Start

Carson Tate

WORK SIMPLY

Copyright © 2015 by Carson Tate

Translation © 2015 by Elena Diamantová

Cover design © 2015 by Marek Novák

Slovak edition © 2015 by Ikar

ISBN 978-80-551-4436-8

Venujem Andrewovi a EC

Zjednodušte si prácu

Úvod 
Ako sa orientovať v knihe

Dúfam, že táto kniha vám poslúži ako pomôcka na zlepšenie života a nájdete v nej návod, ako zvýšiť vlastnú výkonnosť, kreativitu a byť šťastnejší.

Súčasťou knihy je prehľad kapitol, akási orientačná mapka, pomocou ktorej získate prehľad o obsahu jednotlivých kapitol, aby ste si mohli sami určiť, v akom slede ich budete čítať. Jednotlivé hniezda sú pospájané tak, že na prvý pohľad je zrejmé, ako myšlienky jednotlivých kapitol spolu súvisia.

Možno vás hneď osloví konkrétna kapitola tým, ako úzko súvisí s výzvami, s ktorými máte do činenia v každodennom živote a v práci. Pokojne preskakujte jednotlivé kapitoly podľa toho, ako vám to diktujú vaše potreby a záujmy. Napriek tomu by som vám odporúčala, aby ste najskôr začali čítať prvú kapitolu Nepracujte viac, ale účelnejšie, potom druhú kapitolu Pripravte sa pracovať rozumnejšie a tretiu kapitolu Aký je váš štýl výkonnosti?, aby ste odhalili základné príčiny vášho stresu a identifikovali svoj štýl výkonnosti. Naň sa odvolávam v celej knihe a na jeho základe si môžete vypracovať vlastnú cestu k výkonnosti.

Prológ 
Hektické Vianoce

Bol 26. december 2011, teda Druhý sviatok vianočný. Zároveň to bolo desať dní po prvých narodeninách mojej milovanej dcérky EC. Bola som veľmi ustatá. Isteže, pre matku bábätka to je normálne, najmä ak ide o najvyťaženejšie dni roka a ak navyše musí nachystať výnimočnú narodeninovú oslavu. Napriek tomu som sa nestačila čudovať, ako je možné, že sedím na dlážke, celé telo ma bolí a neviem, či budem schopná vstať.

S Andrewom sme po svadbe dlho čakali, kým sme sa rozhodli založiť si rodinu – až jedenásť rokov. A keď som otehotnela, bola to pre nás ďalšia výzva, lebo obaja sme boli pracovne veľmi vyťažení. Mali sme dobre zavedenú prácu, veľa ozajstných priateľov a angažovali sme sa aj spoločensky. Ja som úspešne podnikala, ale uvažovala som, že s tým skončím, založím si konzultantskú prax a zároveň si doplním magisterské štúdium. Bolo to niekedy veľmi hektické – pracovala som v lietadle, musela som stíhať domáce práce a schôdzky s klientmi, často sme si s manželom želali dobrú noc telefonicky, lebo každý bol na inom konci krajiny. Andrew i ja sme milovali takýto život a obaja sme ho chceli zachovať bez ohľadu na bábätko.

Keď sa potvrdilo, že som tehotná, hneď som sa rozhodla, že nič v mojom živote sa nezmení. V nasledujúcich mesiacoch som toto rozhodnutie dodržala. Ani trochu som nespomalila zo svojho životného tempa. Naďalej som tvrdo pracovala, študovala, venovala sa rodine, nezanedbávala som ani spoločenské aktivity. Dokonca som cvičila ako dovtedy vrátane behu, a to aj po treťom mesiaci tehotenstva.

Dcérka EC sa narodila 16. decembra a všetci traja sme si užili sviatky v rodinnom kruhu v našom dome v Charlotte v Severnej Karolíne. Koncom januára som pokračovala v magisterskom štúdiu a letela som do Phoenixu, aby som sa niekoľko dní venovala svojim klientom. Po narodení EC som zostala doma necelých šesť týždňov. Povedala som si: „Keď sa nebudem usilovať, aby moje podnikanie bolo úspešné, kto iný to má teda urobiť?“

V tomto vysokom pracovnom tempe som pokračovala po celý prvý rok života EC. Dokončila som magisterskú prácu, pracovala som s klientmi v celej krajine a neúprosne som sa snažila vybudovať si konzultantskú agentúru. Samozrejme, musela som si zvykať aj na úlohu matky, a keď mi to môj bláznivý pracovný program dovolil, tešila som sa na čas strávený s dcérkou. Našťastie ma môj manžel veľmi podporoval a maximálne odbremeňoval, napriek tomu to bolo únavné. Mnoho nocí som spala len štyri či päť hodín namiesto sedem alebo osem. Večer pri rozhovoroch v spoločnosti som sa často usmievala na priateľov alebo kolegov, ale v skutočnosti som nevnímala, čo hovoria (súviselo to s pásmovou chorobou po dlhom lete).

