Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy

Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Mojmír Král

Excel 2013

snadno a rychle

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala Grada Publishing, a.s.

U Průhonu 22, 170 00 Praha 7

tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400

www.grada.cz

jako svou 5251. publikaci

Odpovědná redaktorka Zuzana Böhmová

Sazba Tomáš Brejcha

Počet stran 144

První vydání, Praha 2013

© Grada Publishing, a.s., 2013

V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s.

ISBN 978-80-247-4726-2

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

E-knihu ve formátu EPUB vytvořil Petr Somogyi

ISBN 978-80-247-8655-1 (ve formátu PDF)

ISBN 978-80-247-8656-8 (ve formátu EPUB)

Úvod

Vážení čtenáři, byl jsem požádán vydavatelstvím Grada Publishing, a. s., o napsání této knihy. Jelikož mne psaní knih baví, a protože působím již dlouhou dobu také jako lektor počítačových kurzů (mezi něž patří namnoze i ty, které učí uživatele pracovat s programem Excel), uvítal jsem tuto nabídku a doufám i věřím, že kniha, kterou držíte ve svých rukou, vám bude dobrým pomocníkem při pronikání do tajů práce s programem Microsoft Excel 2013.

Aplikace Excel 2013 (dále také pouze Excel či program) je programem, který slouží především pro práci s tabulkami a který nám pomáhá zvládat převážně výpočty. Výstupem těchto výpočtů potom bývají různě upravené tabulky, případně různé typy grafů. Excel dále umí pracovat s celou řadou funkcí a, v neposlední řadě, i s databázovými tabulkami. A právě proto, že programy skupiny Office, a Excel v tomto směru není výjimkou, zvládají širokou škálu možností, mne mrzí, že (vzhledem k určení knihy) si z nich můžeme ukázat jenom část. Přesto věřím, že program i tato kniha vám budou skvělými pomocníky, a pomohou vám vyřešit mnohé (i pracovní) úkoly.

Rozhraní programu je uživatelsky velmi příjemné (byť jednodušší než v předchozích verzích) a intuitivní – věřím, že si na něj brzy zvyknete a budete ho často používat. Program Excel vám tak nabízí komfort ovládání, stále se zvyšující preciznost provedení a přitom jednoduchost použití.

Jednotlivé kapitoly

Z důvodů větší přehlednosti byla kniha rozčleněna do jednotlivých kapitol. Cílem je provést vás od samotného začátku práce s programem, až po vytvoření a vytištění dokumentu. Kapitoly jsou proto uspořádány v tomto pořadí, nicméně platí, že pokud některé z uvedených témat ovládáte, nemusíte se dané kapitole věnovat, ale můžete ji s klidným svědomím „přeskočit“ a věnovat se té kapitole, která je pro vás důležitější.

Jednotlivé kapitoly jsou uspořádány následně:

■Kapitola Seznámení s programem Microsoft Excel popisuje spuštění a ukončení chodu programu, jeho vzhled a nejdůležitější prvky. Naučíte se také pohybovat a označovat v souboru i na listu, stejně jako se dozvíte základní informace pro správnou tvorbu tabulky. A nepřijdete ani o informace týkající se práce s Nápovědou.

■Kapitola Práce se soubory se zabývá základními činnostmi při ukládání a otevírání jednotlivých souborů, podobně jako i jejich případným odstraněním.

■Kapitola pojmenovaná Zadávání dat ukazuje především různé možnosti při vkládání dat, ať již charakteru číselného či textového. Naučíte se zde (mj.) také jak se vytváří řady hodnot i další možnosti zápisu dat.

■Jednou z „nosných“ kapitol je kapitola Výpočty v Excelu. Zde se dozvíte, co činí Excel excelentním počtářem, a přijdete mu, doufám, na chuť. Popisuji v ní možnosti výpočtů jak pomocí funkcí, tak i pomocí vzorců, jejich kopírování či přesouvání, a také využití různé adresace buněk.

■Neméně důležitou je i kapitola Úpravy tabulek. Úprava tabulek musí být totiž nejenom estetická, ale i funkční (a naopak). V této kapitole má tedy své místo tzv. formátování (a to vč. podmíněného formátování), podobně jako vkládání/odstraňování sloupců a/nebo řádků.

