Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy
Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Jaroslav Šindler

Microsoft Teams
Praktická příručka pro týmovou spolupráci

Vydala Grada Publishing, a.s.
U Průhonu 22, Praha 7
obchod@grada.cz, www.grada.cz
tel.: +420 234 264 401
jako svou 8360. publikaci

Odpovědná redaktorka Věra Slavíková
Sazba Jaroslav Kolman
Formát ePub Štěpán Böhm
Počet stran 208
První vydání, Praha 2022
Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod a.s.

© Grada Publishing, a.s., 2022
Cover Design © Grada Publishing, a. s., 2022
Cover Photo © Depositphotos/Minchanin

Názvy produktů, firem apod. použité v knize mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

ISBN 978-80-271-4700-7 (ePub)
ISBN 978-80-271-4699-4 (pdf)
ISBN 978-80-271-1023-0 (print)

Poděkování

Napsat knihu, jako je tato, je mnohem těžší a náročnější, než jsem si na začátku představoval. Rád bych poděkoval všem, kteří mě v průběhu přípravy podporovali a „uháněli“, aby vše dospělo do zdárného konce. Velké díky za inspiraci, připomínky a podněty patří Honzovi Šteberlovi a Mirku Kotlasovi. Za pomoc a realizaci paní Slavíkové a panu Matulíkovi z redakce Grady. Největší dík patří mojí manželce Lucii a dětem Leušce a Jarouškovi, kterým občas chyběl doma tatínek, i když tam byl a seděl před monitorem.

Úvod

V dnešním moderním světě práce i vzdělávání se odehrává spousta činností v online prostoru. Běžně nakupujeme v elektronických obchodech, objednáváme si jídlo přes online služby, využíváme možnosti aplikací pro dopravu nebo hledáme sdílené ubytování online. Digitalizace a přesun do online prostoru se nevyhnul ani jedné ze základních lidských činností, a to vzájemné komunikaci.

Facebook, Twitter, Instagram, TikTok patří mezi nejznámější a nejpoužívanější celosvětové sociální sítě. Cambridge English Dictionary uvádí u pojmu social network (sociální/společenská síť) výklad: „Webová stránka nebo počítačový program, který umožňuje lidem vzájemnou komunikaci a sdílení informací přes celosvětovou síť internet za pomoci počítače nebo chytrého mobilního telefonu.“

Nepochybuji o tom, že i vy jste uživatelem alespoň jedné sociální sítě nebo komunikační služby. V sociální síti mohou lidé spolu komunikovat různými způsoby. Mohou sdílet texty, emoce a různé nahrané soubory (videa, obrázky a audiozáznamy) v tzv. konverzaci.

Firmy, školní instituce i další organizace mohou využívat zkušeností a „návyků“ z veřejných sociálních sítí i v podnikovém prostředí (prostředí organizace). Díky komunikačnímu prostředí Microsoft Teams mohou zaměstnanci, učitelé, žáci či studenti vytvářet komunity a skupiny s podobnými zájmy a cíli. Mohou snadno společně komunikovat, sdílet rychle potřebné informace a pracovat odkudkoliv.

Cílem této publikace je seznámit vás s platformou, nástrojem nebo chcete-li aplikací Microsoft Teams, aby mohla dobře a efektivně plnit roli interního komunikačního nástroje ve vašem podniku, firmě, organizaci nebo škole.

Text je zaměřen převážně na uživatele, kteří budou mít na starosti tvorbu a organizaci týmů. Budou v týmech řídit práci ostatních a určovat strategie využívání nástroje Teams. Po přečtení knihy zvládnete nasadit a používat Teams pro každodenní agendu a převést do online prostředí běžné pracovní postupy a procesy. Je pamatováno i na správce, kteří v knize naleznou potřebné informace pro správu prostředí, a obsahuje také cenné tipy pro ostatní uživatele.

Upozornění

Aplikace Microsoft Teams se velmi rychle vyvíjí a dochází v ní k mnoha změnám. Stejně tak není ustálena terminologie a názvosloví. V této knize převážně používáme názvy a popisy vztahující se k desktopové verzi aplikace. Pokud pracujete v aplikaci webové nebo v mobilních aplikacích, mohou se některé pojmy lišit. Nicméně význam a kontext zůstávají stejné.