Keď sa znovu blížil december, už mi dochádzal dych. Som presvedčená, že rodina, priatelia a najmä Andrew sa čudovali, keď som uvažovala o tom, že trochu pribrzdím. V hlave som však mala jasný plán: „Nemôžem teraz prestať! Musím prichystať narodeninovú slávnosť pre dcérku a blížia sa vianočné sviatky. Musím obhájiť dizertáciu a pohostiť klientov i zamestnancov.“

Z času na čas som si však musela priznať, že sa začali objavovať trhliny. Spomínam si, ako na mňa Andrew v jeden decembrový deň ustarostene pozeral, keď som náhlivo prestierala stôl, lebo sme čakali na večeru hostí. „Vieš, tieto sviatky si na pár vecí zabudla,“ povedal napokon láskavo. „Si v poriadku?“

Bola som šokovaná. Pamätám sa, čo som si vtedy pomyslela. „Tvrdí, že som na pár vecí zabudla! Je to možné? Zvyčajne na nič nezabúdam! To predsa nie som ja!“ Napokon som však musela pripustiť, že manžel má pravdu. Zabudla som poslať darček jeho starej mame do Kentucky. Zabudla som zavolať našej obľúbenej cateringovej firme a objednať večierok pre Andrewov podnik – spomenula som si na to len dva dni pred termínom, keď mali najviac práce. Dokonca som zmeškala telefonickú konferenciu s dôležitým klientom. Toto všetko mi vírilo v hlave, keď som sa na Andrewa upokojujúco usmiala, dokončila som prestieranie stola a ponáhľala sa vybaviť všetko, čo som v ten deň mala stihnúť.

Pritom som však uvažovala, čo všetko mi ušlo. A ak si to všimol Andrew, kto ešte? Vari som naozaj stratila kontrolu nad vecami? Nemala som však čas zaoberať sa týmito otázkami. Pokračovala som v práci na plný plyn, azda dokonca ešte trochu rýchlejšie.

Takto som pokračovala aj počas vianočných sviatkov, až som 26. decembra hlavou narazila do múra svojho takzvaného života. Bolo to vo chvíli, keď som sedela v obývačke na dlážke, pozerala na blikotajúce svetielka na jedličke, nevšímala si hlasy EC a Andrewa z niektorej izby nášho domu a cítila som sa vyčerpaná ako nikdy predtým.

Nebola to len telesná únava a nedostatok spánku. Bola to duševná únava. Dosiahla som, čo som si zaumienila: pokračovala som v bohatom, náročnom živote a zároveň som bola matkou. Dokázala som, že to zvládnem, a to mi prinášalo uspokojenie. Bola som presvedčená, že úspešná žena musí byť šikovná, výkonná, profesionálne perfektná, skvelá matka typu Mary Poppinsovej, milujúca manželka, obľúbená v spoločnosti, ktorá navyše musí vyvolávať dojem, že toto všetko robí bez úsilia, pokojne, bezchybne. Roky som sa snažila dosiahnuť úroveň takejto superženy a minulý rok sa mi to v určitom zmysle podarilo.

V ten 26. december som si však uvedomila, že som vlastne nežila.

Nešlo iba o to, že som bola ustatá. Unavovala ma všetka tá práca aj úsilie dosiahnuť klamlivú vidinu úspechu. Spomenula som si na dcérkine prvé narodeniny pred desiatimi dňami. Ako som tam sedela na dlážke, mala som pred sebou obraz, ako EC sfúkla sviečku na obrovskej narodeninovej torte. Bol to jeden zo zradných prejavov viny pracujúcej matky.

„Nie je to úžasné?“ pomyslela som si. „Mám ročnú dcérku!“ A zrazu som si uvedomila, že si z jej prvého roku života nepamätám jediný dôležitý detail či udalosť. EC bola predsa v mojom živote najdôležitejšou bytosťou – a ja som žila tak, že som s ňou takmer neprichádzala do styku.

V mysli sa mi vynorila ďalšia spomienka. Nedávno som sa rozprávala so svojou najlepšou kamarátkou, ktorej syn mal práve desať rokov. „Už bude s nami doma len osem rokov,“ vzdychla si, „už len osem rokov.“ A ja som prepásla prvý rok života mojej drahej dcérky. Čo ak sa ani nespamätám, a zrazu budeme oslavovať dcérine desiate narodeniny, prekvapení, ako ten čas preletel?

V tej chvíli sa pre mňa všetko zmenilo. Uvedomila som si, že musím svoj život prehodnotiť. Že si musím povedať, kto som a kým chcem byť.

Posledný rok som ako bláznivá lietala krížom-krážom po krajine, aby som si vybudovala podnikanie. A ako som ho nazvala? Keď som o tom uvažovala, nevedela som, či sa mám smiať alebo plakať. Moja spoločnosť sa volá Zjednodušte si prácu. Učím ľudí, ako pracovať zmysluplnejšie, učím ich naplánovať si prácu tak, aby s menším úsilím dosiahli viac.

Irónia osudu? Máte pravdu. Zároveň to je typické. Istá múdra žena mi raz povedala: „Učíme to, čo sa sami potrebujeme naučiť.“ Zrazu som pochopila, aké je to pravdivé. V tej chvíli som si uvedomila, že sa musím učiť spolu so svojimi klientmi.

Som veľmi vďačná za to, že keď som sa vtedy po Vianociach prebudila, pozrela sa na svoju krásnu dcérku a skvelého manžela, povedala som si, že moja zaneprázdnenosť mi škodí. Že mi škodí aj moja idealizovaná predstava o úspechu. Zaplatila som za to privysokú cenu a viac som ju nechcela platiť.

Uvedomila som si, že „zjednodušiť si prácu“, ako som sa to snažila sprostredkovať svojim klientom, neznamená len pohotovosť, dobrú organizáciu a výkonnosť. Neznamená to len výkonne pracovať, ale znovu získať zmysel života.

V nasledujúcich týždňoch som urobila viacero dôležitých zmien vo svojom osobnom aj pracovnom živote. Neskôr sa v knihe dočítate, ako tieto zmeny zásadne obohatili môj život aj vzťahy s kolegami, klientmi, rodinou a priateľmi. Teraz je pre mňa práca dôležitejšia ako kedykoľvek predtým, lebo je to moja misia. Mojím cieľom je zmeniť spôsob, akým pracujeme, a podporiť jednotlivcov, tímy či organizácie v tom, aby nepracovali viac, ale účelnejšie. Túto misiu ponúkam svojim klientom.