■Kapitola Grafy nemohla být opomenuta, a svým zaměřením patří mezi kapitoly tzv. výstupní – ukazuje vám jednu z možností, jak z dat v tabulce vytvořit a posléze i upravit profesionálně vyhlížející graf.

■I kapitola Práce s listy má v této knize své místo. Jelikož sešit Excelu se skládá z listů, je nutné ovládat vkládání, kopírování, přesouvání, přejmenovávání, ale také odstraňování jednotlivých listů, případně i další práce s nimi (včetně tzv. propojování mezi listy).

■I kapitola Tisk pro vás může být velice důležitá. Tiskový výstup je totiž často požadovanou činností, a proto i nezbytným základem práce. Dozvíte se informace o předtiskové přípravě (úpravy sešitu před tiskem i s využitím náhledu) a také o vlastním tisku.

■Kapitola zvaná Nastavení programu vás provede základními nastaveními programu Excel, která byste měli učinit, pokud chcete, aby program fungoval k vaší spokojenosti.

■Kapitola Novinky uvádí alespoň ty nejdůležitější novinky programu Excel ve verzi 2013.

■A konečně, nezapomenu ani na kapitolu Literatura, kde uvedu přehled publikací, z nichž jsem čerpal své vědomosti, byť velkým zdrojem informací jsou pro mne patřičné webové stránky (jejichž tvůrcům tímto děkuji).

V některých místech knihy jsou také (pro snazší pochopení tématu) uvedeny příklady. Veškeré v nich uvedené údaje jsou fiktivní a jakákoliv podobnost s osobami žijícími je čistě náhodná.

Čeština a angličtina

V knize naleznete (kromě jiného) i popisy dialogových oken, jednotlivé nabídky, příkazy apod. Jelikož program můžete používat nejenom v českém, ale i v originálním anglickém jazykovém prostředí, je u jednotlivých popisů uvedeno jak české, tak i originální znění. Přesto, že by se některým čtenářům mohlo zdát, že se tímto kniha stává poněkud méně přehlednou, věříme, že si na tuto formu zvyknete a naopak oceníte, že nyní práci s programem zvládnete bez problémů i v jeho originálním provedení.

Ovládání počítače

Ještě dovětek k používaným pojmům:

■Pokud používám výraz „tlačítko myši“ bez bližšího určení, myslím tím vždy levé tlačítko myši; v případě, že chci, abyste něco udělali pravým tlačítkem myši, vždy to výslovně v textu zmiňuji.

■Pojem klepnout znamená jedno krátké, jemné zmáčknutí tlačítka myši; pojmem poklepat potom myslím dvakrát rychle zmáčknout tlačítko na myši. Pojmem táhnout vyjadřuji stav, kdy myší najedete na určité místo, zmáčknete a držíte příslušné tlačítko a za stálého držení tlačítka myši se posunete na jiné, konečné, místo. Tam potom tlačítko myši pustíte.

■Klávesové zkratky neboli kombinace kláves používáte tak, že prvně uvedené klávesy držíte a poslední z nich stisknete, tedy např. SHIFT + CTRL + % znamená, že držíte klávesy SHIFT i CTRL a stisknete klávesu %.

Přání a poděkování

Doufám, že vám kniha přinese potřebné informace[1] a že vám tak bude dostatečným pomocníkem při používání programu Microsoft Excel 2013, který vám bude vynikajícím prostředkem při řešení úkolů spojených s výpočty, grafy a podobnými činnostmi.

Nyní se již dejte do práce, a vězte: „I cesta dlouhá tisíc mil začíná prvním krokem.“ (čínské přísloví)

Chtěl bych poděkovat především mé mamince a mému strýci, kteří mne nesmírně podporují; bez jejich pomoci bych tuto knihu nikdy nenapsal.

Brno 20. dubna 2013

Ing. Mojmír Král

1Nemám příliš rád, když je v naučné literatuře namnoze používáno odkazů „viz dříve“ apod. Líbí se mi, když vše, co potřebuji, naleznu na jednom místě a nemusím neustále listovat knihou, ale vzhledem k určení publikace (a tím pádem k omezení jejího rozsahu) jsem se těchto odkazů, bohužel, nemohl vyvarovat.

