Úvod

Stále se říká, že život je krátký, ale člověk může mnoho vykonat, když jej dovede správně využít.

Goethe

Neměl jsem čas napsat tuto knížku a nemám čas ji upravovat pro její další vydání. Ale přesto jsem ji napsal a upravovat ji budu. Asi každý člověk bojuje s otázkou, jak si najít čas na všechno, co musí udělat. Tato knížka vznikla jako odpověď na tento problém a jejím cílem je pomoci vám zorganizovat si čas a dělat věci efektivně.

Čas je možná relativní, ale zdá se, že ho není nikdy dost. Moje první publikace o tom, jak si zorganizovat čas, vyšla v roce 1994. Kniha, kterou držíte v ruce, je jejím pátým vydáním. Za ty roky se toho hodně změnilo, ale spousta lidí nadále bojuje s tlakem, který na ně čas vyvíjí. Na všudypřítomnou potřebu organizování času (neboli time management) poukazuje i vysoká poptávka po této knížce.

Pokud „nestíháte“, znamená to, že jste normální. Moderní pracoviště jsou neúprosná a termíny, časový pres a stres vytvářejí při plnění povinností potřebu zvládat více věcí současně.

Lidé vás posuzují podle toho, co děláte, a podle výsledků, jakých dosahujete. Abyste přežili a byli úspěšní, musíte být produktivní, výkonní a efektivní. Při organizování času jde především o aktivitu a vytváření podmínek pro efektivitu a výkonnost – tak, abyste mohli včas dosáhnout svých cílů. Úspěch nepřijde jen tak sám od sebe. Musíte o něj usilovat.

Hned na úvod vám něco prozradím: navzdory tomu, co se jeví jako naprostý chaos každodenní reality, je zcela možné pracovat a fungovat tak, abyste maximalizovali využití dostupného času, zvlášť pro klíčové činnosti, na kterých závisí váš celkový úspěch. Ještě než se dostaneme k podrobnostem, dovolte mi několik poznámek. Organizace času je věčným problémem, který se dotýká ve větší či menší míře v podstatě každého.

Pár myšlenek na úvod

Dobrý a efektivní time management je zásadní. Je to dovednost, kterou všichni potřebujeme, abychom byli schopni dobře fungovat v současném pracovním prostředí a abychom si dokázali zajistit a zlepšovat svoje pracovní vyhlídky. Je to faktor, který vás může odlišit od ostatních. Faktor, jehož zvládnutí vám umožní dosahovat vašich kariérních cílů. Schopnost dobře organizovat svůj čas může být vaší konkurenční výhodou oproti ostatním lidem, kteří jsou možná stejně schopní jako vy, ale nemají dostatečné množství sebeorganizace a disciplíny. Nejde však jen o jakýsi „bonus“. Jistá míra organizování času je dnes zcela nezbytná, pokud chcete být úspěšní.

Obecné zásady jsou poměrně jasné. Už bylo mnohokrát řečeno, že byste měli dělat to, co je důležité, a nezabývat se tím, co důležité není. To je možná pravda, jde ale o poněkud zjednodušující přístup. Pokud chcete začít využívat zásady dobrého time managementu v praxi, je potřeba vyvinout větší úsilí a nasazení. Bude vám chvíli trvat, než si na některé věci zvyknete, ale poté pro vás budou snadnější. Jak říkám, dá se to zvládnout. Není to žádná věda, většina těchto věcí je vlastně jen otázkou selského rozumu. Musíte ale zvládnout mnohé detaily a drobnosti, na kterých může záležet – přestože žádný kouzelný vzorec neexistuje. Tato kniha přezkoumává klíčové přístupy a předkládá techniky i celou řadu tipů, jak být produktivnější. Je koncipována tak, abyste její rady mohli snadno využít v praxi.

Všechny hlavní poučky zde stále platí. Potřeba efektivního time managementu se v posledních letech ještě zvýšila. Stejně jako dříve platí, že tyto rady jsou užitečné nejen pro manažery, ale i pro pracovníky na jakékoli pozici. Některé tipy jsou více rozvedeny, aby se poukázalo na další aspekty, jež musí vzít v úvahu lidé, kteří vedou a řídí jiné pracovníky. Tyto poznámky mohou poskytnout cenný vhled do způsobu práce manažerů.