Ak ste sa niekedy ocitli v podobnej zúfalej situácii ako ja v ten 26. december, dúfam, že si prečítate nasledujúce strany knihy…

1 
Nepracujte viac, ale účelnejšie

Dnes som strávila deväť hodín na poradách. V mojom e-mailovom priečinku je dvadsaťpäťtisíc správ. Od tretej popoludní som nemala čas ísť na toaletu. Keď som prišla domov, dcéra šmarila môj iPhone do kúta a povedala mi, že jej ide na nervy, keď stále telefonujem. Trvá mi dlhé hodiny, kým v noci zaspím, lebo neviem vypnúť. Nepamätám si, kedy som naposledy robila niečo, z čoho som mala radosť. Všetko mi prerastá cez hlavu, som vystresovaná a unavená. Život sa mi vymkol spod kontroly.

Znie vám to povedome? Život v dvadsiatom prvom storočí je rušný. Máme prístup k nebývalému množstvu informácií. Sme navzájom spojení dvadsaťštyri hodín denne, sedem dní v týždni. Technológie zmazali hranice medzi profesionálnym a súkromným životom. Sme schopní robiť viac, a tak robíme viac.

Štatistiky potvrdzujú túto skutočnosť. Približne tretina Američanov, ktorí pracujú na plný úväzok, tvrdí, že pracujú viac ako päťdesiat hodín týždenne. Podľa údajov Národného spánkového ústavu matky, ktoré pracujú na plný úväzok a majú školopovinné deti, uvádzajú, že cez pracovné dni spia menej ako šesť hodín. V príručke Johna de Graafa Take Back Your Time (Vezmite si späť svoj čas) sa uvádza, že ak obaja partneri pracujú, nájdu si v priemere len dvanásť minút denne, aby sa porozprávali.¹

Táto epidémia zaneprázdnenosti súvisí s narastajúcou vierou v manažment času. Nahovárame si, že keby sme boli schopní lepšie využívať rozličné prestoje (čítať e-maily vo výťahu, na červenej, v rade na kávu) alebo robiť viacero činností naraz (vybaviť telefonickú konferenciu a zároveň ísť so psom na prechádzku a ešte skočiť do čistiarne), neboli by sme takí zaneprázdnení a získali by sme viac času. Krutou realitou však je, že nám práce neubudne. Nároky, ktoré na nás kladú v zamestnaní, priatelia aj verejnosť, sa nezmenšia, naopak, môžu sa zvýšiť. Tým, že pracujeme čoraz usilovnejšie, vynakladáme čoraz viac energie a hodín na vopred prehraný boj. Niečo treba zmeniť.

Ak ste sa rozhodli prečítať si túto knihu, zrejme sa vám nepodarilo vyriešiť svoje problémy s pracovnou vyťaženosťou. Cítite sa preto frustrovaní. Alebo, čo je ešte horšie, máte pocit, že ste zlyhali. Prečo musíte stále niečo odkladať? Prečo sa vám nedarí urobiť viac? Prečo nemáte pod kontrolou svoj e-mailový priečinok?

Pravdou je, že problém nie je vo vás, ale v tom, ako sa snažíte zdolať svoju zaneprázdnenosť.

MÝTUS O MANAŽMENTE ČASU

Keď som po ukončení štúdia nastúpila do prvého zamestnania, absolvovala som vnútropodnikové školenie týkajúce sa časového manažmentu. Všetci zamestnanci absolvovali toto školenie, ktoré vypracovala svetoznáma spoločnosť zameraná na stratégie manažmentu času. Hneď v prvý deň nám lektor rozdal plánovač a prikázal nám, aby sme ho použili na rozvrhnutie svojich úloh. Mali sme si určiť, ktoré úlohy sú prioritné, označiť ich číslicami a písmenami, zapisovať ich vľavo na stránke plánovača, pri dátume, keď majú byť jednotlivé úlohy splnené. Keď sme niektorú z nich nestihli do príslušného dátumu, mali sme úlohu presunúť na nasledujúci deň, znovu na ľavú stranu.

Zodpovedne som navštevovala školenie a používala plánovač, ako nám kázali. Ale časom som si uvedomila, že moja výkonnosť sa očividne nezlepšuje. Zdalo sa mi, že vyplňovaním plánovača len zbytočne strácam čas. A nemyslela som si to len ja. Všimla som si, že mnohí kolegovia zápasia s týmto systémom. Do nášho života sa rýchlo vracala zaneprázdnenosť, stres a pocit preťaženosti.

Čo sa stalo? Boli sme predsa vyzbrojení populárnym systémom manažovania času, tak prečo sa z nás nestali výkonní, efektívni zamestnanci, ktorých životy by boli vyvážené a účelné?

Príčina je jednoduchá: školenia o manažmente času nefungujú. Takéto školenie vás naučí, ako si naplánovať a kontrolovať čas vynaložený na určitú úlohu alebo činnosť, napríklad „pred poradou s manažérom si vyhradiť určitý čas na prípravu štvrťročnej správy o obrate „. Súvisí to s neopodstatneným presvedčením, že zlé rozvrhnutie času znižuje výkon. Takýto jednorozmerný prístup však nezodpovedá súčasnému spôsobu práce, ktorá je mnohostranná, rýchla a neprestajne sa mení. Napríklad v mnohých firmách sú spoločné ciele špecifikované len všeobecne. Keď som pracovala pre istú nemocničnú nadáciu, jedným zo spoločných cieľov bolo, aby sa táto nemocnica stala hlavným poskytovateľom starostlivosti o pacientov so srdcovými ochoreniami v regióne. Pracovala som vo vývoji a nebola som priamo či nepriamo zodpovedná za poskytovanie lekárskej starostlivosti. Ako som si teda organizovala čas, aby som podporila cieľ spoločnosti? Zamerala som sa na zamestnancov, ktorým som predkladala a rozširovala cieľ nášho ročného fondu, čo predstavoval príspevok k prevádzkovému rozpočtu nemocnice. Úlohou zamestnanca je stanoviť si individuálne ciele vzhľadom na širšie organizačné zámery. Množstvo nárokov, ktoré na vás kladú, si vyžaduje, že nielen zvýšite úsilie, ale čo je dôležitejšie, že si vhodne rozvrhnete prácu – inak zvýšené úsilie neprinesie konkrétne výsledky.