1.Seznámení sprogramem MicrosoftExcel 2013

Microsoft Excel je program, který je řazen do skupiny tzv. tabulkových kalkulátorů aje součástí nabídky Office firmy Microsoft Corporation. Nejspíše máte nainstalovanou českou jazykovou mutaci sady Office 2013, pokud byste měli verzi originální, potom vám tato publikace dává kdispozici příkazy ivangličtině.

Součástí sady Office je ivíce programů, podle zakoupené varianty může obsahovat iprogramy:

■Access 2013 – program pro tvorbu asprávu databází.

■Excel 2013 – program pro práci stabulkami (počítání, úpravy tabulek), ale ipro tvorbu grafů apráce sdatabázovými tabulkami atd.– viz dále, neboť právě tomuto programu je věnována tato publikace.

■OneNote 2013 – digitální poznámkový blok pro pořizování, uchovávání asdílení všech druhů informací.

■Outlook 2013 – program pro elektronickou poštu ataké jakýsi organizační manager (obsahuje totiž ikalendář, seznam kontaktů, úkolů, deník ipoznámky).

■PowerPoint 2013 – program pro tvorbu prezentací, zejména dynamických.

■Project 2013 – nebývá přímou součástí sady Office, je programem pro vedení asprávu projektů.

■Publisher 2013 – program pro snadnou tvorbu dokumentů určených zejména pro reklamní účely (tvorba letáků, pozvánek, diplomů, ale ibrožur, navštívenek, blahopřání).

■Visio 2013 – program určený zejména pro tvorbu schémat adiagramů, taktéž nebývá součástí sady Office.

■Word 2013 – program, jehož základním úkolem je tvorba aúprava textů.

Novou sadu Office lze zakoupit jako předplatné verze Office 365 (Home Premium / Small Business Premium) nebo jako samostatné licence Office 2013:

■Office Home & Student 2013 – jejich součástí jsou: Word, Excel, PowerPoint aOneNote.

■Office Home & Business 2013 – kromě programů Word, Excel, PowerPoint aOneNote obsahují iOutlook.

■Office Professional 2013 – zahrnují Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook ataké Access iPublisher.

Tato verze programu Excel je plně počeštěna aje pokračováním verze Excel 2010. Rozhraní programu je velmi uživatelsky příjemné (byť jednodušší než vpředchozích verzích) aintuitivní. Věřím, že si na něj brzy zvyknete abudete je často používat. Program Excel vám tak nabízí komfort ovládání, stále se zvyšující preciznost provedení apřitom jednoduchost použití.

Obrázek č.1.1: Skupina programů Microsoft Office vdlaždicovém zobrazení

1.1Spuštění aukončení programu Excel

Je naprosto jasné, že úplně první dovedností, kterou musí každý uživatel programu splňovat, je umět program spustit aposléze ho isprávně ukončit.

Nezapomeňte, že před ukončením chodu programu je nanejvýš vhodné rozpracované soubory uložit, čehož nejrychleji dosáhnete pomocí klávesové kombinace CTRL+S.

1.1.1Spuštění programu

Spuštění programu je tou nejzákladnější dovedností. Programy sady Office 2013 mohou být nainstalovány na operačním systému Windows 7 nebo na nejnovějším operačním systému Windows 8, apodle toho jsou také kdispozici možnosti spouštění programu Excel:

■Windows 7 obsahují itlačítko Start[2], atak můžete využít itéto cesty:

a)program Excel již můžete vidět vhlavní nabídce tlačítka Start,

b)pokud program Excel nevidíte, můžete jej najít ve skupině programů Microsoft Office 2013,

c)rychlejší cestou, jak využít tlačítko Start, je situace, když po klepnutí na toto tlačítko napíšete název programu do hledacího řádku asystém za vás již najde vlastní program. Na jeho název, vhorní části otevřeného okna, potom klepněte.