Elektronická komunikace nám všem změnila život. Ale například všudypřítomná elektronická pošta (abych zmínil alespoň jedno potenciální riziko spojené s novými technologiemi) vás může často o čas i připravit. Kapitola věnovaná používání e-mailu i jiných technologických vymožeností nabízí rady, jak e-mail využívat opravdu efektivně, a také poukazuje na další techniky spojené s používáním internetu, které prospějí vaší produktivitě. I toto vydání se snaží poskytnout ty nejaktuálnější informace.

Každý autor příruček a manuálů doufá, že to, co píše, bude užitečné. I já v to doufám. Vzhledem k povaze této tematiky snad nebudu přehánět, když konstatuji, že v této knize najdete nápady, které vám mohou změnit život. Umožní vám být výkonnější a efektivnější v osobním i pracovním životě, jelikož budete zvládat více věcí a zároveň se budete umět lépe soustředit na to, co je opravdu důležité. To vše může pozitivně ovlivnit vaši kariéru.

První krokem ke zlepšení vašeho způsobu organizace času je zhodnocení současných postupů. Přečtení této příručky vám určitě zabere alespoň trochu času, tuto dobu byste ale měli brát jako investici. Nejprve si ovšem vypněte tu spoustu technologických hračiček, co nás tak rády neustále rozptylují. Tak honem, do toho. O nic nepřijdete, maximálně o pár nevhodných zlozvyků. Máte šanci naučit se pracovat chytřeji. Zvládnete toho víc, vaše práce pro vás bude méně stresující a přinese vám i větší uspokojení. A pak už jen stačí, abyste se rozhodli, co vlastně uděláte s tím volným časem, který vám najednou zbude.

Než se pohroužíme do detailů, ještě bych rád poukázal na jednu důležitou věc. Už předem zdůrazňuji, že už toto samo o sobě může vést ke zvýšení – možná dokonce výraznému zvýšení – vaší produktivity.

Disciplína, disciplína!

Kdybych dostal korunu za každou minutu promarněnou na internetu, byl bych tak bohatý, že si to ani neumíte přestavit. Tento výdobytek moderní doby dokáže zázraky a nabízí ohromné výhody. Dnes už není možné představit si život bez internetu. Ale (a je to velké ALE) dokáže člověka neuvěřitelně rozptylovat.

Nemusím vám o tom dlouze povídat. Je to prostě fakt a potvrzují to třeba i aplikace jako WasteNoTime (Neplýtvejte časem), které mají za úkol na jistou stanovenou dobu blokovat váš přístup k internetu. Nepochybně se vám nesčetněkrát stává, že máte nutkání odbíhat od práce, abyste na svém pracovním počítači, telefonu, tabletu, laptopu (či něčem jiném) prostě jen tak mrkli na tohle, v rychlosti si vyhledali tamto, zkusili si třeba nějakou hru, přečetli si zprávy..., což vám nakonec může sebrat obrovské množství času. Směsice takových činností se ve 21. století stala hlavní příčinou „prokrastinace“ (odkládání práce či otálení). Je to návykové. Tato tendence je navíc podporována sociálními sítěmi (Facebook, Instagram, Twitter apod.), které takovou závislost ještě posilují. Hrozba z toho plynoucí je jasná – a újma na produktivitě a efektivitě práce je značná.

Zamyslete se nad tím a zkuste pozorovat svoje sklony podléhat takovým pokušením. Nereagujte na pobízení druhých – mohou vám přeposílat, co je pobavilo – a sami během pracovní doby druhé nepokoušejte. A hlavně si nikdy (opravdu nikdy) neříkejte: „To zabere jen minutku.“ Moc dobře víte, že to zabere mnohem déle.

Poznámka: S takovým chováním bývají spojena i další rizika, jako například porušování pravidel a předpisů organizace. Při nejhorším může dojít i na obvinění z obtěžování, nevhodného chování nebo pomluvy – a nakonec byste mohli takového odbíhání od práce na internet hořce litovat.