Školenie časového manažmentu vás nenaučí pracovať produktívnejšie. To vysvetľuje, prečo takéto školenia nemajú priamy vplyv na výkonnosť.²

Ak hľadáte priamy dôkaz, poobzerajte sa okolo seba. Koľkí ľudia vo vašom podniku, vo vašom susedstve alebo v telocvični rozprávajú o tom, že sa snažia lepšie si organizovať čas, a potom zúfalo vypínajú smartfón a vrhajú sa na ďalšiu úlohu alebo sa náhlia na ďalšiu poradu, lebo nestíhajú?

Ako lektorka a konzultantka zvyšovania výkonnosti som často videla, že školenia o manažmente času bývajú neúčinné. Andi sa rozhodla mať dieťa (syna Jonaha) pomerne neskoro, keď už pracovala ako manažérka najväčšej regionálnej pobočky jednej zo štyroch špičkových konzultantských firiem severovýchodného regiónu Spojených štátov amerických.* Po jeho narodení začala strácať kontrolu nad svojím životom. V minulosti pracovala dlho do noci, často aj celé víkendy, aby stihla prácu. S dieťaťom, o ktoré sa musela starať, to už nebolo možné. Zrazu sa jej zdalo, že na ňu dolieha neznesiteľne ťažké bremeno, a ako perfekcionistka, ktorá vždy dosahovala v práci maximum, mala dojem, že zlyhala, lebo sa jej nedarilo plniť profesionálne a súkromné povinnosti. Nepamätala sa, kedy si naposledy bola zabehať, jej e-mailová schránka bola preplnená, takmer so všetkými správami meškala a cítila sa preťažená. Odpovedala na e-maily s dieťaťom na kolenách a večer vyčerpaná klesla do postele.

Andi sa, prirodzene, zo všetkých síl usilovala, aby svoje problémy zvládla. Skôr ako ma zavolala, či by som jej nepomohla, zohnala si štyri knihy týkajúce sa manažmentu času a zúčastnila sa na on-line seminári. Spísala si podrobný zoznam úloh, očíslovala ich podľa priority a rozdelila si kalendár na pätnásťminútové úseky, aby mala prehľad o vykonanej práci. Keď mala preplnený kalendár a trávila viac času spisovaním úloh, ktoré treba splniť, než samotnou prácou, uvedomila si, že jej skutočným problémom nie je zadelenie času. Chcela zásadne zmeniť spôsob uvažovania o práci, štruktúru pracovných dní aj to, ako sa starať o seba a svoju rodinu. Rozhodla sa, že všetko sa musí zmeniť – a rýchlo.

Andi zistila, že problém so zadelením času súvisí s tým, že akákoľvek zmena funguje len obmedzene. Hoci si rozdelila pracovné dni v diári na pätnásťminútové úseky, stihla za ten čas urobiť len málo a nebola schopná plniť požiadavky svojho tímu. Andin seminár o manažmente času jej neposkytol potrebné poznatky o širšom kontexte práce ani celkovú stratégiu výkonnosti. Potrebovala stratégiu výkonnosti, pri ktorej by si vedela určiť priority pracovných povinností, naplánovať si postupy, ako dosiahnuť pracovné ciele a ako si rozvrhnúť čas a úsilie na zvýšenie pracovného výkonu. Andin seminár bol, naopak, zameraný na zvýšenie vnímania kontroly času a na zvyšovanie času potrebného na jednotlivé aktivity. Manažment času ponúka všeobecné riešenie veľmi komplexného problému, ktorý má pre každého človeka iný rozmer.

Andi zistila, že zadelenie času neovplyvňuje výkonnosť, keďže ju skôr ovplyvňujú pracovné stratégie. Prestala robiť odhady, ako dlho jej trvá vypracovanie jednotlivých správ. Namiesto toho si presne naplánovala prácu a zvládla ju. Ujasnila si, ako najlepšie prispeje k dobrým výsledkom spoločnosti, a dobre si premyslela, či prijme alebo odmietne nejakú úlohu. Takisto si uvedomila, aké dôležité je venovať sa sebe. Opäť začala behať, aby odbúrala stres a mala možnosť o všetkom v pokoji porozmýšľať.

INDIVIDUALIZUJTE SVOJU VÝKONNOSŤ

Andi zistila, že najlepšie sa jej pracovalo, keď mala veľa položiek, ktoré musela vypracovať za krátky čas. Podnecovalo ju uspokojenie, ktoré pociťovala pri rýchlo a presne vykonanej práci, a zvyšovalo to jej pozornosť. Jej analytickému, logickému mysleniu lepšie vyhovovala práca s podrobnými faktami a údajmi a uvedomila si, že ju brzdí, keď za ňou priami podriadení prichádzajú s nejasnými otázkami. Nielenže ju to frustrovalo, ale zároveň ju to okrádalo o čas a energiu. Andi vedela, že má analytické a logické schopnosti založené na faktoch, ale až po dlhších úvahách si uvedomila, že jej štýl práce jednoznačne súvisí s jej spôsobom myslenia.