■Windows 8 nabízí ijiné možnosti:

a)nainstalované programy můžete mít umístěné ive výchozím (dlaždicovém) zobrazení Start– stačí klepnout na ikonu programu (viz obr. č.1.1),

b)rovnou napište Excel, Windows 8 vám zobrazení ikonu programu Word 2013 vhorním levém rohu okna aprogram samotný spustíte klepnutím na tuto ikonu (viz obr. č.1.2),

c)můžete používat iklasické zobrazení Pracovní plocha (Desktop), apokud máte na ploše umístěnou ikonu zástupce programu, spustíte program Excel poklepáním na tuto ikonu zástupce (viz obr. č.1.3),

d)máte-li ikonu zástupce programu na Hlavním panelu (Control Panel), potom stačí na tuto ikonu klepnout myší (viz obr. č.1.3).

Obrázek č.1.2: Možnosti spuštění programu Excel 2013 vzobrazení Start (Windows 8)

Obrázek č.1.3: Možnosti spuštění programu Excel 2013 vzobrazení Pracovní plocha

Jak pracovat soperačním systémem Windows 8, avtéto souvislosti jak umístit ikony zástupců vzobrazení Start či vzobrazení Pracovní plocha, vám nejlépe poradí kniha vydaná nakladatelstvím Grada: Král M.– Slavík P.: Windows 8, kompletní příručka, Grada, Praha, 2013.

1.1.2Ukončení programu

Ukončení práce sprogramem je také již dlouhodobě známou záležitostí:

■vnabídce Soubor (File) klepněte na příkaz Zavřít (Close), viz obr. č.1.4,

■klepněte na tlačítko Zavřít (Close) vpravém horním rohu okna programu, viz obr. č.1.5.

Obrázek č.1.4: Nabídka Soubor; příkazy nabídky

Obrázek č.1.5: Ovládací tlačítka programu Excel 2013

Práci se soubory se věnuje samostatná kapitola nazvaná (nikterak překvapivě) Práce se soubory.

Zavřít okno aktivního programu můžete iklávesovou kombinací ALT+F4.

1.2Všeobecný popis okna programu

Vzhled okna programu můžete do jisté míry přizpůsobit vlastním požadavkům, nicméně při prvním otevření okna programu může vypadat podobně jako to na obr. č.1.6.

1.2.1Panel nástrojů Rychlý přístup

Panel nástrojů Rychlý přístup (Quick Access Toolbars) je malý panel nacházející se vlevém horním rohu okna programu (viz obr. č.1.7), který může obsahovat různé, vámi často používané příkazy (tlačítka). Ty základní přidáváte aktivací jednotlivých tlačítek, která uvidíte, pokud klepnete na šipku seznamu vpravé části panelu (viz obr. č.1.7; dole).

Obrázek č.1.6: Hlavní prvky okna programu Excel

Obrázek č.1.7: Panel nástrojů Rychlý přístup apás karet

Popis, jak upravit anastavit panel nástrojů Rychlý přístup, naleznete vkapitole Nastavení programu (viz dále).

1.2.2Pás karet

Pás karet (Ribbon) je umístěn vhorní části okna programu. Nástroje jsou na jednotlivých kartách setříděny do skupin = sekcí.

Jednotlivé „základní“ karty jsou:

■Domů (Home)– obsahuje základní nástroje asekce pro úpravu písma, zarovnání, formátování buněk, vč. podmíněného formátování, adalší nástroje.

■Vložení (Insert)– jak její název jasně napovídá, zde se nachází nástroje pro vkládání různých objektů. Vkládat můžete:

a)kontingenční tabulky (Pivot Table),

b)tabulky (Table),

c)obrázky (Pictures),

d)různé tvary (Shapes),

e)schémata, diagramy… (SmartArt),

f)snímky obrazovky (Screenshot),

g)grafy (Charts),

h)další objekty, jako např. hypertextové odkazy (Hyperlink), záhlaví (Header) azápatí (Footer), textová pole (Text Box), ozdobné písmo (WordArt), rovnice (Equation) asymboly (Symbol).

■Rozložení stránky (Page Layout)– na této kartě se nachází nástroje pro nastavení stránky, rychlou úpravu barevného podání listu astránky adalší nástroje pro práci sjednotlivými objekty.

■Vzorce (Page Formulas)– uvedená karta slouží především ke vkládání funkcí potřebných při provádění výpočtů.

■Data (Data)– nástroje na této kartě se používají zejména pro práci sdatabázovými tabulkami (seřazování afiltrování).

■Revize (Review)– karta obsahuje nástroje pro vkládání komentářů adále také nástroje pro ochranu listu asešitu.