01

Čas: zdroj příležitostí i potíží

Ať už děláte jakoukoli práci na jakékoli pozici, vždy využíváte řadu zdrojů. Lidé, peníze, materiály – to vše je důležité. V závislosti na druhu práce může některý ze zdrojů převažovat. Ale je zde jeden zdroj, který máme všichni společný – je jím čas. Čas je těžký soupeř. Každý občas zažívá problémy, když se snaží udělat všechno, co udělat má, ve stanovené časové lhůtě. U některých lidí se tyto problémy vyskytují ve větší či menší míře stále, jiní přiznávají, že se jim občas zdá, že se proti nim vše spiklo, a někteří žijí ve stavu permanentního chaosu.

Kdo tedy musí přemýšlet o time managementu? Každý může potenciálně těžit z poznatků, jak efektivně řídit svůj čas. V každé organizaci se najdou klíčové praktiky a aspekty, které komplikují řádný time management: hierarchické struktury, lidé, termíny, papírování, e-maily, technické problémy, schůzky, tlaky a interakce, a to jak v rámci organizace, tak i zvenčí; všechny tyto i další faktory mohou vytvářet problémy.

Cílem této knihy je pomoci vyřešit problémy s time managementem všem, kdo pracují na výkonných nebo manažerských pozicích v rámci organizací – ať už komerčních, či jiných – a lidem, kteří jsou pověřeni dokončováním úkolů a dosahováním výsledků. Pokud patříte do této kategorie, nejspíš jste již podnikli namáhavé pokusy ve snaze lépe si zorganizovat práci. Zde můžete načerpat nápady, které vám pomohou dosáhnout více. Pokud vám připadá, že máte příliš mnoho práce a příliš málo času na to, abyste ji zvládli; pokud řešení urgentních záležitostí znamená, že se nikdy nedostanete ke všem důležitým věcem na vašem seznamu, a rádi byste byli organizovanější, ale nejste si jisti, jak toho dosáhnout, pak je tato kniha určena právě vám. Pokud je váš stůl zavalen neuspořádanými hromadami papíru, neustále vás někdo vyrušuje, vaše termíny jsou nereálné a vy se zoufale snažíte držet se nad vodou, pak je pro vás tato kniha rozhodně ta pravá.

Time management není volitelný. Je to něco, co musí mít na paměti každý, kdo chce efektivně pracovat. Ve skutečnosti prakticky každý do určité míry provozuje time management; otázkou je, jak dobře to dělá – a také jak to ovlivňuje jeho činnost. Přesto time management není snadný, jak jste si už možná sami všimli! To, že na své organizaci času někdo pracuje, neznamená, že ji zvládá na 100 % správně. Pokud si myslíte, že jde o poněkud děsivý začátek knihy o organizaci času, vězte, že to nejhorší teprve přijde. Průzkumy ukázaly, že většina lidí může zlepšit svou produktivitu, pokud přezkoumá své návyky a věnuje pozornost principům time managementu. Častým problémem je však to, že změna lidem zpočátku připadá náročná, jejich vytrvalost tudíž slábne a staré zvyky převažují. Může se objevit pokušení tuto snahu vzdát a nechat věcem volný průběh. Toto pokušení bývá často velmi silné.

Aby to fungovalo

Ale – a to je pozitivní – změna je ve vašich rukou a může mít radikální vliv na vaši kariéru. Nenechte se zmást. Přínosy dobrého time managementu mohou být značné a různorodé.
Může přinést tyto výhody:

Ovlivní vaši výkonnost, efektivitu a produktivitu. Organizace času je důležitá, neboť ovlivňuje vaši práci den po dni, hodinu po hodině, vlastně pořád.

Má vliv na tlak, který s sebou nese jakákoli práce.

Pomůže vaší reputaci. Time management ovlivní to, jak vás budou lidé vnímat v rámci firmy. Dobrá organizace času je faktorem, který vám přinese výhodu nad ostatními.