Vaša stratégia práce predstavuje váš prístup k plánovaniu a vymedzeniu úsilia na ciele, aktivity a časové úseky.³ Tento prístup je zvyčajne neuvedomený a nesystematický, nie je zámerný či racionálny. Napriek tomu možno vypozorovať vzorce, ktoré zvyčajne vyplynú z vášho individuálneho kognitívneho štýlu – zo zvyčajnej schémy alebo uprednostňovaného spôsobu prijímania, spracúvania a manažmentu informácií týkajúcich sa vášho konania.⁴ Keďže každý človek má osobitný kognitívny štýl, potrebujete aj špeciálny súbor pracovných stratégií. Práve individualizácia prispôsobí tieto stratégie našim osobným silným stránkam, preferenciám, potrebám a schopnostiam, čo nám umožňuje pracovať účelne a efektívne.

Nemôžete napredovať v podnikaní, keď sa rozhodnete pre všeobecný manažment času. Najnovšie aplikácie, rady na priorizáciu alebo stratégie vybavovania e-mailov nebudú fungovať, ak nie sú prispôsobené konkrétne vám, vášmu spôsobu myslenia a spracúvania informácií. Naopak, spôsobuje to ešte viac frustrácie, neefektívnosť a neúčinnosť.

Brigham je majiteľ a šéf veľkej eventovej spoločnosti. Pred niekoľkými rokmi ju získal od jej zakladateľa a stále ju rozširuje. Pred niekoľkými mesiacmi mi Brigham zavolal a povedal mi, že má problémy s tým, ako spojiť narastajúce nároky svojej vysokej riadiacej funkcie s úlohami vedúceho tímu. V jednom kuse trávil čas na poradách, mal málo času na premýšľanie a nepamätal si, kedy mu naposledy zišla na um nejaká kreatívna myšlienka.

Keď mi Brigham zavolal, práve začal používať novú pracovnú aplikáciu v nádeji, že sa mu podarí prekonať pocit preťaženosti. Opýtala som sa ho: „Čo vás podnietilo zmeniť systém zadeľovania úloh?“

„Poradil mi to generálny riaditeľ môjho najväčšieho klienta. Tak som si pomyslel, že by to malo fungovať.“

„A funguje to?“ opýtala som sa.

„Nie,“ odvetil. „Teraz som ešte viac preťažený a znechutený ako kedykoľvek predtým.“

Keď som skúmala jeho problém, pochopila som, že spomínaná aplikácia je lineárny, analytický program, ktorý je v rozpore s Brighamovým širokospektrálnym, holistickým, syntetickým spôsobom myslenia. Je prirodzené, že to uňho nefungovalo. Brigham si obliekol o tri čísla menšie tričko, hoci potreboval vlastné individuálne riešenie.

Brigham nainštaloval do zasadačky spoločnosti dve veľké tabule a zo svojho iPhonu vymazal zoznam úloh. Teraz vždy v prvý pracovný deň zájde do zasadačky a na oboch tabuliach si vytvorí mapu úloh na celý týždeň. Zachytí na nich nové nápady a cez týždeň sa k nim často vracia, aby zistil, čo musí zmeniť, aby to zodpovedalo každodenným potrebám a výzvam podniku. Keď si nevie rady alebo sa cíti preťažený, tiež ide do zasadačky, vezme si fixku a zapisuje si nápady.

PREČO JE DOBRÉ PREČÍTAŤ SI TÚTO KNIHU?

Symptóm zaneprázdnenosti predstavuje priam epidémiu, väčšina ľudí ho dobre pozná, ale často nám uniká, akú cenu platí jednotlivec aj celá spoločnosť za to, že akceptujeme spôsob života, ktorý nás oberá o najvzácnejšie zdroje – o čas, slobodu a o zmysel. Odmietla som sa zmieriť so stratou týchto zdrojov. A čo vy?

Ak ste unavení, frustrovaní a zúfalo hľadáte riešenie, ako sa zbaviť stresu a chaosu vo svojom živote, vybrali ste si správne. Kniha Zjednodušte si prácu vám krok za krokom ukáže, ako individualizovať svoj systém využitím toho, čo je pre vás osobité a zodpovedá vášmu spôsobu myslenia. Nájdete v nej vyskúšané postupy a nástroje prispôsobené vášmu spôsobu myslenia. Naučíte sa efektívne pracovať s druhými tak, aby ste prácu urobili dobre. V konečnom dôsledku si nájdete systém práce, ktorý vám vo všetkých smeroch vyhovuje.

Moji klienti tiež hľadali riešenie v tejto oblasti a aj ho našli. Venujú sa zmysluplnej, účelnej práci a docieľujú vysokokvalitné výsledky. Darí sa im zvyšovať obrat firmy, iniciujú zásadné zmeny, vytvárajú nové, inovatívne podnikanie a výrobky a za rok dvakrát zväčšili svoje firmy. Zároveň žijú naplno: navštevujú tanečné krúžky, venujú sa činnosti v neziskových organizáciách, stretávajú sa s priateľmi a majú čas i na čítanie. Venujú sa kolegom, deťom a kamarátom.

Ako je to možné? Individualizovali svoju výkonnosť, vytvorili si individuálny štýl výkonnosti (viac o tom v tretej kapitole), dodržiavajú jednoduché, no účinné postupy opísané v tejto knihe a využívajú svoje silné stránky. Výsledkom je, že si zjednodušili prácu a žijú naplno.