1Co je to Microsoft Teams aspráva uživatelů

Cílem první kapitoly je seznámit vás splatformou Microsoft Teams (dále jen Teams) acloudovou službou Microsoft 365, jejíž je součástí. Zjistíte, jak si Teams můžete pro svůj podnik, firmu, organizaci nebo školu pořídit.

Jako administrátoři systému se naučíte vgrafickém administračním rozhraní vytvářet, editovat aodstraňovat jednotlivě ihromadně uživatele. Seznámíte se se skupinami, do kterých se uživatelé mohou rozdělit, sjejich typy, vlastnostmi aurčením. Budete je umět spravovat.

Osvojíte si pojmy:

—tenant,

—Microsoft Teams,

—licence,

—licenční plán,

—uživatel,

—uživatelské jméno,

—multifaktorové ověřování,

—skupina uživatelů,

—resetování hesla.

1.1Centrální místo pro práci, komunikaci nebo výuku

Platforma Microsoft Teams transformuje způsob, jakým zaměstnanci, pracovníci, učitelé astudenti ve škole vzájemně komunikují. Podpora všech zaměstnanců, kteří se prakticky zapojují do online komunit, vytváří je asdílejí své zkušenosti, je účinným způsobem, jak budovat porozumění moderním informačním akomunikačním platformám. Představuje jednoticí prvek ve firemní, podnikové nebo školní komunikaci. Integruje nástroje balíku Microsoft 3651 do jednoho funkčního celku azpohledu uživatele zpřístupňuje rozmanité služby vjednom uživatelském rozhraní.

Každý zaměstnanec, pracovník, student nebo vyučující nalezne vjedné aplikaci možnost spolupracovat akomunikovat sostatními pomocí textových zpráv, účastnit se videokonferencí arealizovat hlasová volání. Uživatel vidí své uložené soubory, dokáže je sdílet avreálném čase je editovat skolegy, dokáže snadno vyhledat potřebné informace adata, relevantní pro práci.

Ve školách Teams představuje základní prostředek vedení distanční výuky nebo podpory žáků astudentů vběžné výuce. Pedagogům umožňuje řídit vzdělávací proces azpohledu vedení škol organizovat aplánovat chod vzdělávací organizace.

1.2Microsoft Teams ve vztahu kMicrosoft 365

Teams patří do rodiny aplikací Microsoft 365 pro firmy, podniky avzdělávací organizace. Microsoft 365 jsou cloudové služby společnosti Microsoft. Pokud si je pro vaši firmu, podnik nebo školu zřídíte, můžete využít celou řadu různých služeb online, ale vzávislosti na licenčním plánu iaplikací do vašeho lokálního počítače.

Základ tvoří tři stěžejní služby:

Elektronická pošta akalendáře – služba Exchange Online zabezpečuje provoz e-mailů. Jedná se o„poštovní server“, kde mají vaši uživatelé zřízeny e-mailové schránky okapacitě až 50 GB2, kam jim přicházejí elektronické dopisy aodkud mohou naopak své elektronické zprávy odesílat jiným uživatelům. Ve službě mají uživatelé také své kalendáře, amohou tak plánovat svůj čas aspolupracovat skolegy aklienty.

Online úložiště dokumentů – tuto funkcionalitu zajišťuje služba SharePoint Online. Uživatelé mohou ukládat své osobní soubory do online úložiště OneDrive svelikostí až 1TB2 nebo na společné úložiště, dostupné ostatním spolupracovníkům, ve službě SharePoint Online. Ve službě SharePoint Online lze tvořit itýmové webové stránky, určené interním zaměstnancům nebo členům organizace kprezentaci informací.

Komunikační nástroje – pomocí služby Teams lze psát krátké textové zprávy, vytvářet online virtuální schůzky, řídit ve škole výuku, spolupracovat na dokumentech vreálném čase nebo volat na mobilní či pevné telefonní linky3.