■Zobrazení (View)– na této kartě se vyskytují různé možnosti zobrazení souboru.

Kromě toho můžete vpravo od těchto základních karet vidět ikartu Vývojář (Developer), která slouží zejména programátorům znalým jazyka Visual Basic for Application. Adále, pokud budete mít na stránce vložen nějaký objekt (např. obrázek, klipart, graf atd.) apokud tento objekt označíte (tj. bude aktivní), budete mít kdispozici tzv. místní, neboli kontextové karty. Jejich počet se různí, stejně tak jako se různí jejich zabarvení. Na těchto kartách se nachází nástroje pro úpravu označeného objektu (viz obr. č.1.6).

Na každé jednotlivé kartě[3] můžete nalézt sekce (nebo také skupiny příkazů), ve kterých se nachází jednotlivé příkazy. Pokud upříkazu existuje „rozbalovací“ šipka seznamu, lze ji použít kzískání nabídky dalších možností (viz obr. č.1.8). Některé ze skupin příkazů také mohou obsahovat (vpravém dolním rohu) tlačítko zvané Spouštěč dialogového okna (viz obr.č.1.8).

Obrázek č.1.8: Spouštěč dialogového okna

1.2.3Řádek vzorců

Pod pásem karet se nachází Řádek vzorců (Formula Bar)– viz obr. č.1.7. Vjeho levé části je Pole názvů (Name Box), vněmž můžete vidět (příp. zadávat) adresu buňky– viz obr. č.1.9, na které se nacházíte, či jméno pojmenované oblasti buněk anosnou dominantní částí je vlastní řádek vzorců.

Tlačítko Vložit funkci (Insert Function) mezi Polem názvů (Name Box) aŘádkem vzorců (Formula Bar) slouží kvyvolání nabídky funkcí (viz obr. č.1.9).

Obrázek č.1.9: Řádek vzorců aPole názvů

Řádek vzorců (Formula Bar) plní vprogramu několik funkcí:

■zobrazuje skutečný obsah buňky (viz obr. č.1.9),

■lze vněm přímo zadávat data,

■umožňuje opravy vbuňce.

Práci sfunkcemi se věnuje kapitola Výpočty vExcelu (viz dále).

1.3Celková koncepce sešitu

Základním dokumentem vprogramu Excel je sešit (book). Každý sešit se skládá zjednotlivých listů (sheet); minimálním počtem listů vsešitu je jeden list, maximálně může sešit obsahovat až 255 listů.

Jednotlivé listy se skládají ze sloupců (column) ařádků (row). Sloupce jsou běžně označovány písmeny abecedy ajejich kombinací (A, B, C až Z, dále AA, AB, AC, …, XFD); kdispozici jich máte až 16384, řádky označují čísla (od 1) amůžete jich využít až 1048576.

Na průsečíku sloupce ařádku leží buňka (cell). Buňka je základní stavební jednotkou aoznačuje se adresováním. Adresa buňky se skládá ze souřadnic sloupce ařádku, čili označení buňky potom vypadá např. takto: A1, XFD1048576 či H10.

Všechny úpravy potvrdíte klepnutím na tlačítko OK.

1.4Pohyb aoznačování

1.4.1Pohyb po listu

1.4.2Pohyb mezi listy

1.4.3Označování na listu

1.5Možnosti zobrazení sešitu

Obrázek č.1.12: Zobrazení Rozložení stránky

1.6Metodika tvorby tabulek

1.7Nápověda

Table of Contents

Úvod

Jednotlivé kapitoly

Čeština a angličtina

Ovládání počítače

Přání a poděkování

1. Seznámení s programem Microsoft Excel 2013

1.1 Spuštění a ukončení programu Excel

1.1.1 Spuštění programu

1.1.2 Ukončení programu

1.2 Všeobecný popis okna programu

1.2.1 Panel nástrojů Rychlý přístup

1.2.2 Pás karet

1.2.3 Řádek vzorců

1.3 Celková koncepce sešitu

1.4 Pohyb a označování

1.4.1 Pohyb po listu

1.4.2 Pohyb mezi listy

1.4.3 Označování na listu

1.5 Možnosti zobrazení sešitu

1.6 Metodika tvorby tabulek

1.7 Nápověda