Je načase upustiť od tradičného spôsobu vyrovnávania sa so zaneprázdnenosťou prostredníctvom manažmentu času. Namiesto toho využívajte individuálny kognitívny štýl na sprostredkúvanie a odovzdávanie svojich rozhodnutí týkajúcich sa plánovania a vykonávania každodennej práce. Je načase, aby ste si vytvorili vlastný štýl práce.

Kým však prejdeme k individualizácii vašej výkonnosti, musíte sa pripraviť na úspech. V nasledujúcej kapitole preskúmame niektoré kľúčové body, ktoré vám stoja v ceste.

*/ V knihe uvádzam príbehy klientov a známych dokladajúce myšlienky a princípy, ktoré budeme skúmať. V záujme zachovania súkromia sú ich mená a iné identifikačné znaky zmenené.

1. John de Graaf, ed., Take Back Your Time: Fighting Overwork and Time Poverty in Amerika (Berrett-Koehler, San Francisco 2003).

2. W. Van Eerde, „Procrastination at Work and Time Management training,“ Journal of Psychology 137 (2003): 421 – 434; B. J. C. Claessens, „Perceived Control of Time: Time Management and Personal Effectivness at Work“ (nepublikovaná dizertácia, Technische University Eindhoven, Holandsko); T. H. Macan, „Time Management: Test of a Process Model,“ Journal of Applied Psychology 79 (1994): 381 – 391; G. Slaven a P. Totterdall, „Time Management Training: Does It Transfer to the Workplace?“ Journal of Managerial Psychology 8 (1993): 20 – 28; C. Orpen, „The Effect of Time Management Training on Employee Attitudes and Bahavior: A Field Experiment,“ Journal of Psychology 128 (1994): 393 – 396.

3. A. M. Tripoli, „Planning and Allocating: Strategies for Managing Priorities in Complex Jobs,“ European Journal of Work and Organizational Psychology 7 (1998): 455 – 476.

4. E. Cools a H. Van den Broeck, „Development and Validation of the Cognitive Style Indicator,“ Journal of Psychology 141, č. 4 (2007): 359 – 387.

2 
Pripravte sa pracovať
rozumnejšie

Bol koniec augusta, týždeň pred oficiálnym začiatkom prvého ročníka na Washingtonskej a Leeovej univerzite. Rodičia ma vysadili pred telocvičňou, kde som mala začať trénovať cezpoľný beh s univerzitným tímom.

Keď som vliezla do mikrobusu a pozdravila sa s kolegyňami – mnohé z nich boli špičkové športovkyne –, zrazu ma prvý raz premkol strach. Čo tu hľadám? S týmito ženami nemám šancu! Ako som si mohla myslieť, že s nimi môžem súťažiť? Bola som presvedčená, že som sa poriadne sekla.

Neskôr, keď som si zaväzovala tenisky a pripravovala sa na prvý beh, niečo som si na kolegyniach všimla. Všetky sa na beh pripravovali. Niektoré robili strečing, iné sedeli na zemi a počúvali hudbu, ďalšie poskakovali, robili drepy a behali na mieste. Potom pri prvých pretekoch som videla, že dievčatá tieto praktiky pred štartom ešte zintenzívnili.

Moje kolegyne pochopili, aké dôležité je dobre sa pripraviť. Zaužívané cviky využívali ako prípravu na ťažkú prácu, ktorá nasledovala, a pomáhali im sústrediť sa na daný okamih. Počas prvého roku na univerzite som sa to aj ja naučila od skúsených kolegýň a pokračujem v tom dodnes.

Preto som presvedčená, že aj vy sa musíte pripraviť, skôr ako začneme s individualizáciou vašej výkonnosti.

PREKÁŽKY NACESTE KÚSPECHU

Skôr ako sa vydáte nacestu, je dôležité identifikovať dve hlavné prekážky, ktoré sa vám môžu postaviť docesty. Táto analýza vám pomôže vytvoriť si postupy, ako sa postaviť zoči-voči prekážke, ak hrozí, že vás zabrzdí alebo vám prekazí úspech.

PREKÁŽKA Č. 1: LOKALIZÁCIA KONTROLY

Ak pristupujete kvýkonnosti zosobného hľadiska, znamená to, že riešenie neorganizovanosti achaosu ohrozujúce vašu každodennú výkonnosť sa začína aj končí uvás.

Lokalizácia kontroly je koncept, ktorý vyvinul psychológ Julian Rotter. Vzťahuje sa napredstavu ľudí, doakej miery sú schopní kontrolovať udalosti, ktoré ich ovplyvňujú. Osoba s internou lokalizáciou kontroly predpokladá, že úspech alebo zlyhanie závisí odvlastného úsilia, kým osoba s externou lokalizáciou kontroly predpokladá, že úspech či zlyhanie závisí odiných ľudí, odvonkajších faktorov, náhod alebo osudu.

Aká je vaša lokalizácia kontroly? Túto otázku si mnohí ľudia nikdy nepoložili, hoci by mohla zmeniť ich život, ako mi nedávno prezradila moja klientka Samantha.

Samantha je šikovná, skúsená vedúca pracovníčka, ktorá bola počas celej pracovnej kariéry zamestnaná ako IT poradkyňa vofirmách figurujúcich vrebríčku Fortune 500. Preposlednú spoločnosť pracovala tri roky, viedla ich IT centrum atím lektorov. Samantha má úžasný zmysel prehumor, je fanúšičkou futbalového klubu New England Patriots amatkou dvanásťročného syna Christophera, ktorý hrá basketbal vmiestnom klube Little League.

Samantha bola vždy úspešná amala výnimočné výsledky vpráci. Nedávno sa však situácia začala meniť. Dozvedala sa, že nezodpovedá očakávaniam, zavše nestihla termín ajej plánovanie aškolenia, ktoré viedla, začali vykazovať nedostatky. Klienti postupne spochybňovali jej schopnosť účinne im pomáhať.