Avšak nechceme, aby to vypadalo tak, že Microsoft 365 má jen tři služby. Nabízí toho mnohem více3. Součástí balíku Microsoft 365 jsou iaplikace Microsoft 365 Apps (dříve Office), určené do lokálních počítačů uživatelů (tedy aplikace Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Má vsobě zabudované propracované nástroje pro dodržování předpisů apro bezpečnost uživatelů, koncových stanic či ochranu citlivých dat. Pomocí dalších aplikací aslužeb můžete vytvářet dotazníky, přidělovat úkoly, automatizovat procesy, plánovat ařídit běh firmy, zjišťovat, na čem pracují kolegové, vytvářet vlastní podnikové aplikace, budovat silné komunity pomocí podnikových sociálních sítí nebo vytvářet působivé online prezentace. Výčet není kompletní aani nemůže být. VMicrosoft 365 neustále přibývají další nové užitečné funkce aaplikace.

1.3Tenant

Pokud si do vaší firmy, organizace nebo školy pořídíte služby Microsoft 365, vytvoří se vdatových centrech společnosti Microsoft vlastní instance (kopie) cloudových služeb vyhrazená pro vás. Říká se tomu tenant.

Společnost Microsoft provozuje mnoho datových center po celém světě. Ta nejbližší pro zákazníky zČeské aSlovenské republiky jsou vHolandsku avIrsku. Při pořízení (zřízení) služeb Microsoft 365 se vjednom znich připraví právě váš vlastní tenant. Uzavřené prostředí systému Microsoft 365, do kterého můžete přistupovat jen vy avaši oprávnění uživatelé. Všechna data, obsažená vtenantu, jsou ve správě apod kontrolou zákazníka (tedy vás). Společnost Microsoft zajišťuje jen bezproblémový chod vaší služby, zálohování, případně provádí na vaše vyžádání technické zásahy4. Součástí tenantu jsou pak aplikace, služby, licence, uživatelé, skupiny uživatelů adata vaší organizace.

1.4Licencování alicence

Během zřizování služeb nebo při jejich používání, zejména vrolích správců, narazíte na pojmy licencování alicence. Nejnudnější téma, co známe, jenže bez něj to prostě nejde. Licencováním rozumějme pořízení správného licenčního plánu. Tím jsme vám to neusnadnili. Moderní aplikace, programy asoftwarové vybavení pracují dnes vcloudu (tedy vonline prostoru). Jen málokteré si instalujete přímo do počítače. Ato je důvod, proč se software již nekupuje vkrabičkách obsahujících datové nosiče, jak tomu bývalo, ale pronajímá se astahuje přímo ze sítě, internetu. Software tedy nevlastníte, ale pronajímáte si ho. Platíte za jeho využívání po dobu, kdy ho skutečně potřebujete. Ajedna výhoda nakonec: po dobu pronájmu softwaru máte vždy kdispozici jeho nejnovější verze.

Rozsah služeb nebo počet aplikací, které si potřebujete pořídit, se nazývá licenční plán. Znabízených plánů si zvolíte právě ten, který nejvíce pokrývá potřeby vaší firmy, organizace, podniku nebo školy avyhovuje ivašim finančním možnostem. Prostřednictvím dodavatele5 si pak zajistíte potřebné licence. Tomuto procesu říkáme zjednodušeně licencování.

Licencí pak rozumíme ono právo kužívání softwarového vybavení. Licence se pak přidělí jednotlivým uživatelům, atím vlastně určíte, jaké služby aaplikace bude moci konkrétní uživatel (zaměstnanec, člen organizace, žák nebo student) využívat. Licence jsou uživatelům jen propůjčovány. Nejsou snimi svázány nastálo. Když se změní role zaměstnance nebo odejde, licenci lze odebrat apřidělit někomu jinému. Licence se pořizují většinou na počet uživatelů vorganizaci, kteří potřebují využívat příslušné programové vybavení aslužby online.

Komunikační prostředí Teams je součástí hned několika licenčních plánů amůžete jej pořídit různými způsoby. Vnásledující tabulce získáte základní představu oexistujících licenčních plánech azároveň zjistíte, ve kterých je zahrnuto komunikační prostředí Microsoft Teams ave kterých ne.

Licenční pán

Microsoft Teams

Poznámka

Pro domácí uživatele

Windows 11

Pro domácí uživatele je primárně určena služba Skype, ve Windows 11 je služba Teams integrována do operačního systému aurčena pro komunikaci koncovým uživatelům6.

