E-mail management

Aktualizované vydání

David Gruber

Zvládání záplavy textových zpráv - E-maily, SMS…

Příčiny každodenní záplavy

V dobách ještě docela nedávných a mnoho staletí předtím bylo obdržení nějaké textové informace od vzdáleného člověka svátkem. Vzácností.

Proč?

Protože vytvořit takovou zprávu chtělo námahu a čas. Vzít čistý papír, popsat jej ručně nebo na mechanickém psacím stroji, vložit do obálky, zalepit, ofrankovat poštovní známkou, napsat na správné místo obálky adresáta a na jiné správné místo odesílatele… a pak zanést do nejbližší z poštovních schránek, které byly donedávna na každém rohu. A kdo měl sdělení důležitější, úřední, s požadavkem větší jistoty, že to adresátovi dojde, ten musel poslat dopis doporučeně. Tedy znovu obě adresy vypsat na podací lístek, zajít na poštu, vystát frontu u okénka, zaplatit vyšší poplatek než za obyčejné psaní.

A poslat dopis dvaceti lidem znamenalo drtivou většinu těchto úkonů opakovat dvacetinásobně!

Dovolte jednu ilustrující příhodu z první ruky, z mé vlastní praxe:

V květnu 1990 mi v deníku Práce vyšel malinkatý, třináctiřádkový článek o tom, že jsem vydal brožurku Jak se efektivně učit cizí jazyk. Zakladatelský spisek nové vědy lingvopedie. Jeden článeček zastrčený na velké stránce novin kdesi na málo čtivém místě. Končil slovy, že lidé si mohou o brožurku na dobírku napsat tam a tam a že na letošní dovolené už mohou těžit z výhod toho, že si ji prostudují a zachovají se podle mých rad. Ohlasů bylo na tu doby typické množství – do čtyř dnů po vyjití několik desítek tisíc, do týdne od vyjití pak počet papírových dopisů a korespondenčních lístků s žádostí o zaslání dosáhl počtu čtyřicet tisíc (číslem 40 000). Když to pošta přivážela k nám domů, byl jsem v práci – a tak do dali důchodkyni sousedce v bytě pod námi. Když jsem domů přišel, sousedka mi s vyvalenýma očima nosila na chodbu tašky síťovky napěchované těmi dopisy a lístky. Další a další a další…

Co dělat? Najal jsem čtyři studentky z maturitního ročníku obchodní akademie, ty se přidaly ke mně a mému asistentovi, nakoupili jsme potřebné věci a vše rozložili po stolech a podlaze jedné větší místnosti. A pak vždy: Vložit brožuru do obálky, zalepit ji, popsat ji, dále vyplnit dobírkovou poštovní poukázku jedenkrát adresou odesílatele a čtyřikrát adresou mojí, poskládat tu poštovní poukázku na čtvrtiny, přilepit ji k obálce čtyřmi úzkými proužky lepicí pásky, aby ji adresát mohl bez poškození od obálky oddělit… a hodit výsledek na stále se zvětšující hromadu. A pak auto, pošta…Ta brožura tehdy stála 11,- Kčs, dobírkové poštovné bylo mastné – 4,- Kčs.

Jmenovaná knížka se s dalšími vydáními stále zvětšovala, do dnešní doby vyšla v deseti vydáních v řadě dotisků, byla publikována v pěti jazykových verzích (česky, slovensky, anglicky, německy, polsky), v prodejnosti na světové výstavě Expolingua Praha 1992 na celé čáře porazila jazykové pomůcky i z tak renomovaných zdrojů jako Oxford neb Cambridge. Později se k ní přidal i vlastní kurz a nauka měkkých dovedností v cizím jazyce. Prostě – superbestseller, který by žádná naše slušná jazyková škola neměla obejít a měla by ji vřele doporučovat všem svým studentům. Rozhodně by neměla její existenci před adepty zvládání cizích jazyků tajit.

Takže – takto pracně to vypadalo v textové komunikaci mezi vzdálenými lidmi ještě před pár lety. Jak samozřejmé to donedávna bylo a jak hodně se v historicky velmi krátké době změnilo! Kdyby si dnes třeba tuto e-knihu Zvládání záplavy textových zpráv objednalo čtyřicet tisíc čtenářů, neměl by s tím distributor (prodejní portál e-knih) zdaleka tolik práce. A že takovýto, ba mnohonásobný počet lidí u nás tuto e-knihu potřebuje, o tom jsem pevně přesvědčen. A nejsem s tím přesvědčením zdaleka sám.

Dříve tedy bývalo textových zpráv mezi vzdálenými lidmi málo. Jejich přijetí a čtení neobtěžovalo, nebylo žádným významným zdržením člověka.

Dnes se odešle textová zpráva, zejména tedy e-mail nebo SMS, levou zadní. Stejně tak se levou zadní vystaví textová informace na sociální síti, na různých blogových portálech i jinde – a další kousky textů ještě člověka vyruší z práce (nebo z odpočinku) a vtíravě oznamují, že tam a tam je nový text. Čtěte! Sdílejte! A když nechcete číst, musíte to nechtění dát najevo aktivním kliknutím. Čili další vyrušení vašich myšlenek, vaší koncentrace nebo relaxace.

A ještě jedna ilustrující příhoda z první ruky, z vlastní praxe, tentokrát už přímo o záplavě e-mailů:

Podobné problémy dnes mají desetitisíce, ba statisíce lidí. A pro ně je tato e-kniha.

Další konkrétní příhoda – stíhající praktický lékař

Můj osobní praktický lékař nemá s e-maily problém. Stíhá. Když jsem se ho ptal na jeho systém, popsal mi jej:

Konec příhody.

Návod pro puntičkáře i pro bordeláře

Software pro elektronickou poštu

Filtry příchozí pošty

Jak si vytvořit systém složek v e-mailovém softwaru

Časový režim kontroly došlých e-mailů

aneb

Dvě kontroly e-mailů denně

Tři kontroly e-mailů denně

Čtyři kontroly e-mailů denně

Více než čtyři kontroly e-mailů denně

Kontroly SMS a tzv. „screen-out time“

E-mail přišel – my jej vidíme – co s ním?

Stanovení hraničního časového intervalu na jeden vrz

Paleta všech reakcí na e-mail

Reakce „nastudovat“

Reakce „projít rychločtením“ a „projít rychlovyhledáváním“

Reakce „delegovat“

Zbylé reakce

Čištění odstraněné pošty

Tři kardinální otázky pro vaši úsporu času

Odpovídáme na e-mail

Píšeme e-mail jako první i jako druzí

Oslovení, míra formálnosti či neformálnosti

Předmět e-mailu

Stručnost

Kopie

Alibistické nadbytečné kopie

Přílohy e-mailu

E-mailová etika z časového hlediska

Odpovídat i tehdy, když „moje reakce je přece jasná z toho, že neodpovím“?

Tělo e-mailu – nutnost pokrýt v odpovědi všechny body

Odpovídat do těla e-mailu, nad tělo nebo pod tělo?

Pokud jste šéfem…

Pokud nejste šéfem…

Shrnutí do čtrnácti hesel

Literatura

Copyright