Problém určite nebol vnedostatku úsilia. Samantha pracovala takmer neprestajne, cezvíkendy bola ve-mailovom kontakte sošéfom, dokonca ipočas zápasov Patriotov. Bola zaneprázdnená, ale nedosahovala výsledky, ktoré odnej požadovala jej firma aj ona sama. Dôsledkom bolo, že ju nepovýšili, hoci to očakávala, ato sa jej predtým nikdy nestalo.

Keď zamnou Samantha prvý raz prišla nakoučing, najprv mi rozprávala otom, ako všetko okolo nej nefunguje. Zástupca riaditeľa jej neodpovedá nae-maily, manažér nechápe jej spôsob myslenia apostupy práce, ľudia vjej tíme ju nepodporujú. Samantha mala externú lokalizáciu kontroly. Všetci okolo nej ovplyvňovali jej úspech. Nakonci nášho stretnutia som jej povedala. „Ak chcete dosiahnuť lepšie výsledky azlepšiť si život, mali by ste niečo zmeniť useba. Predovšetkým by ste mali mať podkontrolou samu seba.“

To, čo nasledovalo, pripomínalo trieštenie sklenej tably. Pevná fasáda konzultantky sa rozbila aobjavila sa smutná žena, ukrytá podpovrchom. Samantha vypukla vplač. „Máte pravdu, viem, že máte pravdu. Bola som zničená, keď ma nepovýšili. Mala som pocit, akoby všetky moje hodiny navyše aosobné obete boli zbytočné. Všetko vyšlo nazmar!“ Potom niekoľko minút len plakala.

Bolo zrejmé, že budeme mať spolu veľa práce. Takisto bolo zjavné, že Samantha mala úprimný záujem osvoju prácu ahlboko vosvojom vnútri vedela, že napokon to zvládne.

Iba vy môžete zmeniť svoj život. Máte vedomosti, schopnosti amožnosti vytvoriť si taký život, aký chcete. Najskôr však musíte túto skutočnosť prijať aneplytvať čas aenergiu nato, že budete hľadať vinu svojej zaneprázdnenosti vprostredí, vtechnológii, vovašom šéfovi, vofirme, vdeťoch alebo vdomácich miláčikoch.

To však neznamená, že svet sa zmení podľa vašich prianí. Ako matka som pochopila, že vskutku nemáme kontrolu naddruhými. Určite viete, čo mám namysli, ak ste sa niekedy pokúsili presvedčiť trojročné dieťa, aby jedlo zeleninu. Zje ju len vtedy, keď naozaj chce – abodka!

Nemôžem mať podkontrolou správanie dvadsaťkilogramového dieťaťa. Môžem však mať podkontrolou seba aspôsob, ako zareagujem. Keď sa dcérka EC rozhodne, že nebude jesť zeleninu, jednoducho jej poviem, že je to jej rozhodnutie, ale nedostane dezert.

Samantha vosvojom vnútri vedela, že je zodpovedná zasvoj úspech, len ju bolo treba nato upozorniť. Podobne aj vy si zrejme uvedomujete, že to, aký život si vytvoríte, je vovašich rukách. Prvým krokom kindividualizácii vašej výkonnosti je uvedomenie si tejto skutočnosti, čiže treba dospieť kinternej lokalizácii kontroly, anásledne budete schopní potlačiť epidémiu zaneprázdnenosti.

PREKÁŽKA Č. 2: POCIT VINY

Cítila som sa vinná. Dcérka EC sa nedávno prebudila celá premočená, lebo som kúpila plienkové nohavičky prechlapcov anie predievčatá. Rýchlo som prechádzala posupermarkete, bola som veľmi unavená, lebo som vpráci musela stihnúť neodkladný termín, atak som jednoducho vzala zregála balík plienok, zaplatila som abežala domov. Vnoci si úbohá EC vytrpela zato, že som sa tak ponáhľala anebola schopná sústrediť sa. Nečudo, že som sa ráno cítila vinná.

Samozrejme, pokiaľ ide omoju vinu, je to zanedbateľné. Môžem to zvaliť iba naseba. Pracujem priveľa anetrávim dosť času srodinou aspriateľmi? Podkopávam si zdravie azdravie svojej rodiny, lebo som celý týždeň pripravovala polotovary? Bol to zmojej strany podraz, keď som odmietla pracovať vmiestnej rade? Stačí, ak sa chvíľu zaoberám podobnými otázkami, ačoskoro sa ma zmocní pocit viny, neistoty, zmätku aje mi nanič.

Ani Emily, jedna moja klientka, sa nevedela zbaviť pocitu viny. Je jednou ztroch žien vovedúcej funkcii investičnej banky prefirmy poskytujúce finančné služby. Svynikajúcimi výsledkami absolvovala Dardenskú obchodnú akadémiu naVirgínskej univerzite, rýchlo postupovala pokariérnom rebríčku vinvestičnej banke apravidelne prekračovala určené výnosy. Bola jednoducho úspešná, až kým naposlednom hodnotení nedostala zpiatich bodov iba dva (bolo to prvý raz, čo dostala menej ako päť bodov).

Keď mi Emily zavolala, opísala mi svoju prácu aosobné výzvy, ktorým je vystavená, že pracuje osemdesiat až deväťdesiat hodín týždenne atakmer nevidí manžela ani rodinu. Povedala, že má pocit obrovskej viny aže nacelej čiare zlyháva. Potom pokračovala: „Túto nedeľu som si uvedomila, že takto nemôžem pokračovať. Konečne som bola doma sTomom adeťmi. Bol krásny jarný deň anaša malá Molly sa vzáhrade učila chodiť. Zrazu spadla arozplakala sa. Vyskočila som, aby som jej pomohla. Ona však nekričala mami, ale tati anaťahovala rúčky kTomovi. Mala som pocit, akoby mi niekto dal päsťou dožalúdka. Uvedomila som si, že moja dcérka ma ani nepozná anechce ma. Cítim, že som zlyhala osobne aj pracovne.“ Emily hrozilo, že sa podbremenom viny zrúti.