Microsoft 365 pro jednotlivce

Microsoft 365 pro rodiny

Pro firmy

Microsoft Teams Essentials

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Apps

Pro firmy apodniky

Microsoft Teams (zdarma)

Omezené funkcionality aplikace7, firma nebo instituce nesmí ještě využívat služby Office 365/Microsoft 365.

Pro podniky avelké organizace

Microsoft 365 E3

Microsoft 365 E5

Microsoft 365 F3

Pro školy

Office 365 A1 (zdarma)

Speciální funkce pro školy, jako jsou Zadání, Poznámkový blok předmětu, Známky adalší.

Office 365 A3

Office 365 A5

Microsoft 365 A1

Microsoft 365 A3

Microsoft 365 A5

Pro zdravotnictví, bankovní sektor, úřady aneziskové organizace

Vycházejí zlicenčních plánů určených pro podniky avelké organizace

Mohou obsahovat specifické funkcionality pro danou oblast, obdobně jako verze pro školy.

Vysvětlivky: omezené funkcionality alimity plně kdispozici

1.5Uživatelé askupiny

1.5.1Uživatelské jméno azabezpečení

Každý, kdo chce pracovat vsystému Microsoft 365, přistupovat do vašeho tenantu (viz kapitola 1.3 Tenant) apoužívat aplikace nebo komunikační prostředí Microsoft Teams, musí mít tzv. uživatelský účet. Uživatele budou uvás ve firmě představovat vaši zaměstnanci, ve škole zase učitelé, žáci nebo studenti. Každý oprávněný uživatel je vtenantu identifikován svým uživatelským jménem, které mu zřizuje firma nebo organizace (vlastník tenantu). Uživateli je přidělena role alicence. Může se stát členem nějaké skupiny (viz dále).

Uživatelské jméno – jednoznačný identifikátor uživatele vsystému, nejčastěji ve tvaru jméno.uživatele@doména (např. jaroslav.sindler@contoso.com). Vjednom systému nemohou existovat dva uživatelé se stejným uživatelským jménem.

Zabezpečení přístupu – základní ochranou uživatelského jména akontrolou oprávněnosti přístupu do tenantu je heslo. Kněmu se většinou připojuje další ověření identity uživatele. Hovoříme pak otzv. multi-faktorové autentifikaci (MFA). MFA je nejčastěji realizována pomocí aplikace vmobilním telefonu nebo zasláním SMS sjednorázovým kódem.

MFA je unově zřizovaných vtenantů implicitně zapnuta. Doporučuji toto nastavení pro vaše uživatele nevypínat. Jedinou výjimku tvoří asi uživatelé – žáci/studenti. Těm bych naopak doporučil MFA vypnout, abyste namísto výuky neřešili zapomenutý telefon či nedoručenou SMS.

Abychom mohli suživateli vrámci tenantu lépe pracovat (přidělovat jim licence, role, povolovat práci srůznými prostředky, omezovat přístup ke kritickým datům apod.), je vhodné rozdělit si uživatele do skupin, onichž se dočtete dále vtéto kapitole.

Existují tři činnosti, které se budou ve vztahu kuživatelům neustále opakovat:

1.zřízení uživatelského účtu,

2.obnovení zapomenutého hesla,

3.odstranění uživatele.

1.5.2Zřízení uživatelského účtu

Zřízení uživatelských účtů je zásadní pro další práci uživatelů vtenantu. Pokud nemají svůj uživatelský účet, nemohou pracovat saplikacemi aslužbami Microsoft 365, atedy ani komunikovat aspolupracovat vprostředíTeams. Přidat uživatele do tenantu lze hned několika způsoby:

—Vgrafickém administračním rozhraní Microsoft 365 Admin centrum.

—Vadministračním rozhraní Microsoft Azure ve službě Azure Active Directory.

—Vlokálním rozhraní doménového kontroléru (tedy vlokální Active Directory).

—Pomocí scriptů PowerShell.

Rozhodnutí, který zvolit, závisí na tom, kolik uživatelů potřebujete přidávat, ataké na tom, kde je primární místo suživatelskými identitami.

Přímá adresa pro vstup do Admin centra: https://admin.microsoft.com.

Přidávání uživatelů vgrafickém rozhraní (Admin centrum)

Pro přidání uživatelů přejděte vAdmin centru Microsoft 365 (dále jen Admin centru) vlevém menu na položku Uživatelé > Aktivní uživatelé.