I když to může nějakou dobu trvat, je nesmírně důležité vypořádat se s vlastním time managementem. Je třeba ho vnímat jako synonymum pro sebeorganizaci; vyžaduje sebekontrolu, kterou s postupem času utuží vaše nové návyky. Jinými slovy – dobrá zpráva je, že když na organizaci času budete pracovat, bude pro vás čím dál snadnější. Dobré návyky napomáhají dobré organizaci a realizaci vaší práce. Špatné návyky – jak si mnozí z nás uvědomují – se mění těžko. A právě změna návyků je něco, čemu se dost možná nevyhnete.

Fungování time managementu závisí na dvou klíčových faktorech: jak plánujete svůj čas a jak přesně realizujete konkrétní aspekty své činností. První faktor, který je popsán v úvodní části této knihy, představuje důležitý základní kámen, na kterém pak můžete stavět a pracovat. Druhý faktor sestává z množství postupů, metod a triků, které mohou ovlivnit způsob, jakým pracujete. Takové postupy a triky mohou být absurdně jednoduché – občasné pohlédnutí na hodinky například způsobí, že se návštěvníci pravděpodobně příliš dlouho nezdrží, zejména pokud tento pohled doprovází patřičný znepokojený výraz. Jiné jsou poněkud složitější, dobře organizovaný archivační systém například může zajistit rychlé a přesné vyhledání potřebných dokumentů, a tak vám může ušetřit čas.

Další metody mohou být přímo rafinované, třeba tajný signál, který kolegu vyzve, aby kvůli něčemu urgentnímu přerušil poradu – nebo alespoň umožnil váš okamžitý odchod. Navíc zde platí kumulativní efekt. To znamená, že čím lépe si osvojíte nebo přizpůsobíte tyto triky a finty, tím více času ušetříte. Je to proces, na němž většina z nás může pracovat v průběhu celé své kariéry. Ověřit si, zda pracujete tím nejlepším možným způsobem, se zkrátka vyplatí. Mějte efektivitu a produktivitu své práce na paměti po celý svůj pracovní život. I to se může stát návykem.

Osobní přístup

Time management je ovlivněn mnoha faktory a liší se tedy i jeho fungování v rámci konkrétních druhů práce i pro konkrétní jedince. Některé nápady, které zde najdete, budete moci přidat ke svým vlastním pracovním návykům. Některé pro vás budou nové; jiné už možná znáte, ale nevyužíváte je tak efektivně, jak byste mohli. Některé budou možná vyžadovat váš osobní přístup a přizpůsobení okolnostem, za kterých pracujete. Vždy je důležité zvážit přínos jakékoliv myšlenky dříve, než ji zamítnete.

Dávejte si pozor, abyste rovnou neodmítli něco, co by pro vás mohlo být v pozměněné podobě užitečné. I malá změna může napomoci vaší celkové produktivitě. Některé nápady vám samozřejmě nebudou vyhovovat vůbec. Ať už si s nimi budete pohrávat sebevíc, nebudou tvořit užitečný základ pro způsob, jakým pracujete. Budiž. Vaším cílem by mělo být důkladné přezkoumání a poté využití všech možných způsobů, jak zvýšit produktivitu vaší práce. Důležité je dospět do bodu, kdy budete spokojeni s tím, že jste důkladně prozkoumali všemožné metody, které mohou napomoci produktivitě vaší práce. Záleží koneckonců na vás, nikoliv na principech. Uvědomte si však, že cokoli – ale opravdu cokoli – co může pomoci, by mělo být zváženo, a pokud to nemá negativní dopad, mělo by se to stát součástí vaší pracovní praxe. Dobrý time management vychází z toho, že nezůstane kámen na kameni.

Zisk produktivity

Čas je sice relativní, ale je to zdroj stejně cenný jako každý jiný. Přesto je tak snadné jím plýtvat. Proč je úsilí věnované vhodnému využití jiných zdrojů, například peněz, o tolik větší, než je tomu v případě času? Obtížnost některých aspektů time managementu a síla zvyku něco z toho vysvětlují, ale je tady i jiný důvod.

Kdysi dávno účinkoval Peter Cook ve skeči o možnosti jaderné války, v němž bylo řečeno, že informační radar vydá varování čtyři minuty před útokem nepřátelských raket. „Co můžeš udělat za čtyři minuty?“ zeptala se nevěřícně jedna z postav. „Někteří lidé,“ přišla odpověď, „dokážou uběhnout za čtyři minuty celou míli!“ I když je to bohužel pro únik před vyhlazením nedostačující, čtyři minuty jsou stále čtyři minuty a důležitou zásadou v time managementu je, že i malé časové úseky mohou být hodnotně využity.

