.2).

2. 2. Určete si své životní role.

3. 3. Pro každou ze svých životních rolí si pak stanovte cíl, který bude vsouladu svaším životním cílem.

4. 4. Každý týden si pro každou ze svých životních rolí najděte nejméně jeden úkol priority B, kterému budete věnovat alespoň 90minut.

Životní role

Proč se zaobírat smyslem života?

Proč apro co žijete?

- • Jak se tvoří svět?

- • Je za tím, co se děje, určitá vůle nebo smysl?

- • Existuje život po smrti?

- • Jak bychom měli žít?

Jak se vyhnout vyhoření?

Duševně podmíněná únava

15minut denně pro vyšší kvalitu života

- • Jednou zmožností, jak se zbavit balastu azískat nový pohled na vnější svět, je 15minut ticha nebo meditace denně.

- • Když potřebujete na chvíli vypnout azískat novou energii do zbytku dne, mohou vám pomoci uvolňovací techniky, jako je například progresivní uvolňování svalstva podle Jacobsona.

Broušení pily

Dopřejte si den volna

Table of Contents

O autorech

Předmluva

Část první:Praktické tipy pro řízení času

1. Váš klíč k účinnému řízení času

1.1 Otestujte si své chování

Jak pracovat s příručkou

1.2 Cíle – vědět, kam se chcete dostat

Proč jsou cíle tak důležité

Cíle motivují

Co způsobuje bezcílnost

Koloběh bezcílnosti

Cíle přinášejí úspěch

Napoprvé to dopadne jinak a napodruhé tak, jak jsme si představovali

Jak si formulovat cíle

Měřitelnost

Splnitelnost

Formulujte si cíle pozitivně a tak, aby vás motivovaly

Udělejte si z přání skutečné cíle

Cvičení: Formulujte přání jako skutečné cíle

Podívejte se na svůj život odzadu

Cvičení: Smuteční řeč

Najděte si své životní a roční cíle

Další krok: Rozdělení cílů

Od životních cílů k plánování času

Cíle – na co byste měli myslet

1.3 Poznejte to podstatné

Pravidlo 80/20 podle Pareta

Od účinnosti k účelnosti

Cvičení

1.4 Správné nastavení priorit

Práce podle Eisenhowerova principu

Malý test: Důležité, nebo naléhavé?

Rozdělení činností podle priorit

Takto vypadá hierarchie priorit podle Eisenhowera

Určování priorit – jak na to?

Test: Vybíráte si správné priority?

1.5 Jak úspěšně říkat ne

Úkol pro vás

1.6 Najděte životní rovnováhu

Kde musím čelit tlaku?

Dostaňte životní role do rovnováhy

Nesnažte se plnit víc než sedm rolí

Sestavte si svůj „velký plán“

Proč se zaobírat smyslem života?

Proč a pro co žijete?

Jak se vyhnout vyhoření?

Duševně podmíněná únava

15 minut denně pro vyšší kvalitu života

Broušení pily

Dopřejte si den volna