Obrázek: 1.1: Sekce Aktivní uživatelé vAdmin centru Microsoft 365

Pomocí tlačítka můžete založit nový uživatelský účet jednomu uživateli. Spustí se vám průvodce, který vás provede celým procesem zřízení uživatelského účtu avyžádá si všechny povinné informace, nezbytné kidentifikaci apráci uživatele.

Obrázek 1.2: Průvodce pro vytvoření nového uživatele

Vprvním kroku průvodce vyplníte základní informace ouživateli:

Jméno apříjmení – sem zadáte skutečné jméno apříjmení uživatele. Podle těchto položek se pak uživatel vyhledává vadresáři ataké se podle položky jméno uživatele řadí abecedně ve výpisech uživatelů.

Zobrazované jméno – údaj, kterým se nahradí uživatelské jméno vseznamech uživatelů či při vyhledávání uživatele nebo se ukáže jako zástupný text za e-mailovou adresu, když uživatel někomu pošle např. e-mail).

Ve školním prostředí (ale nejen tam) bývá zvykem pracovat spíše spříjmením než křestním jménem. Pro řazení seznamu uživatelů podle příjmení zapište:

Šindler, Jaroslav

Uživatelské jméno – jednoznačný ajedinečný identifikátor osoby vtenantu. Použije se také jako primární e-mailová adresa uživatele.

Doména – to, co bude mít uživatel za znakem zavináč ve svém uživatelském jméně. Vrámci jednoho tenantu můžete mít přiřazeno iněkolik domén (např. usloučených podniků nebo škol). Implicitní doména bude vždy identifikátor_tenantu.onmicrosoft.com (např. mojelearniga.onmicrosoft.com).

Heslo – můžete zvolit pro uživatele přednastavené heslo. Dbejte na to, aby heslo nebylo příliš jednoduché.

Automaticky vytvořit heslo – pokud zaškrtnete tuto volbu, uživateli se vygeneruje heslo automaticky. Vy se jej dozvíte na konci vsouhrnu vytváření uživatele.

Vyžadovat, aby si uživatel změnil heslo… – je volba, která vyzve uživatele při prvním přihlášení do tenantu ke změně přednastaveného hesla za heslo, které si uživatel zvolí sám.

Po dokončení zaslat heslo na e-mail – jako administrátoři si můžete nechat zaslat nové vygenerované heslo na váš e-mail.

Políčko Zobrazované jméno lze využít např. pro doplnění jména uživatele onázev firmy nebo ofunkci, kterou osoba ve firmě zastává, např.:

Jaroslav Šindler (Learniga Pro s.r.o.)

nebo

Jaroslav Šindler (lektor)

Uškol se hodí označit si takto třeba žáky/studenty.

Jaroslav Šindler (žák)

Vdalším kroku přiřadíte uživateli licenci anastavíte časovou zónu:

Vyberte lokalitu – zde se nastaví místo, kde uživatel služby skutečně používá. Můžete mít zaměstnance, jenž pracuje pro vaši českou nebo slovenskou firmu, ale pracuje vzahraniční pobočce. Pak jeho místo používání bude odpovídat jeho výkonu práce.

Přiřadit uživateli licenci na produkt – zde vyberete příslušnou licenci na aplikace nebo služby, které chcete, aby měl uživatel kdispozici. Uživateli lze přiřadit jednu ivíce licencí. Některé znich jsou tzv. sdruženými licencemi, amají tedy vsobě zapouzdřené další licence na jednotlivé služby nebo programy.

Vytvořit uživatele bez licence – itaková možnost existuje ahodí se např. ktomu, abyste si nachystali budoucího uživatele, nebo vytváříte speciálního uživatele, který má přiřazenu např. roli správce uživatelů anepotřebuje cokoliv jiného vtenantu dělat.

Sekce Aplikace – zde lze vybrat konkrétní licence na aplikace nebo služby, které by měl mít uživatel kdispozici. Ve třetím kroku průvodce založení nového uživatele přiřadíte uživateli roli adoplníte další profilové informace.