Představte si, že ušetříte čtyři minuty – třeba tak, že neuběhnete onu pomyslnou míli. Je snadné si myslet, že to nestojí za to. Pokud však zvýšením efektivity ušetříte čtyři minuty při jednom malém úkolu, který provádíte pravidelně v rámci pracovních dní, pak díky něčemu, co děláte každý den, získáte více než 14 hodin za rok! To jsou téměř dva pracovní dny. Co byste mohli udělat, kdybyste měli dva pracovní dny navíc? Je to nesporně užitečné množství času a většina lidí má na seznamu hned několik pracovních úkolů, kterých by se díky této časové úspoře mohla zhostit. Vidíte, co by pro vás mohlo znamenat urychlení jen jednoho malého pravidelného úkolu (nebo třeba zamezení plýtvání časem) v rozsahu pouhých čtyř minut. Dalším významným důvodem, proč někdy lidé time management zanedbávají, je skutečnost, že se individuální malá úspora času může zdát nedůležitá. Myslíme si, že na pěti minutách tu a tam nezáleží, když v daném okamžiku potřebujeme spíše hodinu nebo rovnou celý den. Přesto je zřejmé, že i tak krátké chvíle se počítají.

Pokud si tuto skutečnost uvědomíme a naplánujeme podle ní svůj čas a aktivity, pak je možné získat značné množství času navíc. A co víc, často tak lze učinit s minimálními náklady. To stojí za povšimnutí, protože mnoho potenciálních zlepšení efektivity něco stojí. Pokud chcete nové vybavení, vyšší rozpočet nebo další lidi, pak to v mnoha organizacích vyžaduje patřičné zdůvodnění – a přesto to může být zamítnuto. Ale svůj čas můžete zužitkovat vy sami. Je to oblast, kde můžete opravdu změnit váš výkon a nepotřebujete k tomu o moc víc než jen odhodlání.

Pro dosažení zisku musíte investovat

Než se dostaneme k detailům jednotlivých kroků, je nutné zmínit další bod. Zjistíte, že některé způsoby úspory času nebo jeho lepšího využití vyžadují investici – ale je to investice časová. Může to vypadat, jako bychom si protiřečili. Přesto je princip jasný: existuje časová rovnice, která může a musí být uvedena do praxe, máme-li čas dostat pod kontrolu. Existuje mnoho způsobů, jak zajistit, aby byl čas využit k nejlepšímu možnému výsledku, a zatímco některé kroky trvají jen chvíli, u jiných trvá delší dobu, než začnou účinkovat nebo než si na ně zvyknete.

Vezměme si příklad, který je spojen s delegováním úkolů, tedy činností, k níž se později vrátíme, a s běžně slýchanou větou: „Bude rychlejší, když to udělám sám.“ Když se nad tím zamyslíme, někdy – a určitě z krátkodobého hlediska – může být toto tvrzení správné. Bude rychlejší, když to uděláte sami. Ale pozor, to může platit jen v okamžiku, kdy daná situace nastane. Řekněme, že vám někdo telefonuje a požaduje určité informace, představte si také, že tyto informace musíte najít, vytvořit stručnou vysvětlující poznámku a poslat vše druhé osobě. Je to drobná záležitost a zabere vám to tři nebo čtyři minuty.

Představte si dále, že se chcete tomuto úkolu vyhnout a uvažujete o tom, že ho přidělíte jednomu ze členů svého týmu. Když tomuto člověku budete vysvětlovat a ukazovat, co je třeba udělat, zabere to alespoň 10–15 minut vašeho času i času onoho člověka. Bude opravdu rychlejší, když to uděláte sám? Ne tak docela. Rozhodně ne, pokud se jedná o pravidelný úkol. Pokud taková situace nastane třeba desetkrát týdně, pak se vám čas strávený instruktáží vyplatí. Dotyčný tento úkol převezme. Poté každý týden ušetříte značné množství času – při každé příležitosti, kdy se podobné situace v budoucnu objeví. To jistě stojí za to. Časová rovnice času stráveného a času ušetřeného zde funguje ku vašemu prospěchu. Je tomu tak často a umožňuje to dosáhnout výhodných časových úspor jak v jednoduchých situacích, tak u složitějších záležitostí, kdy hodiny či dny strávené reorganizací systému nebo procesu mohou stále přinášet zisk.