Pocit viny má blízkeho príbuzného, ktorého volám musím. Sú to hlasy vovašej hlave, ktoré vám vravia: „Musím urobiť to alebo ono. Musím mať rada tamto. Musím sa zaoberať týmto. Musím prestať robiť toto.“ Našlo by sa množstvo podobných príkladov, ktoré uEmily ešte zvyšovali pocit viny.

Problém je vtom, že takéto vnútorné príkazy sa môžu stať vlakom, ktorý vám ušiel, čo načisto podkopáva vašu schopnosť sústrediť sa nato, čo je prevás dôležité.

Napríklad môj klient Colin, právny zástupca sdostatočnými skúsenosťami, schopný kohokoľvek zastupovať vsúdnom spore, podliehal dlhému zoznamu takýchto príkazov. Jeho firma sa rýchlo rozrastala, čo ho prinútilo obrátiť sa namňa. Keď sme sa stretli, Colin pracoval deväťdesiat aj viac hodín týždenne atrvalo to už niekoľko mesiacov, lebo podnikateľ musí venovať práci veľa času – zaneprázdnenosť je súčasťou jeho života.

Najednom sedení sa Colin priznal, že namiesto obeda zjedol balíček čokoládových keksov, lebo pracoval ztroch miest, pričom jedným bolo jeho auto, kde mal nazadnom sedadle aj prenosnú tlačiareň. Prečo? Lebo musí byť presvojich klientov vždy dostupný amaximálne spoľahlivý.

Colin má všetky možné elektronické prístroje, ktoré pocelý deň zvonia, pípajú abzučia, lebo musí byť našpici aj potechnickej stránke.

Žiaľ, Colinovi začali jeho povinnosti prerastať cezhlavu afirma bola preťažená množstvom prípadov, takže bol nútený nových klientov odmietať.

Zdanlivé úlohy, ktoré si Colin naseba nakládol, prekryli skutočné problémy súvisiace srozširujúcou sa firmou. Nebol schopný oddeliť svoje priority aciele odúloh nanútených prostredím, ktoré mu búšili vhlave ako heavymetalová hudba.

Prvým krokom, ako sa zbaviť nutkania robiť zdanlivo nevyhnutné činnosti, je použitie trojstupňového procesu testovania okolností, ktoré sa skrývajú zapocitom viny. Porozmýšľajte oobavách astrachu, ktoré sa vás zmocňujú (vina je ich prejavom), apotom si položte otázku: „Čo strašné by sa mohlo stať? Je to reálne? Zodpovedá to pravde?“

Napríklad jeden môj klient, ktorý rozbiehal firmu, si päť rokov nezobral dovolenku, naktorej by nebol elektronicky pripojený napracovisko, lebo by sa cítil vinný. Raz si najarné prázdniny naplánoval desaťdenný výlet doEurópy amanželka aj obaja synovia ho prosili, aby počas tých dní nepracoval. Zatelefonoval mi dva týždne predodchodom, lebo ho pochytila panika vyplývajúca zpocitu viny. Opýtala som sa ho:

„Čo najhoršie by sa mohlo prihodiť, ak by ste neboli 24 hodín pripojený?“

Odpovedal mi: „Firma by stratila najväčších odberateľov amohla by bezo mňa skrachovať.“

Nato som sa ho spýtala: „Je vaša obava reálna? Stalo sa to niekomu, koho poznáte?“

Rozpačito odpovedal: „Nepoznám firmu vmojom odbore, ktorá by zatýždeň prišla ovšetkých veľkých odberateľov. Musím pripustiť, že mám mimoriadne schopného askúseného prevádzkového riaditeľa.“

„Takže to nehrozí?“

„Nie,“ pripustil.

Potom sme prediskutovali postupy aopatrenia, ktoré musí urobiť, aby jeho zákazníci apracovný tím mali dostatočnú podporu počas jeho dovolenky. Môj klient si vychutnal rodinnú dovolenku bezpocitu viny anavyše počas jeho neprítomnosti sa jeho kolegom podarilo získať nového veľkého odberateľa.

Priority. Ak vám hlas vhlave hovorí, že by ste mali dokončiť nejakú úlohu, venovať sa nejakému projektu, zúčastniť sa nastretnutí alebo upiecť koláč, zvážte priority tejto správy. Ako sa toto všetko zhoduje svašimi prioritami, sprioritami organizačnej stratégie asprioritami vašej rodiny?

Príležitosti. Skúmajte príležitosti. Aké možnosti vám hlasy vhlave ponúkajú? Je vovašom živote niečo, čo si naozaj vyžaduje zvláštnu pozornosť? Malo by to vrhať svetlo načosi, sčím by ste sa mali zaoberať.

Kto. Kto alebo čo spustilo tieto hlasy? Bol to nejaký scenár zvášho detstva? Bol to inzerát vnovinách? Bol to váš kolega?

Očakávania. Čie očakávania to vskutočnosti sú? Očakávania vášho nadriadeného? Vašej matky? Vášho životného partnera? Vašich detí? Sú to očakávania spoločnosti?

Realita. Uvedomte si, ako to popravde je. Sú to skutočné priority, ktoré spúšťajú tieto hlasy? Alebo sa podriaďujete očakávaniam okolia, ktoré nie sú vzhode svašimi prioritami?