Sekce Role – standardně je nově vytvářený uživatel bez administrátorských (správcovských) práv. Je tzv. běžným uživatelem. Pokud mu zde přidělíte jinou roli, může být globálním správcem, správcem uživatelských účtů nebo třeba správcem aplikace aprostředí Microsoft Teams.

Pokud vorganizaci zastáváte místo běžného pracovníka isprávce systému Microsoft 365, určitě mějte dva oddělené uživatelské účty – jeden pro běžnou práci ajeden speciálně pro administraci systému. Snížíte tím výrazně riziko zneužití vašich přihlašovacích údajů kovládnutí systému.

Sekce Profilové informace – dodatečné informace ouživateli.

Funkce – jakou funkci ve firmě nebo vorganizaci uživatel zastává.

Oddělení – vjakém oddělení uživatel pracuje nebo ve škole, do jaké chodí třídy.

Office – kde má umístěnu kancelář (např. budova, patro, pobočka).

Kontaktní informace – při vyhledání uživatele vadresáři tenantu získají ostatní uživatelů přístup ktěmto údajům amohou kontaktovat uživatele ijinak než e-mailem.

Položky vprofilu nelze přejmenovat, ale je možno do nich vyplnit, co potřebujete. Proto lze např. položku Kancelář (Office) vyplnit jiným vámi požadovaným údajem.

Poslední krok průvodce je shrnutím všech nastavení nově zakládaného uživatele. Apo potvrzení všech údajů bude vytvořen nový uživatel vsystému Microsoft 365. Na pozadí se tomuto uživateli zřídí všechny služby, ke kterým mu byla přidělena licence. To chvilku trvá. Přihlásí-li se uživatel příliš brzo od zřízení účtu, může se stát, že se uživatel nedostane ke všem službám aaplikacím. Dejte tomu chvíli času, než se vše zřídí. Vpřípadě služby Microsoft Teams její zřízení pro nového uživatele může trvat iněkolik hodin.

Obrázek 1.3: Souhrn nově vytvořeného uživatele

Po vytvoření nového uživatele můžete všechna nastavení (vyjma osobních údajů) uložit jako šablonu pro další nové uživatele. Pomocí šablon si můžete výrazně zkrátit čas potřebný na založení nového uživatele. Stačí mít šablonu pro různé role zaměstnanců, ve škole pak např. pro učitele nebo žáka.

Admin centrum je připraveno ina možnost přidávat více uživatelů naráz. Ktomu slouží tlačítko vAdmin centru > Uživatelé > Aktivní uživatelé.

Po stisknutí tlačítka se spustí průvodce pro hromadné přidání uživatelů. Importem CSV8 souboru spřipravenými uživateli lze zřídit maximálně 249 nových uživatelských účtů. Vzor CSV souboru naleznete také vprůvodci. Stačí jej vtabulkovém editoru (např. Excel) vyplnit daty ovašich uživatelích anásledně soubor importovat do průvodce, který data načte avdávce vytvoří nové uživatelské účty.

Průvodce hromadným přidáním uživatelů vás samozřejmě na podstatné chyby vCSV souboru upozorní. Je-li vše vpořádku, ve druhém kroku průvodce můžete hromadně uživatelům přidělit licence avybrat konkrétní aplikace, které mají mít kdispozici, apak už stačí jen několik chvil počkat, než se noví uživatelé vytvoří vsystému.

Obrázek 1.4: Import CSV souboru pro hromadné přidání uživatelů

Nezapomeňte si zkontrolovat, že hodnoty jsou od sebe odděleny vsouboru CSV opravdu čárkami ane středníky, jak to standardně je nastaveno vmístních nastaveních české nebo slovenské verze operačního systému Windows. Zjistíte-li, že místo čárek jsou vCSV souboru středníky, stačí soubor otevřít např. vPoznámkovém bloku apomocí funkce Hledat anahradit středníky zaměnit za čárky. Tím se vyvarujete chybového hlášení vprůvodci pro hromadný import nových uživatelů.

1.5.3Obnovení hesla

Někdy se stane, že uživatelé zapomenou své heslo. Existuje však snadná pomoc: obnovení neboli reset hesla. Přihlásíte se do Admin centra avsekci Uživatelé > Aktivní uživatelé přejděte vpravé horní části na políčko pro vyhledávání uživatelů. Vepište jméno, příjmení nebo uživatelské jméno zapomnětlivého uživatele.