Proč je tedy tak obtížné podniknout takové kroky? Proč je svět plný lidí, kteří říkají, že je rychlejší, když si některé věci udělají sami? Některé důvody mohou souviset s postoji k delegování úkolů (k tomu více později); mimo to je to do značné míry o zvyku a nedostatku nápadů – a možná má na to svůj vliv i síla okamžiku. Domníváme se, že je snadné zastavit se na několik okamžiků nutných k tomu, abychom odstranili další úkol z cesty, ale ne na tak dlouho, abychom provedli instruktáž, která by nás tohoto úkolu zbavila úplně. Stojí to za úvahu. Rozhodněte se, že se do této pasti nenecháte chytit, a budete na dobré cestě k velké úspoře času.

Za předpokladu správného záměru a motivace může své využití času vylepšit každý. Nenechte se však zmást, proces tím nekončí. Chce to víc než jen přehodnotit time managament a přijmout jeden nebo dva nové nápady, abyste byli v životě skutečně produktivní. Přehodnocení může proces nastartovat, ale správný způsob myšlení musí pokračovat dál. Ti nejlepší odborníci na time managament si nejen vštípili dobré návyky, ale také nahlížejí na time management jako na oblast neustálého vylepšování. Ve všem, co dělají, zvažují časový rozměr. Ten se stává nezbytným předpokladem pro různé způsoby jejich práce. Neustále se snaží ještě dále zlepšovat – měnit způsob práce a přehodnocovat své cíle. Vylaďování organizace času se také stává návykem.

Snaha o dokonalost

Time management je oblastí, kde je zcela příhodná rada: „Nikdy nedopusť, aby se dokonalost stala nepřítelem dobra.“ Vaše organizace času nikdy nebude dokonalá. Nic vám nezaručí, že už nikdy v budoucnu nebudete něco hledat, že vám nic nebude dlouho trvat, že vás v klíčovém okamžiku nikdo nevyruší. Vzpomeňte si na Murphyho zákon: když se může něco pokazit nebo špatně dopadnout, pak se to stane. Neznamená to ani, že už se nikdy nepřistihnete, jak říkáte: „Kdybych tak měl víc času…“ Ve skutečnosti jste zaměstnáni, abyste věci nejen uskutečňovali, ale i inovovali, přezkoumávali a měnili, a to vše v dynamickém prostředí, kde se někdy zdá, že nic nezůstane po dalších pět minut stejné. Za takových okolností je samozřejmé, že se vždy budou dělat nové věci a že v důsledku toho se nikdy nedostanete na konec „seznamu úkolů“. Není čas dělat si starosti, když máte moc práce, ale spíš, když práci nemáte.

Přestože dokonalost dosažitelná není, zlepšení určitě ano. Sebemenší úspora času a jakýkoli nárůst produktivity, ať už velký, nebo malý, utváří celkový způsob, jakým váš styl práce přispívá k vaší efektivitě. Každý aspekt vaší práce lze pravděpodobně změnit k lepšímu, abyste využili čas produktivněji. To znamená, že musíte aktivně organizovat to, co děláte, a také způsob, jakým to děláte, abyste došli k optimálnímu výsledku a byli skutečně efektivní. Právě tomuto procesu může napomoci aplikace zásad time managementu a přijetí správného postoje. Prospěje to vám i vaší organizaci a některé z přínosů se mohou ukázat velmi rychle.

Poznámka: Firemní kultura je stále agresivnější ve svém zaměření na produktivitu ve smyslu odpracovaných hodin. Čím dál více lidí tráví v práci čím dál více hodin, ať už dobrovolně, nebo nikoliv. Přesto existuje spousta důkazů o tom, že hodiny navíc se přímo nepromítají do zvýšené produktivity – a to nejen proto, že stres a únava oslabují efektivitu.

Pro jednotlivce je obtížné tuto pracovní kulturu zpochybnit, ale neměla by se dodržovat otrocky. Představy o efektivním řízení času fungují v rámci určité definice „pracovního dne“, a ten se bude lišit u každého jednotlivce. Pouhé přidání hodin nedomyšleným způsobem nepomůže situaci vyřešit. Záměrem je zde ukázat, že změna návyků a zvýšení efektivity přijetím správného způsobu práce se vyplatí. Pokud to uděláte a dosáhnete svých cílů, pak se možná sníží tlak na to, abyste jen „investovali více času“. Pokud řídíte jiné lidi a spoluvytváříte pracovní kulturu, pak tento aspekt může stát za úvahu.

Shrnutí

Vybudujte si správný postoj.

Uvědomte si, jak efektivně dobrý time management napomáhá produktivitě.

Uvědomte si také, že dobré návyky mohou efektivní organizaci času podpořit. Díky nim pro vás bude time management snadnější. Snažte se takové návyky vybudovat.

02

První kroky k efektivnímu time managementu

Existuje mnoho aktivit, které tvoří něco víc než pouhý součet jejich jednotlivých částí. Například žonglování s hořícími pochodněmi vyžaduje více než jen specifické pohyby rukou. Abyste si nepropálili díry v koberci, je zapotřebí také koordinace, soustředění a přesné provedení jednotlivých pohybů. Time management je podobný. Jednotlivé techniky, nápady a triky vám umožní dosáhnout určitého pokroku směrem k účinnějšímu a efektivnějšímu způsobu práce, ale pouze změna postoje povede k setrvalému návyku, který zajistí trvalou účinnost. Pokud nezaujmete správný postoj, pak time management nebude nikdy víc než počáteční nadšené přijetí technik, které pak ale záhy upadnou do zapomnění.

Váš pracovní mix

1 Plánování. To je nezbytný předpoklad pro všechny činnosti. Zahrnuje mnoho úkolů, mimo jiné: výzkum, vyšetřování, analýzu a testování. Tato oblast může také zahrnovat konzultace a nakonec i sdělování plánů. Je samozřejmě klíčem k rozhodování.

Hodnocení vašich aktuálních pracovních postupů

Cvičení

Podkapitola „Kam vám nyní mizí čas“ může tvořit základ cvičení. Buď můžete postupovat krok za krokem, abyste zjistili, jaké jsou vaše současné postupy, nebo můžete nápady využít spíše k hodnocení konkrétních činností. Ať už budete postupovat jakkoliv, je dobré mít objektivní povědomí o tom, jak svou organizaci času v současné době zvládáte, až se budete zabývat podrobnostmi time managementu.

Kam vám nyní mizí čas

denní plán;

týdenní plán;

závazky, které se vyskytují pravidelně (týdně, měsíčně nebo ročně);

plán na nadcházející měsíc (třeba i spojený s plánovacím schématem).

Jaký systém?

Jaký diář potřebuji?

Kolik místa potřebuji na poznámky?

Kolik oddílů odpovídá tomu, jak jsou moje úkoly rozděleny?

Jaký způsob archivování využiji?

Chytré cíle

Rozumných rad o stanovení jasných cílů je všude plno. Potřebujete jasné cíle – nesmějí být vágní nebo vyjadřovat obecná přání. Cíle by měly být specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické a dobře načasované. Následující příklad to pomůže objasnit. Nezbytnou oblastí manažerských dovedností, o kterých pravidelně vedu školení, jsou dovednosti potřebné pro formální prezentaci. (Mimochodem, jakékoliv nedostatky v této oblasti představují ztrátu času, jelikož mají za následek delší a dost možná i trýznivější přípravu. Dobré prezentační schopnosti vám jednoznačně ušetří čas. Ale to odbočuji.)

Konkrétní Umožnit účastníkům kurzu, aby v budoucnu prováděli prezentace způsobem a stylem, které bude jejich publikum považovat za vhodné a které posílí jejich poselství.