Obrázek 1.5: Sekce Aktivní uživatelé vAdmin centru Microsoft 365

Obrázek 1.6: Pole pro hledání uživatele

Najedete-li myší na jméno uživatele, objeví se malá ikona klíče. Klikněte na ni azobrazí se vám dialogové okno pro změnu/vytvoření hesla pro uživatele.

Obrázek 1.7: Symbol klíče pro změnu hesla uživatele

Vokně pro reset hesla můžete heslo uživateli nastavit sami nebo zaškrtnutím položky Automaticky vytvořit heslo ho nechat vygenerovat systém. Pro vynucení změny hesla uživatele při jeho prvním použití aktivujte položku Vyžadovat, aby si uživatel změnil heslo při prvním přihlášení. Nové heslo pak uživateli nastavíte stiskem tlačítka Resetovat heslo vdolní části dialogového okna.

Obrázek 1.8: Změna uživatelského hesla

1.5.4Odstranění uživatele

Uživatele odstraníte tím, že vyberete aktivního uživatele, kterého chcete odstranit > tři tečky (menu Další možnosti) > Odstranit uživatele.

Obrázek 1.9: Odstranění uživatele

Ipo odstranění uživatele jej můžete do 30 dnů obnovit sveškerými daty ahistorií. VMicrosoft 365 Admin centru jděte do sekce Uživatelé > Odstranění uživatelé > vyberte uživatele, kterého potřebujete obnovit > klikněte na tlačítko Obnovit uživatele.

Obrázek 1.10: Obnovení uživatele

1.6Skupiny vMicrosoft 365, jejich typy aspráva

Skupiny jsou základním mechanismem vprostředí Microsoft 365, který umožňuje vzájemnou spolupráci uživatelů, řízení oprávnění azasílání upozornění. Vlastně tým vprostředí Teams není ničím jiným než skupinou. Každá skupina má vlastníka (nebo vlastníky), členy ahosty. Členství ve skupině může být:

Statické – přiřazené administrátorem nebo vlastníkem skupiny.

Dynamické9 – vznikající na základě předem určených kritérií.

Skupiny dělíme podle jejich účelu do několika typů. Různost typů vychází zhistorického kontextu avývoje jednotlivých služeb, znichž se Microsoft 365 skládá, ataké zpotřeb, které naplňují různé typy skupin. Vprostředí Microsoft 365 naleznete skupiny:

Microsoft 365 – je základním typem skupiny, který se vprostředí využívá hlavně pro spolupráci uživatelů. Skupina poskytuje svým členům pracovní prostor, sdílené úložiště, možnost zasílání zpráv (komunikace vTeams), hromadný e-mail, týmový kalendář, videotéku služby Stream aplány vaplikaci Planner. Členové skupiny mohou komunikovat vzájemně mezi sebou nebo sexterními uživateli, kteří jsou ve skupině jako hosté. Skupina umožňuje dynamické členství.

Když vytváříte skupinu uživatelů představující pracovníky konkrétního oddělení nebo například skupinu žáků konkrétní třídy, použijte skupinu Microsoft 365.

Distribuční – když potřebujete vorganizaci nebo ve škole snadno šířit informace, využijete ktomu distribuční skupinu. Ta sdružuje e-mailové kontakty uživatelů. Když tedy chcete rozeslat newsletter nebo oběžník, zadáte vpolíčku Komu: nového e-mailu právě distribuční skupinu (třeba Pracovníci pobočky Most, třída 6.B, sborovna). Zaslaný e-mail distribuční skupině se přepošle.

Sdílené e-mailové schránky – na rozdíl od distribuční skupiny se jedná oe-mailovou schránku, ke které má přístup více uživatelů. Jste-li členem této skupiny, můžete sdílenou schránku vybírat stejně, jako by byla vaše vlastní. Dokonce ji uvidíte jako samostatnou schránku, když si přidáte svůj e-mail do aplikace Outlook.

Obecná e-mailová adresa info@learniga.cz je právě sdílená schránka. Usdílené schránky můžete přesně určit, kdo zuživatelů bude mít přístup ktomuto e-mailu.

Správa skupin vMicrosoft 365 Admin centru

Obrázek 1.11: Správa skupin vAdmin centru