Měřitelné Jinými slovy, jak se dozvíme, že tohoto cíle bylo dosaženo? V tomto případě nakonec podle provedení budoucích prezentací; ale školitel anebo celá skupina by to mohli v závěru kurzu také posoudit, třeba na základě praktické ukázky.

Dosažitelné Lze toho dosáhnout? Odpověď v tomto případě bude záviset na převládající úrovni před zahájením kurzu. Pokud mají účastníci kurzu jen velmi malé zkušenosti a jejich úroveň prezentace je velmi nízká, pak odpovědí může být, že požadovaných výsledků dosáhnout nelze. Pokud jsou to lidé na dostatečně vysoké pozici, zkušení a s určitou praxí v oblasti prezentací, pak by cíle měly být dosažitelné – za předpokladu přiměřeného množství času a vhodného programu.

Realistické Když přihlédneme k předchozímu bodu, pokud je například množství času nedostatečné, pak cíle nemusejí být realistické. Můžeme říci, že teoreticky lze u těchto lidí dosáhnout zlepšení, ale ne během jednoho krátkého sezení.

Načasované S ohledem na školení tento aspekt bude odrážet načasování kurzu. Školení může být naplánováno na určitý termín, takže cíle nelze realizovat dříve. Také zvažme dobu trvání: přinesl by jednodenní, dvoudenní nebo několikadenní program požadované výsledky?

Nepanikařte

Ať už jsou příčiny a důsledky krizové situace jakékoli, pravidlem musí být: „Nikdy nezacházejte s krizí jako s krizí.“ Panika znamená absenci všech obvyklých řídicích procesů, které v takové chvíli nejsou o nic méně potřebné; možná jsou naopak ještě důležitější než jindy. Mějte na paměti systematický přístup (a osvojte si zvyk na něj odkazovat). To je užitečný první krok, jak se vyhnout panice. Bezmyšlenkovitá akce jen zřídka opravdu přispěje k záchraně situace. Může naopak dojít k ještě větším škodám a větší ztrátě času. Pravidla jsou tedy následující:

Zůstaňte v klidu a nepanikařte.

Přemýšlejte (a co víc, udělejte si dostatek času na to, abyste si myšlenky ujasnili).

Zvažte, co by mohlo situaci vyřešit (to může zahrnovat jednoduchou taktiku, jako je delegování nekomplikovaných aktivit, které vám poskytne čas na řešení složitějších otázek, i radikálnější kroky, jako je přehodnocení firemní politiky).

Vytvořte si akční plán (ten je obzvlášť důležitý, pokud je situace složitější).

Zvažte, jak můžete průběh plnění tohoto akčního plánu monitorovat, abyste poznali, jak se daří s krizí bojovat a kdy je zažehnána.

Kolegy. Situace se může v různých firmách lišit, a pokud existuje síť vzájemné pomoci, kdy každý člověk pomáhá všem ostatním, nechcete, aby se situace vychýlila z rovnováhy. Pokud začnete ostatní příliš odmítat, nakonec ztratíte čas, protože lidé se vám budou zdráhat pomoci. Pokud budete dělat vše bez výhrad, mohou vás ostatní vnímat jako slabší článek a nakonec budete dělat mnohem více než jen svůj díl. Klíčovými faktory jsou zde vyváženost a načasování; nemusíte dělat všechno.

Podřízené. Ti vám nemohou nakázat, abyste něco udělali, a i když potřebují vaši pomoc, nesmí se to vymknout z rukou.

Vlastního šéfa. Práce se šéfem, který očekává, že všechny jeho žádosti budou ihned splněny jen proto, že je šéfem, může zhatit i ty nejlepší úmysly time managementu. Možná si budete muset vzít za své poslání vzdělávat svého šéfa a budete muset vést přesvědčovací a vyjednávací kampaň, abyste udrželi nepřiměřenou zátěž na minimu.

Shrnutí

Pokrok usnadníte kontrolou vašich současných postupů.

Stanovení jasných cílů a „naplánování plánování“ je základem správného time managementu.

Úspěch spočívá v detailech.

Tento proces je kumulativní: jedna věc dodá určité zlepšení, druhá přidá ještě větší zlepšení; zásady vedou k dobrým návykům, které udržují proces maximalizace efektivity.